Assistant(e) Administratif(ve)

NEOMA Business School; Rouen; On-site; EUR 22,000 - 26,000; Full time

Job summary

NEOMA Business School recherche un Assistant Administratif pour son campus de Rouen en contrat à durée déterminée de 12 mois. Le candidat gérera les relations avec les étudiants et les entreprises, le suivi des conventions de stage et les échanges liés au service stages.

Vous travaillerez en équipe, avec un bon relationnel et une aisance téléphonique, et maîtriserez Excel et l’anglais. CDD de 12 mois sur le campus de Rouen, à pourvoir rapidement.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 orientation administrative.
• Bonne maîtrise d’Excel.
• Maîtrise de l’anglais écrit et oral.

Responsibilities

• Accueillir et conseiller les étudiants et les entreprises.
• Front office, permanence et accueil téléphonique pour le service stages.
• Informer et renseigner les étudiants sur les conventions de stage.
• Informer et répondre aux demandes des entreprises (conventions, ruptures, accidents du travail).
• Gérer les conventions de stages et les avenants, interface étudiants/entreprises, évaluations et relances de documents.
• Prendre des notes sur les conflits stagiaires-entreprises pour les référentes.
• Mettre à jour les tableaux Excel de suivi des stages.
• Effectuer les démarches pour les étudiants se déplaçant à l’étranger.
• Participer à la validation des offres sur JOBTEASER et à la mise à jour du CRM.

Skills

Excel

Anglais

Relationnel

Accueil téléphonique

Education

Bac + 2 administratif

Job description

A propos de nous

NEOMA Business School est une Ecole de premier rang international, dynamique et désireuse de dépasser constamment les frontières de la connaissance et de l’innovation. Nous recrutons régulièrement de nouveaux talents, souhaitant s’investir à nos côtés pour mener à bien notre mission : la formation et l’accompagnement des managers et entrepreneurs de demain.

Rejoignez-nous et devenez acteur dans la réalisation de notre mission de formation, évoluez dans un environnement international, adoptez un esprit de challenger et faites l’expérience d’une culture qui efface les frontières entre les communautés et tire parti de leur diversité. En effet, chez Neoma, les personnalités, les parcours et les métiers sont variés (+ de 170 fonctions), 30 nationalités représentées parmi les 720 collaborateurs, faisant de nos trois campus des environnements de travail résolument divers et multiculturels.

Fidèle à ses valeurs d’ouverture et d’engagement, NEOMA est particulièrement engagé en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap, avec des dispositifs d’accompagnement et d’aménagement adaptés. Toutes les candidatures sont étudiées à compétences égales, sans discrimination.

Votre mission, si vous l’acceptez

Le stage représente une expérience professionnalisante et très importante pour nos étudiants. Pour les aider dans leurs démarches administratives et pour faire le lien entre les services de l’école et les interlocuteurs en entreprise nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif pour notre campus de ROUEN en contrat CDD jusque fin juillet 2026. Dans le cadre de vos fonctions vous aurez pour

Missions principales :

L’information et le conseil auprès des étudiants et des entreprises

• Accueil front office, permanence et accueil téléphonique pour le service stages
• Informer et renseigner les étudiants pour l’obtention de leur convention de stage
• Informer et répondre aux demandes des entreprises (convention, rupture, accident du travail, problèmes de déroulement de stage…)

La gestion des contrats et l’ensemble du processus

• Être en support avec le reste de l’équipe pour gérer les conventions de stages et avenants : réalisation, affectation tuteur, interface étudiants / entreprises, gestion des évaluations de stages, relances documents non signés
• Prise de notes sur les conflits (stagiaires- entreprises) à remonter aux référentes et Enseignant-Référent
• Mise à jour de tableaux Excel de suivis de stages
• Etablir les démarches et déclarations nécessaires pour les étudiants se déplaçant à l’étranger
• Participation à la validation des offres sur JOBTEASER
• Participation à la mise à jour du CRM

Le profil idéal

Vous avez :

• Un diplôme de niveau Bac + 2 minimum orientation administrative
• Une bonne maîtrise d’Excel
• La maîtrise de l’anglais écrit et oral

Vous êtes :

• Capable de travailler en équipe
• Doté(e) d’un très bon relationnel et du sens du service
• A l’aise au téléphone
• Rigoureux(se) et autonome

CDD de 12 mois à pourvoir sur le campus de Rouen

Salaire :

Expérience : Junior (1-2 ans)