Assistant(e) administratif(ve) de production H/F

PostU're; Chalon-sur-Saône; On-site; EUR 30,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle

Job summary

PostU’re à Chalon-sur-Saône recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) de production pour centraliser les informations et sécuriser les procédures tout au long des dossiers chantier.

Vous accompagnez les chargés d’affaires, assurez le suivi administratif et financier, les relances et le classement des documents par chantier et par lot.

Qualifications

• Expérience réussie dans une fonction d’assistanat administratif, d’assistanat de production ou de gestion de travaux.
• Maîtrise d’Excel et des tableaux de suivi.
• Capacité à traiter et structurer un volume important d’informations.

Responsibilities

• Coordination administrative de la production et suivi des dossiers jusqu’à la signature.
• Suivre les prix, les commandes et les avenants, vérifier leur cohérence financière.
• Vérifier la cohérence entre propositions, commandes et engagements financiers.
• Envoyer et classer les documents contractuels par chantier et par lot.
• Collecter les pièces administratives Fournisseurs et Sous-traitants et maintenir les bases de données à jour.
• Suivre les appels d’offres et consultations et assurer les relances nécessaires.
• Établir et mettre à jour les tableaux de bord financiers des chantiers.

Skills

Rigueur

Organisation

Fiabilité

Gestion administrative

Tools

Excel

Job description

Description :Assistant(e) administratif(ve) de production H/FLocalisation : Chalon-sur-SaôneRémunération : 30 000 à 35 000 € brut annuelEntreprise spécialisée dans la conception et la réalisation de projets de construction recherche son ou sa future Assistant(e) administratif(ve) de production.Au cœur de l’activité, vous occuperez un poste administratif stratégique et deviendrez le point de contact privilégié des chargés d’affaires. Votre mission : centraliser les informations, sécuriser les procédures et garantir le suivi rigoureux des dossiers, depuis les consultations fournisseurs jusqu’au règlement des situations de travaux.Vos missionsCoordination administrative de la productionAccompagner l’ensemble des chargés d’affaires dans le suivi administratif de leurs opérations ;recueillir, contrôler, synthétiser et transmettre les informations nécessaires à l’avancement des dossiers ;assurer le suivi des prix, des commandes et des avenants jusqu’à leur validation et leur signature ;vérifier la cohérence entre les propositions, les commandes et les engagements financiers ;envoyer les documents contractuels et en assurer le classement par chantier et par lot ;collecter et contrôler les pièces administratives et réglementaires des fournisseurs et sous-traitants ;maintenir les bases de données et les dossiers partagés à jour.Gestion des appels d’offres et consultationsPlanifier et suivre les appels d’offres ainsi que les consultations fournisseurs ;rechercher de nouveaux fournisseurs et vérifier leur fiabilité financière ;préparer les tableaux de consultation pour l’ensemble des lots d’un chantier ;lancer les consultations et assurer l’intégralité des relances ;réceptionner, enregistrer, comparer et classer les offres ;organiser les convocations des entreprises ;transmettre les réponses et les courriers de non-sélection ;contribuer à l’amélioration continue des procédures liées aux appels d’offres.Suivi financier des chantiersÉlaborer et mettre à jour les tableaux de bord financiers de chaque chantier ;enregistrer les commandes signées et contrôler leur conformité avec les propositions retenues ;réceptionner et contrôler les situations de travaux ;vérifier les montants commandés, les avenants, les retenues de garantie, les cautions bancaires, les coordonnées bancaires et les sommes déjà facturées ;transmettre les situations aux chargés d’affaires pour validation de l’avancement ;préparer le tableau mensuel des situations à payer ;transmettre les éléments à la direction pour validation et mise en paiement ;classer les situations réglées et actualiser les tableaux de suivi.Support opérationnel et intendanceAssurer ponctuellement l’accueil téléphonique ;participer à l’organisation administrative et matérielle de l’agence ;suivre les stocks de fournitures et d’équipements ;contribuer à l’organisation des événements internes.Pourquoi rejoindre cette entreprise ?Vous intégrerez une structure à taille humaine dans laquelle votre rôle sera central pour fluidifier l’activité des chargés d’affaires et sécuriser le suivi administratif et financier des chantiers.Ce poste conviendra particulièrement à une personne méthodique, impliquée et autonome, qui aime coordonner, contrôler et faire avancer les dossiers jusqu’à leur finalisation.Profil recherché :Votre profilVous justifiez d’une expérience réussie dans une fonction d’assistanat administratif, d’assistanat de production, de gestion de travaux ou de coordination de dossiers.Une expérience dans le bâtiment, la construction, la maîtrise d’œuvre ou un environnement organisé par chantiers serait particulièrement appréciée.Vous êtes reconnu(e) pour :votre grande rigueur ;votre sens de l’organisation et des priorités ;votre fiabilité dans le suivi des dossiers ;votre capacité à traiter et synthétiser de nombreuses informations ;votre aisance avec les chiffres et les documents contractuels ;votre maîtrise d’Excel et des tableaux de suivi ;votre capacité à relancer les interlocuteurs avec méthode et diplomatie ;votre aisance relationnelle, aussi bien avec les équipes internes qu’avec les fournisseurs et partenaires extérieurs.Vous appréciez les fonctions très administratives, structurées et polyvalentes. Vous savez conserver une vision d’ensemble sans laisser passer les détails : sur ce poste, une commande oubliée ou un tableau non actualisé ne sont pas de simples détails.Avantages :Mutuelle