Assistant.e Administratif(ve)

ESTYA; Ivry-sur-Seine; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Estya, basé à Ivry-sur-Seine, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour prendre en charge l’ensemble de la dimension administrative de la flotte automobile et des frais généraux.

Vous intégrerez une équipe de 3 personnes et devrez posséder un Bac+2 en gestion ou administration, avec au moins 1 an d’expérience administrative (y compris alternance). Maîtrise d’Excel/Word et sens du service client sont attendus, avec rigueur et organisation.

Qualifications

• Bac+2 minimum en gestion ou administration.
• Expérience d’au moins 1 an dans un poste administratif (y compris alternance).
• Maîtrise d’Excel et Word, et capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Gérer les dossiers administratifs de la flotte automobile (carte grise, assurance, contrats, PV).
• Enregistrer et suivre les entrées/sorties de la flotte dans l’outil dédié.
• Archiver les documents et produire les attestations demandées.

Connaissances

Gestion administrative

Rigueur et organisation

Excel et Word

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2 en gestion/administration

Outils

Logiciel de gestion de flotte

Suite Office

Description du poste

Chez Estya, c’est C.A.A.R.Ré.

CONFIANCE | AUTHENTICITE | AVENTURE HUMAINE | RECONNAISSANCE | REUSSITE

Nos valeurs guident notre quotidien et nous vous invitons à embarquer dans cette aventure palpitante avec nous !

Vous souhaitez en savoir plus sur nous ? Découvrez notre actualité sur Linkedin.

Nous recherchons pour notre Siège basé à Ivry sur Seine, notre Assistant.e Administratif(ve). Vous intégrez une équipe composée de 3 personnes et vous serez en charge de l’ensemble de la dimension administrative de la flotte automobile de notre parc ainsi que des dossiers relatifs aux frais généraux.

Aussi, vos missions au quotidien seront d'assurer :

La gestion administrative et documentary de notre parc automobile :

• Gérer les dossiers administratifs de chaque véhicule (carte grise, assurance, contrats, PV de livraison et restitution).
• Enregistrer et mettre à jour les entrées et sorties de flotte dans l’outil de gestion dédié, en lien avec les informations remontées par le gestionnaire opérationnel.
• Archiver les documents administratifs et contractuels de manière structurée dans notre base.
• Produire les attestations et documents administratifs demandés ( collaborateurs ou autorités).
• Administrer le parc de cartes carburant (attributions, activations, contrôle des relevés de consommation) et détecter toute anomalie d’usage.

Le suivi des contrats de véhicules et des prestataires :

• Piloter le suivi administratif des contrats de location : échéances, conditions de restitution, gestion des avenants.
• Préparer les dossiers de renouvellement de véhicules.
• Assurer le suivi administratif de la relation prestataires : conditions tarifaires, litiges de facturation.
• Réceptionner, contrôler les factures fournisseurs avant transmission à la Direction des Achats.
• Participer aux revues de performance fournisseur avec la direction des Achats.

La téléphonie mobile des nouveaux collaborateurs et autres frais généraux :

• Gestion des lignes téléphoniques et des commandes de téléphone
• Suivi des attributions des téléphones aux collaborateurs et des retours lors des départs
• Gestion des commandes spécifiques

Votre profil :

• Vous disposez d'un Bac+2 minimum en gestion ou administration.

• Vous avez une expérience minimum de 1 an dans un poste administratif (y compris alternance) : gestion de parc automobile, services généraux...

• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Excel, Word), la pratique d'un logiciel de gestion de flotte est un plus.

• Vous êtes rigoureux(se), organisé.e, à l'aise avec les chiffres et savez travailler en équipe.

• Le sens du service client et la discrétion sont de rigueur sur ce poste.

Rejoignez une aventure qui a commencé il y a près de 50 ans, initiée par deux amis aussi ambitieux que vous. Aujourd'hui, notre société est devenue une belle entreprise de plus de 1000 personnes qui travaillent ensemble pour faire de la sécurité incendie un défi surmontable pour tous… en tout point de la France. Chez Estya, nous nous spécialisons dans la détection incendie, le désenfumage, la détection gaz, les moyens de secours et la sûreté pour accomplir nos missions de A à Z.

Ensemble, remplissons notre devoir avec détermination et passion !

Estya encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des accommodations seront fournies sur demande pour faciliter le processus de candidature.

Estya est résolument engagée dans une politique RSE, intégrant des pratiques durables pour un impact positif sur la société et l'environnement.