Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) Formation - H/F

LFC Humain; Ramonville-Saint-Agne; Vor Ort; EUR 21.000 - 31.000; Vollzeit

Zusammenfassung

LFC Humain, acteur en formation et conseil RH en Occitanie, recherche un assistant administratif et commercial pour soutenir Karine, chargé d'affaires. Vous serez au cœur de l'activité, assurant le suivi administratif et commercial du portefeuille clients.

Vous organiserez des sessions de formation, préparerez les documents, suivrez les dossiers, participerez à la facturation et resterez en liaison avec clients, formateurs, stagiaires et partenaires.

Qualifikationen

• Expérience en assistanat administratif et/ou gestion commerciale est un atout.
• Savoir organiser, prioriser et communiquer efficacement.
• Curiosité et réactivité dans un environnement polyvalent.

Aufgaben

• Contribuer au suivi administratif et commercial du portefeuille clients.
• Organiser des sessions de formation et préparer les documents clients et intervenants.
• Participer à la facturation et au suivi des règlements.
• Effectuer le contrôle documentaire et assurer l'accompagnement des formateurs.
• Assurer la liaison avec clients, formateurs, stagiaires et partenaires.

Jobbeschreibung

Depuis plus de 50 ans, ASFO Grand Sud / CEFIRC accompagne les entreprises, les collectivités, les professionnels et les particuliers dans le développement de leurs compétences.

Notre groupe, composé d'une cinquantaine de collaborateurs, réunit deux expertises complémentaires : la formation professionnelle et le conseil RH, avec LFC Humain.

Présents en Occitanie et en Nouvelle-Aquitaine, nous avons à cœur de proposer des solutions concrètes, adaptées aux réalités du terrain.

Aujourd'hui, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) pour renforcer notre équipe et travailler aux côtés de Karine, Chargée d'affaires.

Le Poste

Et si votre prochain poste vous permettait d'apprendre chaque jour quelque chose de nouveau ?

Vous aimez comprendre, organiser, rendre service et trouver des solutions ? Vous appréciez les postes polyvalents, où les journées ne se ressemblent pas et où vous êtes en contact avec des interlocuteurs variés ?

Alors, ce poste pourrait vous plaire.

Votre quotidien : être au cœur de l'activité

Sous la responsabilité de Karine, vous l'accompagnez dans le suivi administratif et commercial de son portefeuille clients, de la demande jusqu'à la facturation.

Votre quotidien sera varié : organiser une formation, répondre à un client, préparer un dossier, accompagner un formateur, suivre une inscription, vérifier une pièce administrative, participer à une facturation…

Vous serez en lien avec de nombreux interlocuteurs : clients, formateurs, stagiaires, partenaires et équipes internes.

Concrètement, Vous Serez Amené(e) à

• créer, organiser et suivre les sessions de formation ;
• préparer et envoyer les documents nécessaires aux clients, stagiaires et intervenants ;
• assurer le suivi administratif des dossiers et des démarches liées aux dispositifs de formation ;
• préparer les dossiers pédagogiques et accompagner les formateurs dans l'utilisation des outils dématérialisés ;
• suivre les propositions commerciales et les dossiers en cours ;
• contrôler la conformité et la complétude des dossiers ;
• participer à la facturation, au suivi des règlements et aux relances ;
• contribuer à l'organisation logistique et au bon déroulement des formations.

Un poste varié, avec du rythme

Vous accompagnerez Karine sur un portefeuille clients composé notamment d'acteurs du BTP, de l'industrie, de l'intérim, des collectivités et de la grande distribution.

Leurs besoins concernent principalement la sécurité, mais aussi des thématiques transverses et, plus ponctuellement, la santé.

Le portefeuille représente en moyenne environ 40 sessions par mois. L'activité étant fluctuante, certaines périodes peuvent être particulièrement intenses, avec un volume de dossiers susceptible de doubler.

Il faut donc aimer la variété, savoir prioriser et rester organisé lorsque plusieurs sujets arrivent en même temps.

Mais pas besoin de tout connaître dès le premier jour : la diversité des formations et des dispositifs fait partie de l'apprentissage du poste.

Votre future manager : Karine

Karine, en trois mots ? Souriante, persévérante et rigoureuse.

Toujours à la recherche de solutions, elle garde le sourire même lorsque le rythme s'accélère.

Ce qu'elle souhaite aujourd'hui ? Construire un vrai binôme, efficace et complémentaire, avec une personne qui partage son goût du service client et son envie de travailler dans la bonne humeur.

Bref : une équipe de choc, où le sérieux du travail va de pair avec la bonne humeur !

On vous accompagne pour réussir

Nous savons que la diversité des formations, des outils et des dispositifs demande du temps pour être maîtrisée.

Vous ne serez donc pas attendu(e) comme expert(e) dès votre arrivée.

Vous bénéficierez d'un accompagnement progressif, avec Karine et l'ensemble de l'équipe, pour découvrir notre environnement, nos outils, nos procédures et nos différentes activités.

Parce qu'apprendre, c'est aussi pouvoir échanger et partager ses pratiques, des réunions entre assistant(e)s sont organisées environ quatre fois par an, sur les différents sites du groupe. Ces temps d'échange peuvent occasionner des déplacements ponctuels, sans découché.

Un séminaire annuel est également organisé afin de réunir les équipes et de continuer à faire vivre l'esprit d'équipe au sein du groupe.

L'objectif : vous permettre de monter progressivement en compétences, de gagner en autonomie et de vous inscrire pleinement dans la vie de l'équipe.

Profil Recherché

Et vous dans tout ça ?

Nous ne recherchons pas nécessairement quelqu'un qui connaît déjà tout l'univers de la formation.

Nous recherchons surtout une personne qui a envie d'apprendre et qui aime être utile.

Vous Êtes

• Curieux(se) : vous aimez découvrir de nouveaux sujets et comprendre comment les choses fonctionnent ;
• Rigoureux(se) et organisé(e) : vous aimez que les dossiers soient bien tenus et savez garder le fil ;
• Adaptable : passer d'un sujet ou d'un interlocuteur à l'autre ne vous fait pas peur ;
• Réactif(ve) et orienté(e) service : vous aimez apporter des réponses et chercher des solutions ;
• À l'aise avec la diversité : vous appréciez les environnements où il faut jongler entre plusieurs sujets ;
• Positif(ve) et dynamique : vous savez garder votre énergie lorsque l'activité s'accélère.

Une expérience dans l'assistanat, la gestion administrative, l'ADV ou le secteur de la formation sera appréciée.

La connaissance de GesCOF ou des dispositifs liés à la formation professionnelle est un plus, mais pas un prérequis.