Alternance - Assistant Planification H/F

CHALON FORMATION; Chalon-sur-Saône; On-site; EUR 7,800 - 11,000; Full time

Job summary

CHALON FORMATION, implanté à Chalon-sur-Saône, propose des formations en alternance du Bac +2 au Bac +5 et recherche une personne en BTS Support à l’Action Managériale en alternance.

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion administrative et le suivi des dossiers, et vous participez à l'organisation des réunions et à la communication interne et externe. Vous développez votre esprit d'équipe, votre sens du service et votre autonomie.

Qualifications

• Prépare un BTS SAM en alternance et souhaite acquérir une expérience concrète en milieu professionnel.
• Dynamique, organisée et motivée, avec l'envie d'apprendre.
• Excellent relationnel et bon sens de la communication.
• À l'aise à l'écrit comme à l'oral.
• Rigueuse et méthodique, avec le sens des priorités.
• Capable de gérer plusieurs missions simultanément tout en respectant les délais.
• À l'aise avec les outils bureautiques et numériques.
• Bonnes capacités rédactionnelles et esprit de synthèse.
• Discrète et professionnelle, particulièrement sur des informations confidentielles.
• Sens du service et travail en équipe.
• Curieuse, proactive et capable de prendre des initiatives.
• Motivée par les métiers de l'assistanat, de l'organisation et de la coordination.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et visiteurs.
• Gérer les e-mails, courriers et documents administratifs et assurer leur suivi.
• Participer à la gestion administrative quotidienne : classement, archivage, mise à jour des dossiers et bases de données.
• Organiser et coordonner les agendas, rendez-vous et réunions.
• Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, supports et comptes rendus.
• Assurer le suivi des dossiers, des échéances et des actions à mener.
• Participer à la préparation et à l'organisation de réunions, événements et temps forts.
• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi.
• Participer au suivi administratif des fournisseurs et prestataires.
• Contribuer à la gestion et au suivi des commandes, factures et documents administratifs.
• Participer à la communication interne et externe : supports, diffusion des informations, coordination des communications.
• Contribuer à l'amélioration des procédures et de l'organisation interne.
• Participer à divers projets transversaux et proposer des améliorations pour faciliter le quotidien des équipes.

Skills

Organisation

Rigueur

Relationnel

Rédaction

Multitâches

Bureautique

Numérique

Communication

Proactivité

Esprit d'équipe

Education

BTS Support à lAction Managériale (SAM)

Tools

MS Office

Suite bureautique

Job description

Implanté à Chalon-sur-Saône, Chalon Formation accompagne chaque année des étudiants et des professionnels dans la construction de leur avenir grâce à des formations en alternance du Bac +2 au Bac +5 dans les domaines du tertiaire.Notre établissement propose des parcours reconnus par l'État dans des secteurs porteurs tels que le commerce, les ressources humaines, la gestion, le management, l'administratif et le développement commercial.Convaincus que l'expérience terrain est essentielle à l'employabilité, nous plaçons l'alternance au coeur de notre pédagogie. Nous accompagnons chaque apprenant dans sa recherche d'entreprise, le développement de ses compétences et son insertion durable sur le marché du travail.Grâce à un réseau d'entreprises partenaires locales et régionales, nous favorisons des opportunités professionnelles concrètes et adaptées aux besoins du tissu économique.Choisir Chalon Formation, c'est intégrer un centre à taille humaine où proximité, accompagnement individualisé et réussite professionnelle sont au coeur de notre engagement.

Vos principales missions seront les suivantes :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et visiteurs.
• Gérer les e-mails, courriers et documents administratifs et assurer leur suivi.
• Participer à la gestion administrative quotidienne : classement, archivage, mise à jour des dossiers et bases de données.
• Organiser et coordonner les agendas, rendez-vous et réunions.
• Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, supports et rédaction des comptes rendus.
• Assurer le suivi des dossiers, des échéances et des actions à mener.
• Participer à la préparation et à l'organisation de réunions, événements et temps forts de la structure.
• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi.
• Participer au suivi administratif des fournisseurs et prestataires.
• Contribuer à la gestion et au suivi des commandes, factures et documents administratifs.
• Participer à la communication interne et externe : création et diffusion de supports, mise à jour des informations, coordination des communications.
• Contribuer à l'amélioration des procédures et de l'organisation interne.
• Participer à différents projets transversaux en fonction des besoins de la structure.
• Être force de proposition afin de faciliter le quotidien des équipes et optimiser l'organisation.

Vous préparez un BTS Support à l'Action Managériale (SAM) en alternance et souhaitez acquérir une expérience concrète dans un environnement professionnel polyvalent.

Nous recherchons une personne :

• Dynamique, organisée et motivée, avec l'envie d'apprendre.
• Dotée d'un excellent relationnel et d'un bon sens de la communication.
• À l'aise à l'écrit comme à l'oral.
• Rigoureuse et méthodique, avec le sens des priorités.
• Capable de gérer plusieurs missions simultanément tout en respectant les délais.
• À l'aise avec les outils bureautiques et numériques.
• Possédant de bonnes capacités rédactionnelles et un bon esprit de synthèse.
• Discrète et professionnelle, notamment dans le traitement d'informations confidentielles.
• Ayant le sens du service et appréciant le travail en équipe.
• Curieuse, proactive et capable de prendre des initiatives.
• Motivé(e) par les métiers de l'assistanat, de l'organisation et de la coordination.