Assistant.e administratif.tive de la Direction des Ressources Humaines (H/F)

Direction des Ressources Humaines - DRH; Créteil; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction des Ressources Humaines - DRH recrute un Assistant.e administratif.tive pour la DRH à l’Université Paris Est Créteil (UPEC). Vous assurerez le secrétariat, la gestion des agendas et du courrier, ainsi que le suivi budgétaire des devis et commandes pour le budget DRH.

Vous travaillerez en lien avec la DGS et les DRH adjointes, et participerez à l’organisation logistique des instances et à la mise à jour de l’intranet.

Qualifications

• Expérience ou connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Bonnes notions de gestion financière et comptable.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique et gestion des agendas.
• Planification du calendrier RH et organisation des réunions.
• Gestion du courrier et production des documents divers (convocations, rapports).
• Suivi budgétaire: devis, bons de commande et factures.
• Organisation logistique des instances et mise à jour du site intranet DRH.

Connaissances

Gestion administrative

Savoir-faire rédactionnel

Organisation et rigueur

Formation

BAC spécialité gestion administrative, comptable et/ou financier

Outils

Word

Excel

Teams

Outlook

Description du poste

Offre n° 7113416
Assistant.e administratif.tive de la Direction des Ressources Humaines (H/F)

RESPONSABILITÉS :Sous l'autorité hiérarchique de la DGSA en charge des ressources humaines, en lien étroit avec les directrices adjointes ainsi que les chefs de service de la Direction, vous prendrez en charge :1/ la gestion administrative et le secrétariat :- Accueil physique et téléphonique.- Gestion des agendas et réservation des salles de réunions.- Planification du calendrier RH et des documents associés : séminaires, réseau des Référents RH.- Gestion du courrier (arrivé et départ).- Production et mise en forme des documents divers : convocations, power point, compte rendus...- Gestion de la logistique : commande de fournitures de bureaux.- Saisie des ordres de mission sur l'application NOTILUS (déplacements, hébergements) pour les partenaires hors UPEC (et les tenir informés.)- Recherche d'informations concernant le suivi d'un agent sur le progiciel SIHAM- Vous assurez le protocole d'accueil des nouveaux arrivants à la DRH (agents, apprentis, stagiaires...).

Le suivi budgétaire :- Assurer le suivi des devis, bons de commande, justificatifs de service fait et factures pour le budget de la DRH avec la Direction des Affaires financières (Direction des Affaires Financières)-Transmettre les devis et bons de commande aux prestataires concernés.- Etablir et suivre les dépenses sur un tableau de bord.- Suivre l'uti lisation des crédits (en lien avec la DAF). 3/ Autres activités :- Travailler en collaboration avec l'assistante de la DGS., et en cas d'absence, la suppléer- Organiser la préparation des CSA, en lien avec la(le) chargé.e de mission veille juridique et organisation des instances.--Participer à la mise à jour de la page intranet de la DRH en collaboration avec les services concernés.4/Relations transversales :- Directions - Services communs et composantes de l'UPEC.- Fournisseurs.- Direction des affaires financières et Agence comptable.

PROFIL RECHERCHÉ :Connaissances :- Bonne connaissance de l'université et de son fonctionnement.- Connaissance des techniques de communication (écrite et orale) et le principe de la prise de notes.- Bonnes notions de gestion financière et comptable.- Bonne maitrise du françaisSavoir-Faire :- Maîtriser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Teams, Outlook...)- Capacité à acquérir de nouvelles compétences- Connaissances des logiciels de comptabilité (SIFAC) et des ordres de missions (NOTILUS) et les informations RH d'un agent (SIHAM) à acquérir (formation en intra assurée).Savoir-Etre :- Esprit d'équipe et sens du service public.- Autonomie, rigueur, adaptabilité et fiabilité.- Aptitude à rendre compte et alerter.- Gestion des priorités, du temps de travail.- Aptitude à s'exprimer en public.- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.Conditions de recrutement :Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux agents contractuels justifiant d'une expérience significative sur un poste similaire.De niveau de formation BAC spécialité gestion administrative, comptable et/ou financier.CDD de 12 mois renouvelable.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié

Direction des Ressources Humaines - DRH

L'UNIVERSITE PARIS EST CRETEIL (UPEC) RECRUTE sans délai (par voie statutaire ou contractuelle)Un.e Assistant.e administratif.tive pour la Direction des Ressources Humaines.Sous l'autorité hiérarchique de la DGS adjointe, des DRH adjointes, vous serez en charge de la gestion administrative et du secrétariat, de la gestion logistique (réservation des salles, restauration...), du suivi budgétaire des devis, bons de commande, de l'organisation logistique des instances.