Assistant(e) Agence & Candidatures

Dubuisson Architecture; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Dubuisson Architecture recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) en présentiel à Paris 14e, pour soutenir les responsables dans les candidatures et les appels d’offres.

Vous assurez le suivi administratif, la gestion des documents, des abonnements et le relationnel avec les équipes et partenaires. Une 1ère expérience en agence est souhaitée et une maîtrise des outils bureautiques et de l’ERP OOTI est un atout.

Qualifications

• Expérience en assistanat administratif et gestion d’agence.
• Connaissance des appels d’offres et candidatures.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et ERP.
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs.

Responsabilités

• Suivi quotidien des locaux et des fournisseurs.
• Préparation et suivi administratif des appels d’offres.
• Gestion des contrats et abonnements.
• Accueil et gestion du courrier et du standard.
• Organisation logistique et archivage des documents.

Connaissances

Très organisée

Rigoureuse

Réactive

Fiable

Sens du service

Gestion des priorités

Outils

OOTI ERP

Description du poste

L’agence

Dubuisson Architecture est une agence fondée en 2005 par Caroline et Thomas Dubuisson. Basée à Paris, Nantes et Nice, elle compte aujourd’hui une cinquantaine de collaborateurs, regroupant architectes, architectes d’intérieur, ingénieurs, experts BIM Revit et personnels administratifs. Elle intervient en marchés publics et privés depuis les études de faisabilité jusqu’à la mise en service sur des projets variés : équipements culturels et sportifs, tertiaires, retail…

Missions principales

Au sein de l’agence, vous participez au bon fonctionnement quotidien de l’agence et assistez les responsables concernés dans la préparation et le suivi administratif des appels d’offres et candidatures.

Vous travaillez sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière et en lien fonctionnel avec le Responsable du cycle de vie des projets pour les candidatures.

Vie et fonctionnement de l’agence

• Suivi courant des locaux et des fournisseurs : signalement des besoins ou dysfonctionnements, organisation des interventions et suivi administratif
• Mise à jour et suivi administratif des contrats et abonnements sous la supervision de la Responsable administrative et financière
• Organisation logistique quotidienne de l’agence
• Gestion de l’accueil, du standard et du courrier
• Suivi administratif de la facturation fournisseurs
• Support informatique de premier niveau
• Ouverture quotidienne de l’agence et mise en route des espaces d’accueil
• Réception et orientation des visiteurs, fournisseurs, livraisons et colis

Organisation interne & administration

• Préparation logistique et administrative des arrivées et départs des collaborateurs : postes de travail, badges, équipements et documents d’accueil
• Mise à jour des outils ERP / OOTI : factures fournisseurs, notes de frais, etc.
• Classement, archivage et mise à jour des documents administratifs courants

Appels d’offres & candidatures

• Veille et recensement des opportunités publiques et privées selon les critères définis par l’agence
• Téléchargement, classement et première lecture administrative des dossiers de consultation ; identification des pièces nécessaires à partir des procédures et check-lists de l’agence
• Constitution des dossiers administratifs de candidature
• Collecte des éléments nécessaires auprès des équipes et différents contributeurs
• Mise à jour et suivi du calendrier des candidatures
• Suivi des échéances et relance des différents intervenants
• Contrôle de la complétude administrative des dossiers selon les check-lists et procédures définies
• Préparation et dépôt des candidatures après validation du responsable concerné
• Suivi administratif des candidatures déposées

La stratégie de réponse, la décision de candidater, la composition des équipes, le choix des partenaires et références ainsi que la coordination des mémoires techniques sont portés par le Responsable du cycle de vie des projets.

Références & contenus de candidature

• Mise à jour administrative de la base de références projets
• Préparation et assemblage des dossiers de candidature à partir des modèles et trames de l’agence
• Centralisation et mise à jour des CV
• Organisation et mise à disposition des différents contenus nécessaires à la constitution des candidatures
• Collecte et transmission des besoins et éléments auprès de l’Assistant(e) Communication & Production graphique pour la préparation des supports nécessaires aux dossiers

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne très organisée, rigoureuse, réactive et fiable, ayant le sens du service et des priorités, et appréciant un environnement de travail dynamique.

Une première expérience en assistanat administratif, gestion d’agence et/ou préparation de candidatures et appels d’offres est appréciée.

Une expérience en agence d’architecture, de design, d’ingénierie ou dans un environnement de maîtrise d’œuvre constitue un véritable atout.

Le poste nécessite une excellente maîtrise des outils bureautiques. La connaissance d’un ERP de gestion d’agence tel qu’OOTI constitue un plus.

Vous êtes à l’aise avec les outils numériques, les plateformes de dépôt de candidatures et l’organisation documentaire.

Contrat

• Temps plein en présentiel
• Prise de poste ASAP (préavis accepté)
• Salaire selon expérience
• Lieu de travail : Paris 14ème