Assistant.e Administratif.ve

ACOLEA; Lyon; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fondation ACOLEA, acteur majeur de l’action sociale et médico-sociale dans le Rhône et la Métropole de Lyon, recherche un·e assistant·e administratif·ve pour accompagner la gestion quotidienne et assurer l’accueil du siège social.

Vous assurez l’accueil, le standard, le courrier, la réservation des salles et le soutien logistique pour les réunions et conseils d’administration, avec rigueur et sens du service.

Qualifications

• Expérience en assistance administrative recommandée.
• Maîtrise d’Excel et Word.
• Bon relationnel et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et discrétion.

Responsabilités

• Accueillir le bâtiment, contrôler les accès et réguler les visiteurs.
• Réaliser le standard téléphonique.
• Gérer les courriers entrants et sortants (tri et affranchissement).
• Gérer la réservation des salles.
• Participer à l’intendance du bâtiment et à l’accueil des participants pour réunions et séminaires.
• Gérer les stocks et commandes de petites fournitures.
• Accompagner la Direction Générale : rendez-vous, salles, déplacements et soutien logistique.
• Organiser et gérer des évènements transversaux.
• Préparer les instances de gouvernance: documents, pouvoirs et archivage.
• Suivre l’activité via des tableaux Excel.
• Participer à la gestion des archives du Siège.
• Formaliser les droits d’accès aux progiciels.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Sens du service

Discrétion

Outils

Excel

Word

Description du poste

Acteur majeur de l’action sociale et médico-sociale dans le Rhône et la Métropole de Lyon, la Fondation ACOLEA accompagne chaque année près de 6 000 enfants, adolescents, adultes et familles vulnérables. Guidée par des valeurs de solidarité et d’inclusion, ACOLEA s'engage pour soutenir et favoriser l’épanouissement de chacun.

Le Siège Social de la Fondation ACOLEA regroupe l'ensemble des services supports essentiels au bon fonctionnement des établissements d'accueil et d'accompagnement déployés sur le Rhône. Au sein des différents services, vous mettrez vos compétences au profit d'un projet social ambitieux, en lien avec les équipes de terrain. Pour un territoire plus solidaire et protecteur, rejoignez les équipes de la Fondation ACOLEA !

La direction générale, composée de la directrice générale et de son attachée de direction, recherche un·e assistant·e administratif·ve pour accompagner la gestion quotidienne et assurer l’accueil du siège social.

Vous aurez pour missions :

• Assurer l’accueil du bâtiment, contrôler les accès au bâtiment et régulation des visiteurs
• Répondre au standard téléphonique
• Gérer les courriers entrants et sortants (tri et affranchissement)
• Gérer la réservation des salles
• Participer à l’intendance du bâtiment, notamment pour la préparation des réunions, l’accueil des participants, la gestion des collations et cafés
• Gérer les stocks et commandes petites fournitures
• Accompagner la Direction Générale : prise de rendez-vous, réservation des salles, gestion des déplacements et soutien logistique pour l’organisation des réunions et séminaires.
• Participer à l’organisation et la gestion d’évènement transversaux
• Soutenir la préparation des instances de gouvernance : implication dans la préparation des bureaux et conseils d’administration, mise en forme de documents, suivi des pouvoirs et des signatures, suivi de l’archivage des actes etc.
• Assurer un suivi de l’activité de la Fondation, notamment les données clefs des établissements via des tableaux transversaux sur Excel.
• Participation à la gestion des archives du Siège
• Participer à la formalisation administrative des droits d’accès aux progiciels

La Fondation recherche un·e assistant·e administratif·ve doté·e d’un excellent sens de l’organisation, d’une grande rigueur et d’un réel sens du service. À l’aise dans les relations interpersonnelles, vous savez accueillir des publics variés et représenter l’institution avec professionnalisme. Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Excel et Word, et êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément. Bienveillant·e, rigoureux·se et attentif·ve aux besoins de chacun·e, vous appréciez contribuer à un climat de collaboration serein et efficace. Votre fiabilité, votre discrétion, votre capacité à anticiper et votre goût pour la coordination d’activités seront des atouts essentiels pour accompagner efficacement la Direction Générale.