Assistant(e) Admnistrative / Service Genéraux H/F

Sicaf; Valréas; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

La société SICAF, rattachée au Groupe ANJAC Health & Beauty, recrute une Assistante Administrative / Services Généraux pour assurer le bon fonctionnement des services et le suivi des prestations et achats.

Vous coordonnez les achats, contrôlez les commandes, suivez les contrats via DocuWare et assurez le lien avec les fournisseurs tout en veillant à la qualité du service.

Qualifications

• Formation Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent et 2 à 3 ans d'expérience en gestion administrative.
• Connaissance des bases de la comptabilité appréciée.
• Maîtrise des outils informatiques et expérience avec un ERP.
• Capacité à coordonner achats et services généraux et à suivre les contrats.

Responsibilities

• Centraliser et suivre les achats et prestations des services généraux.
• Passer les commandes et suivre les livraisons dans l'ERP.
• Gérer les contrats et les échéances, et archiver les documents DocuWare.
• Assurer l'échange avec les fournisseurs et suivre les litiges.

Skills

Sens du service

Organisation et rigueur

Réactivité

Gestion multi-dossiers

Relationnel

Education

Bac Pro Gestion-Administration

Tools

DocuWare

ERP

Job description

La société SICAF est rattachée au Groupe ANJAC Health & Beauty, partenaire des marques de beauté, de bien-être et des laboratoires de santé. Créé en 2008, le Groupe réunit aujourd’hui près de 3 000 personnes au sein de 16 sociétés, pour un chiffre d’affaires supérieur à 700 millions d’euros.Acteur majeur de la sous-traitance cosmétique, partenaire industriel innovant des marques cosmétiques, l’entreprise SICAF est reconnue pour son expertise et son savoir-faire en recherche & innovation. SICAF formule, fabrique et conditionne, de la matière première au produit fini.Nous recherchons notre futur(e) Assistante Administrative / Services Généraux pour accompagner le bon fonctionnement de nos services et assurer le suivi administratif des prestations et achats liés aux services généraux.Coordonner les achats et les prestations des services générauxCentraliser les besoins des différents services pour les achats communs ;Vérifier les stocks et anticiper les besoins ;Passer les commandes auprès des fournisseurs ;Contrôler les demandes d’achat (DA) saisies par les différents services et les transformer en commandes ;Transmettre les commandes aux fournisseurs ;Assurer le suivi administratif des commandes et solder celles arrivées à leur terme dans l’ERP. Assurer le suivi administratif des contratsCentraliser, organiser et archiver les contrats dans notre outil documentaire DocuWare ;Assurer le suivi des échéances ;Anticiper les renouvellements et alerter les interlocuteurs concernés.Être l’interlocuteur privilégié des fournisseursAssurer les échanges quotidiens avec les fournisseurs de services généraux ;Répondre aux demandes et aux relances ;Assurer la gestion des litiges et le suivi des contrats des prestationsVeiller au bon suivi des prestations et contribuer à la qualité de la relation fournisseur.Vous êtes reconnu(e) pour votre :Sens du service et du relationnel ; votre organisation et rigueur ;Réactivité et capacité à gérer les imprévus ;Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément ;Esprit d'initiative et envie de contribuer à l'amélioration des outils et des processus. Votre formationDe formation Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent, vous disposez idéalement d'une expérience de 2 à 3 ans en gestion administrative.Une connaissance des bases de la comptabilité constitue un plus.La maîtrise des outils informatiques et l'utilisation d'un ERP sont attendues.