Assistant (e ) administrative - COMMUNE DE KOUNGOU (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Koungou; On-site; EUR 19,000 - 27,000; Full time

Job summary

L'assistant ou assistante de gestion administrative assure le traitement et la gestion des dossiers du service d'affectation, organise l'agenda et les rendez-vous, et accueille le public. Il/elle assure le suivi du courrier, la rédaction et la mise en forme des actes et rapports, ainsi que l'archivage conforme aux procédures.

Profil recherché : maîtrise des techniques de secrétariat, outils bureautiques, sens de l'organisation et discrétion, connaissance de l'environnement des collectivités

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques.
• Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochables.
• Sens de l'organisation et rigueur, discrétion et respect du secret professionnel.

Responsibilities

• Gérer l'agenda, organiser réunions et rendez-vous et assurer le suivi.
• Réceptionner, enregistrer et suivre le courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé).
• Rédiger et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et rapports.
• Acueillir le public et renseigner les usagers.
• Suivre les procédures et assurer l'archivage des documents.

Skills

Secrétariat

Outils bureautiques

Rédaction

Organisation

Discrétion

Connaissance collectivités

Tools

Suite bureautique (Word, Excel)

Job description

L'assistant ou assistante de gestion administrative recueille et traite les informations, assure le traitement et la gestion des dossiers administratifs du service d'affectation, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service

Gérer l'agenda , organiser les réunions et rendez-vous et en assurer le suivi.
Réceptionner, enregistrer, ventiler et assurer le suivi du courrier entrant et sortant, sur support papier et dématérialisé.
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et rapports du service, et préparer les actes soumis à la signature.
Accueil et information du public
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service, renseigner et orienter les usagers.
Recevoir les déclarations et doléances relevant de la compétence du service et en assurer la transmission aux agents concernés.
Gestion administrative des procédures
Assurer la saisie, l'enregistrement et le suivi administratif des documents produits par le service, notamment les rapports, mains courantes, procès-verbaux et autorisations, dans le respect des règles de transmission aux autorités compétentes.
Tenir les registres et tableaux de bord du service et assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Préparer les éléments statistiques et le bilan d'activité du service.
Appui à la gestion des moyens du service
Assurer le suivi administratif des plannings, congés et absences des agents du service, en lien avec la Direction des ressources humaines.
Suivre les commandes, l'équipement et les fournitures du service, en lien avec le service des finances.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques ; qualités rédactionnelles ; sens de l'organisation et rigueur ; discrétion et respect du secret professionnel ; connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et, si possible, du fonctionnement d'un service de police municipale.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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