Assistant(e) de direction - COMMUNE DE CABANNES (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Cabannes; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CNAS

Chèques CADHOC

CET

Titres restaurant

Mutuelle

Résumé du poste

La Poste des Fonction Publique Territoriale recherche un Assistant(e) de Direction pour épauler le Maire et la Directrice Générale des Services dans leurs missions quotidiennes.

Vous assurerez l’accueil, le secrétariat et la gestion d’un agenda complexe, en rédigant notes, rapports et comptes rendus avec rigueur. Vous assurerez aussi l’organisation logistique des réunions et la coordination entre les services municipaux.

Qualifications

• BAC+2 minimum et expérience similaire souhaitée.
• Connaissance de l’organisation des collectivités territoriales.
• Bonne maîtrise des procédures administratives et du secrétariat.
• Capacité à rédiger des notes et comptes rendus clairs.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public et élus.
• Rédiger et mettre en forme documents administratifs et rapports.
• Gérer l’agenda complexe du maire et des DGS.
• Préparer les dossiers du Conseil Municipal et suivre les délibérations.
• Coordonner avec les services et assurer le suivi des décisions.

Connaissances

Maîtrise Pack Office

Expression écrite irréprochable

Expression orale excellente

Planification et organisation

Coordination transversale

Formation

BAC+2 minimum

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle de soutien administratif et organisationnel auprès du Maire et de la DGS. Il/Elle est l'interface privilégiée entre les différents acteurs de la collectivité (élus, services, public) et contribue à la fluidité de l'information et au bon fonctionnement des instances municipales.

Activités et Tâches:

1. Accueil Physique et Téléphonique et Secrétariat Général:

• Assurer l'accueil physique du public et des élus au secrétariat général.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques avec professionnalisme.
• Prendre et transmettre efficacement les messages.
• Appliquer les règles de communication et de protocole en vigueur.
• Gérer administrativement les bureaux municipaux et les besoins des élus.
• Assurer la gestion, la participation et le suivi des Comités de Direction.
• Préparer (en collaboration avec la DGS) les dossiers du Conseil Municipal et assurer le suivi des délibérations (comptes rendus, procès-verbaux, etc.) .
• Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.

2. Assistance auprès de Monsieur le Maire et Madame la DGS:

• Gérer l'agenda complexe de Monsieur le Maire: organisation des rendez-vous, réunions, remplacements, déplacements.
• Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (rapports, diaporamas, courriers, notes de synthèse, etc.) avec rigueur et clarté.
• Collecter les informations nécessaires et préparer les dossiers en amont des rendez-vous.
• Assurer le suivi des projets et activités de la direction, en veillant au respect des échéances.
• Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi opérationnel des décisions prises.
• Organiser la logistique et le matériel nécessaires aux réunions.
• Assurer la veille et le suivi du circuit des parapheurs soumis à la signature.
• Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction.
• Participer à la conduite de projets transversaux impliquant la direction.
• Assurer une assistance administrative ponctuelle aux élus du Conseil Municipal.
• Jouer un rôle de coordination et de communication fluide entre le Maire, la DGS, les élus et les services municipaux.

3. Collaboration avec le Service Communication et Événementiel:

• Actualiser et maintenir à jour le listing protocolaire.
• Diffuser les invitations pour les événements et assurer le suivi des confirmations de présence.
• Apporter un soutien logistique lors de la préparation et de l'animation des événements municipaux.
• Assurer la transversalité de l'information et la coordination quotidienne avec le service communication concernant les agendas, les événements, les actualités diverses et le suivi des publications réglementaires.
• Interventions ponctuelles en soutien au service accueil.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

Profil Recherché:

• Niveau d'études: BAC + 2 minimum.
• Expérience significative et réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'une collectivité territoriale.

Compétences Requises:

Savoirs et Connaissances:

• Maîtrise avancée des outils bureautiques et du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) .
• Excellente maîtrise de l'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, grammaire) .
• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus spécifiquement d'une mairie.
• Connaissances en droit public appréciées.
• Capacité à prendre des notes précises et à réaliser des synthèses claires.

Savoir-faire:

• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
• Maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, gestion documentaire) .
• Excellentes compétences en gestion du temps: planification, gestion d'agenda, hiérarchisation des priorités et respect des délais.
• Rigueur et réactivité dans le suivi des dossiers du Maire et de la DGS.
• Respect strict des procédures administratives.
• Aptitude avérée au travail transversal et à la coordination avec différents services et interlocuteurs.

Savoir-être:

• Sens du respect de la hiérarchie et des élus.
• Engagement fort envers l'obligation de discrétion et le secret professionnel.
• Grande disponibilité et réactivité face aux sollicitations.
• Qualités relationnelles développées, notamment un sens de l'écoute et une aptitude au travail en équipe et collaboratif.
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie dans la réalisation des tâches.
• Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des situations de stress.

Conditions Matérielles:

• Lieu de travail: Hôtel de Ville.
• Temps de travail: Horaires fixes, 36 heures hebdomadaires.
• 36h hebdomadaires: 6 jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) par an.
• Rémunération: Statutaire + régime indemnitaire + CIA + prime annuelle (sous condition)
• Avantages sociaux: CNAS + Chèque CADHOC + CET + titres restaurant + participation employeur prévoyance et mutuelle

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes