Assistant·e Administratif·ve Accueil et Formations Continues H/F

CFPCA Terre d'horizon; Romans-sur-Isère; On-site; EUR 17,000 - 23,000; Part time

Job summary

CFPCA Terre d'horizon, établissement public local à Romans-sur-Isère, recherche un Technicien polyvalent administratif pour accueillir le public et soutenir la gestion administrative des formations continues. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la saisie des dossiers, la gestion des agendas, des devis et conventions, et l'organisation logistique des réunions d'information.

Débutant accepté, 50% du temps, prise de fonction le 4 janvier 2027.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Connaissance de la réglementation liée aux formations professionnelles pour adultes

Responsibilities

• Accueil du public et réception des visiteurs
• Gestion du courrier et du courrier électronique
• Appui administratif polyvalent pour les formations continues
• Gestion des ordres de mission et des autorisations de déplacement
• Secrétariat des conseils de centre
• Edition des devis et des conventions de formation
• Organisation logistique des réunions d'information
• Suivi administratif des feuilles d'émargement et des absences
• Renseignement des candidats et envoi de documentation
• Mise à jour des dossiers et saisie dans les plateformes
• Organisation des déplacements professionnels et des réunions
• Rédaction des comptes rendus et organisation de l'accueil des visiteurs
• Traitement administratif de dossiers et gestion des appels téléphoniques et mails
• Veiller au respect des échéances administratives

Skills

Accueil du public

Réception visiteurs

Gestion des emails

Gestion des rendez-vous

Organisation administrative

Archivage et classement

Saisie et base de données

Gestion des salles

Préparation de documents

Rigueur

Communication

Adaptabilité réglementaire

Organisation logistique

Gestion du courrier

Prise de notes

Relation clientèle

Suivi des formations

Utilisation messagerie sécurisée

Job description

Au sein d'un Etablissement public local , vous aurez pour mission d'accueillir le public et de participer à la gestion administrative du centre, notamment sur les formations continues

Description des missions

• Accueil de l'EPLEFPA
• Accueil physique : réception des visiteurs, ouverture des portails
• Accueil téléphonique
• Traitement du courrier/courriel
• Appui administratif polyvalent pour le CFPCA
• Gestion des ordres de mission, des autorisations de déplacement
• Secrétariat des conseils de centre
• Appui administratif formations continues (courtes et longues) En lien avec les chargées d'ingénierie de formation et l'assistante en charge des formations continues
• Information sur les formations : envoi de la documentation sur les formations, suivi administratif des candidats
• Edition des devis, des conventions de formation, des convocations
• Organisation logistique des réunions d'information collective
• Suivi administratif au cours de la formation (gestion administrative des feuilles d'émargement et des absences, renseignement des tableaux de suivi, appui à la facturation)
• Edition des documents de sortie de formation, adaptés à chaque situation
• Appui à la constitution des dossiers d'inscription et saisie des dossiers sur les plateformes

Aptitudes professionnelles

• Bonne connaissance des outils informatiques et bureautiques
• Connaissance de la réglementation liée aux formations professionnelles pour adultes

Qualités personnelles

• Qualités d'accueil, d'écoute et de communication
• Avoir de la rigueur et de la structuration dans son travail, être force de proposition dans l'organisation
• Etre capable de s'adapter aux évolutions réglementaires

Conditions d'emploi

• Bureau d'accueil de l'EPL
• Quotité de travail : 50%, réparti au cours de l'année scolaire
• Horaires de travail : tous les après-midi, de 13h15 à 17 heures, soit 18,75 heures par semaine sur 42 semaines
• Prise de fonction : 4 janvier 2027

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Gestion des emails
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Gestion des urgences et des imprévus
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau
• Gérer les réservations de salles et de matériel
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Organiser l'accueil des visiteurs
• Réalisé le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Veiller au respect des échéances administratives

Qualification

• Technicien

Extrait des qualités professionnelles

• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
• Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).