Assistant(e) de direction de la sous-préfète chargée de mission (H/F)

Préfecture de Seine-Saint-Denis; Bobigny; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Préfecture de Seine-Saint-Denis recrute un/une Assistant(e) de direction pour soutenir la sous-préfète chargée de mission auprès du préfet. Vous assurez l’agenda, la constitution des dossiers pour les réunions et le traitement des appels téléphoniques, avec une organisation d’équipe et de prestations adaptées.

Le poste implique une grande disponibilité et une expertise en informatique bureautique; prime de fidélisation territoriale de 12 000€, versée en trois fractions est proposée.

Qualifications

• Gestion d’agenda et organisation de réunions.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la rédaction.
• Aptitude à l’accueil et au relationnel professionnel.
• Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations sensibles.

Responsibilities

• Tenir l'agenda de Madame la sous-préfète.
• Constituer les dossiers en vue des réunions.
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques.
• Organiser les réunions et les déjeuners/dîners réceptions.
• Traiter des dossiers ponctuels et suivre des affaires réservées.
• Classer et archiver les dossiers.
• Organiser les déjeuners, dîners et réceptions ; gérer les frais de réception.
• Tri du courrier arrivé ; gestion des fournitures.

Skills

Organisation

Rédaction

Relation humaine

Bureautique avancée

Discrétion

Tools

Informatique bureautique

Job description

Intitulé du poste
Assistant(e) de direction de la sous-préfète chargée de mission auprès du préfet de la Seine-Saint-Denis
Groupe RIFSEEP: 1
NBI: 15 points
Intitulé du poste
Assistant(e) de direction de la sous-préfète chargée de mission auprès du préfet de la Seine-Saint-Denis
Domaine(s) fonctionnel(s)
Administration générale
Emploi(s) –type
Assistant(e) de direction
Code(s) fiche de l’emploi-type
ADM005A

Catégorie statutaire/Corps
C confirmé
Vos activités principales:
Tenir l'agenda de Madame la sous-préfète ;
Constitution des dossiers de Mme la sous-préfète en vue des réunions ;
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques ;
Organiser les réunions ;
Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées ;
Classer et archiver les dossiers ;
Organiser les déjeuners, dîners et réceptions ;
Gérer les frais de réception;
Tri du courrier arrivé;
Gestion des fournitures.
Votre environnement professionnel
Activités du service
Secrétariat de la sous-préfète chargée de mission
Composition et effectifs du service
1 agent
Liaisons hiérarchiques:
La sous-préfète chargée de mission
Liaisons fonctionnelles
Ensemble des administrations et acteurs de la vie politique, sociale et économique du département
Vos perspectives:
Évolution vers des postes de gestionnaire ou de rédacteur

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
NBI/15 points / grande disponibilité /
Régime horaire: plage horaire aménagée de 8h15 à définir avec le membre du corps préfectoral
Poste éligible à la prime de fidélisation territoriale de 12 000€, versée en trois fractions
Poste éligible à la prime de fidélisation territoriale. Celle-ci est versée aux agents justifiant de 5 ans de services effectifs et continus sur un ou plusieurs postes éligibles au dispositif.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaître l’environnement professionnel / niveau pratique / - à acquérir
Avoir des compétences en informatique bureautique / niveau expert / requis
Savoir-faire
savoir s’organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-être
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau pratique - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise – requis
Discrétion, courtoisie, sens durelationnel requis.

Présentation de Préfecture de Seine-Saint-Denis

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