Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Secrétariat Général; Paris; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

L'agent recruté comme assistant administratif évoluera au sein du pôle Qualité des procédures et gestion administrative. En coordination avec 2 autres assistants administratives, il ou elle sera chargé(e) de relire et mettre en forme les courriers et arrêtés, d'intégrer dans SOLON les arrêtés en vue de leur publication et de solliciter les parquets dans le cadre des avis d'honorabilité.

Il/ou elle participera à l'amélioration des procédures et à la fiabilisation des données dans l'applicatif

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement de l’administration centrale.
• Maîtrise du logiciel Messager (initiation).
• Maîtrise de l'applicatif SOLON (initiation).

Responsabilités

• Relire et mettre en forme les courriers et arrêtés.
• Rédaction des arrêtés modificatifs.
• Intégration dans SOLON des arrêtés pour publication.
• Solliciter les parquets généraux pour avis sur l’honorabilité.
• Suivre les prestations de serment avec les parquets.
• Améliorer les procédures et fiabiliser les données OPM.
• Participer au contrôle qualité des arrêtés.
• Tenir les outils de suivi de l’activité normative.

Connaissances

Rigueur

Esprit d'équipe

Organisation

Informatique

Outils

Messager

SOLON

Description du poste

L'agent recruté comme assistant administratif évoluera au sein du pôle Qualité des procédures et gestion administrative, il ou elle sera chargé(e), en coordination avec 2 autres assistantes administratives des principales missions suivantes:

• Relecture et mise en forme des courriers, des décisions et des arrêtés produits par les rédacteurs ;
• Rédaction des arrêtés modificatifs ;
• Intégration dans la chaîne SOLON (système d’organisation en ligne des opérations normatives) des arrêtés en vue de leur publication au Journal officiel de la République française ;
• Sollicitations des parquets généraux dans le cadre des avis portant sur l’honorabilité des candidats ;
• Relations collaboratives avec les parquets dans le cadre du suivi des prestations de serment ;
• Contribution à l'amélioration des procédures et fiabilisation des données dans l'applicatif dédié aux officiers publics et ministériels (OPM) ;
• Participation à la mise en place d’un contrôle qualité des arrêtés produits par les rédacteurs ;
• Tenue des outils de suivi de l’activité normative du bureau.

Profil recherché

Connaissances

• Fonctionnement de l’administration centrale
• Logiciel Messager (initiation)
• Applicatif SOLON (initiation)

Savoir-être

• Rigueur / capacité à s’intégrer à une équipe
• sens développé de la diplomatie

Savoir-faire

• Goût pour le travail en équipe et avec des interlocuteurs variés
• Très bonne capacité d'organisation
• Très bonne maîtrise des outils informatiques

Présentation de Secrétariat Général

Le bureau de la gestion des officiers ministériels est chargé de la gestion des demandes et des déclarations des professions de notaires, d'huissiers, de commissaires-priseurs judiciaires, de greffiers de tribunaux de commerce et d'avocat au Conseil d'Etat et à la Cour de cassation.

Il prend les mesures nécessaires à la création, au transfert et à la suppression d'offices ministériels ainsi qu'à la création de bureaux annexes, à leur suppression et à leur transformation en offices distincts.

Il instruit les dossiers et élabore les arrêtés de nomination des officiers publics ou ministériels à titre individuel, salarié ou d'associé au sein des diverses structures dont les formes sociales sont autorisées.

Il traite les demandes de dispenses, de prolongation d'activité du fait de l'application des dispositions relatives à la limite d'âge.

Il assure, le cas échéant, le secrétariat des commissions intéressant les officiers publics ou ministériels.

Il a en charge le contentieux généré par les arrêtés et les décisions du bureau.

Descriptif du service

Composition et effectifs du service

Le bureau comprend, outre le chef de bureau et son adjoint, 2 rédacteurs affectés au pôle contentieux, 12 rédacteurs de catégorie A, répartis par profession, en différents pôles, 1 responsable qualité et 3 assistantes administratives.