Assistant(e) Admnistrative / Service Genéraux H/F

SICAF Cosmétiques; Grillon; Sur place; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

SICAF, acteur majeur de la sous-traitance cosmétique, recherche une Assistante Administrative / Services Généraux pour assurer le bon fonctionnement des services et le suivi administratif des prestations et achats liés aux services généraux à Grillon. Vous coordonnez les achats, suivez les contrats dans DocuWare, échangez avec les fournisseurs et veillez à l’exactitude des données dans l’ERP.

Expérience 2–3 ans en gestion administrative requise; maîtrise des outils informatiques et d’un ERP

Qualifications

• Expérience 2–3 ans en gestion administrative.
• Connaissance des bases de la comptabilité est un plus.
• Maîtrise des outils informatiques et d’un ERP attendue.

Responsabilités

• Centraliser et suivre les achats et prestations des services généraux.
• Gérer le suivi administratif des contrats et alertes échéances.
• Échanger avec les fournisseurs et assurer le suivi des litiges.
• Veiller au bon fonctionnement des outils et processus administratifs.

Connaissances

Organisation

Relationnel clientèle

Réactivité

Gestion de dossiers

Formation

Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent

Outils

DocuWare

ERP

MS Office

Description du poste

La société SICAF est rattachée au Groupe ANJAC Health & Beauty, partenaire des marques de beauté, de bien-être et des laboratoires de santé. Créé en 2008, le Groupe réunit aujourd’hui près de 3 000 personnes au sein de 16 sociétés, pour un chiffre d’affaires supérieur à 700 millions d’euros.

Acteur majeur de la sous-traitance cosmétique, partenaire industriel innovant des marques cosmétiques, l’entreprise SICAF est reconnue pour son expertise et son savoir-faire en recherche & innovation. SICAF formule, fabrique et conditionne, de la matière première au produit fini.

Nous recherchons notre futur(e) Assistante Administrative / Services Généraux pour accompagner le bon fonctionnement de nos services et assurer le suivi administratif des prestations et achats liés aux services généraux.

Coordonner les achats et les prestations des services généraux

• Centraliser les besoins des différents services pour les achats communs ;
• Vérifier les stocks et anticiper les besoins ;
• Passer les commandes auprès des fournisseurs ;
• Contrôler les demandes d’achat (DA) saisies par les différents services et les transformer en commandes ;
• Transmettre les commandes aux fournisseurs ;
• Assurer le suivi administratif des commandes et solder celles arrivées à leur terme dans l’ERP.

Assurer le suivi administratif des contrats

• Centraliser, organiser et archiver les contrats dans notre outil documentaire DocuWare ;
• Assurer le suivi des échéances ;
• Anticiper les renouvellements et alerter les interlocuteurs concernés.

Être l’interlocuteur privilégié des fournisseurs

• Assurer les échanges quotidiens avec les fournisseurs de services généraux ;
• Répondre aux demandes et aux relances ;
• Assurer la gestion des litiges et le suivi des contrats des prestations
• Veiller au bon suivi des prestations et contribuer à la qualité de la relation fournisseur.

Vous Êtes Reconnu(e) Pour Votre

• Sens du service et du relationnel ; votre organisation et rigueur ;
• Réactivité et capacité à gérer les imprévus ;
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément ;
• Esprit d'initiative et envie de contribuer à l'amélioration des outils et des processus.

Votre formation

De formation Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent, vous disposez idéalement d'une expérience de 2 à 3 ans en gestion administrative.

Une connaissance des bases de la comptabilité constitue un plus.

La maîtrise des outils informatiques et l'utilisation d'un ERP sont attendues.