Assistant·e Administratif·ve Pole Apprentissage H/F

Service Public; Besançon; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Service Public recherche un assistant administratif chargé du traitement administratif et financier des frais pédagogiques pour le GIP FTLV, et de la gestion des UFA listées. Vous assurez les tâches de facturation, certificats et suivi des apprentis via RESANA et DIOGEN.

Maîtrise des logiciels comptables (Ypareo, ELAP, RESANA) et d'Excel, sens de l'organisation et autonomie sont demandés. Poste en milieu public, travail en équipe assure le bon fonctionnement du service.

Qualifications

• Connaissances de base de la comptabilité et du cadre juridique de la fonction publique.
• Maîtriser les logiciels de comptabilité et de gestion (Ypareo, ELAP, RESANA) et Excel.
• Sens de l'organisation, autonomie et esprit d'équipe.

Responsabilités

• Saisir et mettre en forme des courriers, préparer et gérer des mailings.
• Gestion financière: facturation, certificats de réalisation et suivi des dossiers apprentis.
• Réaliser des attestations et suivre les documents UFA via RESANA.
• Suivi des enquêtes de satisfaction et mise à jour des fiches produits du pôle apprentissage.
• Apporter un appui administratif et assurer le suivi des documents via RESANA.

Connaissances

Connaissances comptabilité

Connaissances droit public

Rigueur et organisation

Autonomie

Esprit d'équipe

Outils

Ypareo

ELAP

RESANA

Excel

DIOGEN

SC-Form

Description du poste

Présentation du poste :Sous l'autorité du Directeur du GIP FTLV et de son adjointe, l'assistant-e administratif-ve est en charge du traitement administratif et financier des frais pédagogiques et annexes. Il gère les UFA suivants : Condé, Mandela, Les Huisselets, Fertet, Belin, Les Haberges, Pontarcher, Luxembourg, Lumière, Colomb, Condorcet, Follereau, Diderot et Ferry.LES MISSIONS L'assistant-e administratif-ve a les missions suivantes :Gestion Administrative- Saisir et mettre en forme des courriers,- Préparer et gérer des mailings, publipostage.,- Mettre en place de modèles administratifs (trames de courriers, .),- Contribuer à l'organisation des réunions (convocations, rédaction des comptes-rendus.),- Maîtriser les outils et être force de proposition pour améliorer les documents existants ou pour en proposer des nouveaux, tout en respectant la charte graphique qui s'intègre dans le label qualité Eduform.- Rédiger des cerfas et des conventions de formation, en assurer le suivi administratif en lien avec la coordonnatrice,Gestion financière- Gérer la facturation et l'émission des factures- Rédiger les certificats de réalisation- Facturer les frais pédagogiques aux OPCO Enregistrer et vérifier des contrats et des conventions des apprentis dans la base de données,Suivi des enquêtes de satisfaction (cohortes)Mettre à update des fiches produits du pôle apprentissageRéaliser des attestations de réalisation et des attestations de fin de formation, Apporter un appui administratif aux coordonnatrices pédagogiques,Assurer le suivi des documents UFA via la plateforme RESANA et les méls.Profil requis : CONNAISSANCES - Connaissances de base de la comptabilité - Connaissances juridiques de base (droit de la fonction publique...) - Connaissances de la démarche Qualité SAVOIRS FAIRE - Maîtriser les logiciels de comptabilité et de gestion (Ypareo, ELAP, RESANA), tableurs et traitement de texte (Excel) - Maitriser l'outil DIOGEN - Maitriser l'outil Sc-Form SAVOIRS ETRE - Sens de l'organisation, rigueur - Autonomie - Prise d'initiative - Capacité à travailler en équipe - Sens du relationnel