Assistant(e) administrative RH - CDD

Avenir Apei; Croissy-sur-Seine; Vor Ort; EUR 26.000 - 34.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Avenir Apei, association à but non lucratif, recherche un assistant de direction pour soutenir le foyer de vie et le siège à Croissy-sur-Seine. Vous assurerez la gestion d’agenda, les réunions et l’accueil des visiteurs, tout en coordonnant les activités administratives et les documents du personnel.

Profil recherché: BTS ou licence avec au moins 3 ans d’expérience dans le médico-social; maîtrise des outils RH et bureautique; sens du travail en équipe et de l’organisation.

Qualifikationen

• Diplômé(e) d’un BTS ou licence et d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans.
• Expérience dans le secteur médico-social.

Aufgaben

• Gérer agenda, préparer réunions et réserver salles.
• Réception et accueil des visiteurs, répondre au téléphone.
• Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées.
• Réaliser le suivi des dossiers du personnel et saisir les variables de paie (logiciel paie).
• Saisir les déclarations d’accidents du travail et gérer les congés du personnel.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Communication

Ausbildung

BTS ou licence

Tools

Octime

EIG

Ageval

IMAGO

Gamméo

Jobbeschreibung

Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d’amis de personnes en situation de handicap intellectuel.

Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d’un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L’ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.

Foyer de Vie Les Mésanges – 78290 CROISSY

Rattaché au Directeur et en lien avec l’ensemble des professionnels de l’établissement et des services supports du siège l’assistant de direction réalise les missions suivantes :

• Gestion et organisation d’agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles
• Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l’accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner
• Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées
• Réception et contrôle des livraisons sur site

• Frappe et référencement de l’ensemble du courrier de l’établissement
• Gérer les stocks bureautiques et passer commande
• Réaliser de la gestion documentaire
• Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction
• Assurer des tâches de classement et gérer l’archivage.
• Aide à l’actualisation et à la mise en forme des documents
• Organiser l’affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l’établissement et veiller à son actualisation.

• Accueillir les nouveaux salariés
• Diffuser les annonces validées
• Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement
• Suivre les dossiers du personnel (60)
• Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )
• Réaliser le suivi des congés du personnel
• Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH
• Saisir les déclarations d’accidents de travail
• Suivre et organiser les rendez-vous médecine du travail

• Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse
• Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis
• Passer commande de fournitures et matériels
• Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction

• Organiser le suivi général de la maintenance de l’établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)
• Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l’établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,
• Mise à jour des informations dans le logiciel métier
• Suivi des véhicules de l’IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).
• Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires

• Représenter l’ESMS auprès des autres ESMS de l’association
• Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes
• Participer à la politique d’action et d’amélioration continue de la qualité
• Participer à l’actualisation régulière des documents institutionnels.
• Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo

• Diplômé(e) d’un BTS ou licence et d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans .
• Expérience dans le secteur médico-social.

Pour la prise en main du poste, l'assistant(e) administrative RH sera amené à partager son temps entre le foyer de vie et le Siège qui se situe à Carrières-sur-seine pour un accompagnement optimal.

• Maîtrise des outils informatiques
• Respect de l’intégrité de la personne
• Connaissance RH
• Règles de classement et d’archivage
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Reporting
• Travail en équipe
• Rendre des comptes à sa hiérarchie
• Juste distance professionnelle
• Bonne présentation
• Sens relationnel
• Rigueur et organisation
• Sens de l’accueil
• Prise d’initiative et réactivité

Conditions :

Selon rémunération CCNT 1966