Assistant(e) de direction_Concours & Admissions

Ucly; Lyon; Hybrid; EUR 21,000 - 27,000; Part time

Job summary

L’Esdes recrute un·e assistant·e concours et admissions à Lyon pour soutenir la gestion des admissions des programmes et coordonner les dossiers nationaux et internationaux. Le poste est basé sur le campus de Lyon et implique un CDD de 8 mois, avec des samedis travaillés et des horaires décalés pendant les pics d’activité.

Vous travaillez au sein du service Développement France et International, accompagnant la chargée concours et admissions et assurant une expérience candidat fluide et

Qualifications

• Expérience administrative dans un service admissions ou équivalent.
• Maîtrise des outils CRM/ERP et de la gestion des dossiers candidats.
• Bonne aisance relationnelle et rédactionnelle, sens du service et organisation.

Responsibilities

• Gérer environ 3000 candidatures annuellement sur Parcoursup et autres plateformes.
• Mettre à jour le CRM Hubspot et assurer le suivi des pièces du dossier de candidature.
• Participer à l’organisation des sessions de concours (écrits et oraux) et à la gestion administrative des inscriptions.
• Constituer les pochettes jury et collecter les grilles de notation.
• Collaborer avec les équipes promotion et communication des campus.

Skills

Aisance relationnelle

Organisation

Rigueur

Maîtrise informatique

Relation candidats

Education

Bac+2/3 administratif/ RH

Tools

Hubspot CRM

Parcoursup/Atlas

ERP

Job description

Assistant(e) de direction_Concours & Admissions

Contact Pénélope OLLAGNON, Chargée concours et admissions : [e-mail].

Dans le cadre d’un surplus d’activité temporaire, l’Esdes recrute un·e assistant·e concours & admissions au sein de son service développement France et International. Le poste est un CDD de 8 mois basé sur le campus de Lyon.

L’Esdes est l’École de management à taille humaine de l’UCLy (Université Catholique de Lyon). Sur nos campus d’Annecy et de Lyon, nous formons des managers responsables, conscients de leur impact et de l’impact de chacune de leur décision sur leur environnement (social, économique et écologique).

La direction du développement de l’Esdes, rattachée à la direction générale de l’École, a pour mission la valorisation de l’École, la promotion des programmes et le recrutement des futurs étudiants en France et à l’international.

Participer activement au bon déroulement de nos procédures d’admissions dans le respect de nos procédures et des règlements de nos concours en visant une expérience candidat fluide et engageante.

Quotidiennement, vous assistez la chargée concours & admissions dans la gestion des admissions pour l’ensemble des programmes de l’Esdes.

Participer à la gestion des admissions nationales pour l’ensemble des programmes de l’Esdes.

• Suivre et gérer près de 3000 candidatures par an sur les différentes plateformes : Parcoursup, Concours ACCES Admissions Parallèles, Atlas (logiciel interne).
• Garantir la circulation de l’information au sein de l’école en assurant la mise à jour du CRM de l’école (Hubspot).
• Garantir la collecte complète des pièces des dossiers de candidature en réalisant un suivi rigoureux et en relançant les candidats dont des pièces manquent
• Communiquer avec les candidats pour répondre à leurs questions.
• Adresser aux candidats les documents nécessaires à leur admission (convocations aux épreuves et résultats d’admissions, par exemple).

Participer à l’organisation et à la gestion opérationnelle des sessions de concours (écrits et oraux).

• Planifier les épreuves.
• Réserver les agendas des jurys et surveillants.
• Constituer les pochettes jury.
• Collecter les grilles de notation et de correction à l’issue des épreuves.

Participer à la préparation des Jurys ministériels d’admission

• Participer à la collecte et au retraitement des données
• Participer à la constitution des PV d’admission

Participer à la gestion des inscriptions administratives

• Garantir la collecte des pièces nécessaires
• Assister les étudiants dans l’utilisation de notre plateforme d’inscription
• Coordonner les inscriptions avec les autres services concernés (alternance, scolarité, international)

Collaborer avec les équipes promotion et communication des campus d’Annecy et Lyon.

• Participer aux actions de Phoning et/ou de Mailing aux candidats avant et après leur admission
• Participer ponctuellement aux actions de promotion (JPO, salons)

Le poste est basé à Lyon. Plusieurs Samedi travaillés (présence lors des concours). Travail en horaires décalés pendant la période de pic d’activité (période des concours): démarrage tôt le matin certains jours, travail en soirée sur d’autres.

• Bonnes capacités relationnelles avec les collaborateurs et les étudiants
• Bonnes capacités d’organisation et de travail en équipe
• Sens de la communication
• Aisance orale au téléphone (dont relance sortante) et aisance écrite par email (orthographe)
• Maîtrise des outils informatiques (dont CRM et ERP)
• Rigueur / fiabilité / capacité à travailler en autonomie
• Capacité à gérer les priorités et à s’adapter à des variations de rythme et de travail
• Flexibilité horaire
• La connaissance du milieu de l’enseignement supérieur serait un plus

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Responsable Marketing et Communication H/F

Responsable des Relations et Développement Alumni H/F