Assistant.e administratif.tive de la Direction des Ressources Humaines

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Campus des Métiers et des Qualifications recherche un assistant administratif au sein de la DRH, sous l’autorité de la DGSA RH, pour assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion des agendas, la planification des séminaires et la production de documents.

Vous coordonnerez les commandes et le suivi des dépenses, suivrez les devis et bons de commande avec la DAF, et collaborerez étroitement avec les services internes et partenaires.

Qualifications

• BAC spécialité gestion administrative, comptable et/ou financier.
• Expérience souhaitée sur un poste administratif en environnement public.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de comptabilité.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement et gérer les agendas.
• Planifier les réunions, les séminaires et le réseau RH.
• Suivre le budget DRH et les devis, bons de commande et factures.
• Collaborer avec la DAF et les services internes, et assurer la mise à jour du intranet DRH.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Comptabilité

Budget & achats

Planification

Communication écrite

Maîtrise bureautique

Esprit d'équipe

Fiabilité

Rigueur

Formation

BAC spécialité gestion administrative, comptable et/ou financier

Outils

NOTILUS

SIFAC

SIHAM

Word

Excel

Teams

Outlook

Description du poste

Sous l’autorité hiérarchique de la DGSA en charge des ressources humaines, en lien étroit avec les directrices adjointes ainsi que les chefs de service de la Direction, vous prendrez en charge :

1/ la gestion administrative et le secrétariat :

• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion des agendas et réservation des salles de réunions.
• Planification du calendrier RH et des documents associés : séminaires, réseau des Référents RH.
• Gestion du courrier (arrivé et départ).
• Production et mise en forme des documents divers : convocations, power point, compte rendus…
• Gestion de la logistique : commande de fournitures de bureaux.
• Saisie des ordres de mission sur l’application NOTILUS (déplacements, hébergements) pour les partenaires hors UPEC (et les tenir informés.)
• Recherche d’informations concernant le suivi d’un agent sur le progiciel SIHAM
• Vous assurez le protocole d’accueil des nouveaux arrivants à la DRH (agents, apprentis, stagiaires…).
• Vous êtes le/la référent.e pour les interventions de la DSI et du Patrimoine (ordinateurs, téléphones, photocopieurs, enlèvement, déménagement, livraison, etc…).

2/ Le suivi budgétaire :

• Assurer le suivi des devis, bons de commande, justificatifs de service fait et factures pour le budget de la DRH avec la Direction des Affaires financières (Direction des Affaires Financières)
• -Transmettre les devis et bons de commande aux prestataires concernés.
• Etablir et suivre les dépenses sur un tableau de bord.
• Suivre l’uti lisation des crédits (en lien avec la DAF).

3/ Autres activités :

• Travailler en collaboration avec l’assistante de la DGS., et en cas d’absence, la suppléer
• Organiser la préparation des CSA, en lien avec la(le) chargé.e de mission veille juridique et organisation des instances.
• --Participer à la mise à jour de la page intranet de la DRH en collaboration avec les services concernés.

4/Relations transversales :

• Directions – Services communs et composantes de l’UPEC.
• Fournisseurs.
• Direction des affaires financières et Agence comptable.

Connaissances :

• Bonne connaissance de l’université et de son fonctionnement.
• Connaissance des techniques de communication (écrite et orale) et le principe de la prise de notes.
• Bonnes notions de gestion financière et comptable.
• Bonne maitrise du français

Savoir-Faire :

• Maîtriser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Teams, Outlook …)
• Capacité à acquérir de nouvelles compétences
• Connaissances des logiciels de comptabilité (SIFAC) et des ordres de missions (NOTILUS) et les informations RH d’un agent (SIHAM) à acquérir (formation en intra assurée).

Savoir-Etre :

• Esprit d’équipe et sens du service public.
• Autonomie, rigueur, adaptabilité et fiabilité.
• Aptitude à rendre compte et alerter.
• Gestion des priorités, du temps de travail.
• Aptitude à s’exprimer en public.
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité.

Conditions de recrutement :

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux agents contractuels justifiant d’une expérience significative sur un poste similaire.

De niveau de formation BAC spécialité gestion administrative, comptable et/ou financier.

CDD de 12 mois renouvelable.