Assistant des sections 1 et 6 (H/F)

Ac/Cgaaer; Paris; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Ac/Cgaaer au CGAAER propose un poste d’assistant(e) du secrétariat chargé de soutenir les présidents des sections mission d’inspection générale et d’audit et gestion publique et réforme de l’État. Vous assurerez la gestion de l’agenda, l’accueil des rendez-vous et la réception des appels.

Vous collecterez et mettrez en forme les éléments de suivi, piloterez la qualité des rapports et lettres, préparerez les réunions et gérerez l’archivage, la logistique des événements et le classement des

Qualifications

• Compétences d’une assistante expérimentée.
• Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques.
• Rédaction éventuelle de courriers et documents.

Responsibilities

• Tenue de l’agenda des présidents de section, prise de rendez-vous, accueil et filtrage des appels.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs).
• Veille documentaire de 1er niveau et envoi d’informations.
• Supervision et correction de forme des rapports et lettres.
• Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements).
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants.

Skills

Assistante expérimentée

Outils bureautiques

Rédaction de courriers

Tools

Suite bureautique

Job description

Assurer les fonctions d'assistant(e) des présidents des sections « Mission d’inspection générale et d’audit » (section 1) et « Gestion publique et réforme de l’Etat » (section 6) ainsi que d'autres tâches de secrétariat et de gestion pour les membres des sections.

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents produits par les membres ou par des services extérieurs à la section) à partir des consignes de ses présidents de section.

DESCRIPTION DES MISSIONS:

• Tenue de l’agenda des présidents de section, prise de rendez-vous, accueillir physiquement les rendez-vous, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, de suivi des missions, indicateurs…)
• Veille documentaire de 1er niveau, envoi d’informations aux membres des sections
• Supervision et corrections de forme des rapports et des lettres de transmission, gestion documentaire des rapports et lettres (impression, numérisation, transmission au bureau des missions, demande des tirages papier des rapports, diffusion, suivi des parapheurs)
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, réunions de section, réunions de collège, déplacement du président, conférences téléphoniques…): Calendrier, ordre du jour, réservation de la salle, invitation, préparation des dossiers et documents, préparation des compte rendu ou classement des présentations
• Organiser le tri et l’archivage (numérique et/ou papier) des documents importants pour la vie de la section et l’information du président et la mise à disposition des membres.
• Gestion de fournitures,
• Suivi du courrier, classement, archivage,
• Suppléance entre assistant(e) s de section

CHAMP RELATIONNEL:

• Au sein du CGAAER: la secrétaire générale, le président et les membres de la section, le réseau des assistant(e) s du conseil général.
• Au sein du ministère: l’ensemble des directions et du secrétariat général, le Cabinet du ministre
• Hors ministères: les autres conseils généraux et inspections générales notamment

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Profil recherché

SAVOIRS:

• Compétences d’une assistante expérimentée
• Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques
• Rédaction éventuelle de courriers et documents

SAVOIR-FAIRE:

• Discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation
• Esprit d’initiative
• Rigueur
• Disponibilité

Présentation de Ac/Cgaaer

Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Souveraineté Alimentaire

Conseil général de l'alimentation, de l'agriculture et des espaces ruraux (CGAAER)

251 Rue de Vaugirard

75015 PARIS

N°ODISSEE: A5CGA00172

Descriptif du service

Le CGAAER est présidé par la ministre de l'agriculture, de l’'agroalimentaire et de la souveraineté alimentaire et dirigé par une vice-présidente. Il a pour mission d'assister la ministre dans l'exercice de ses attributions en participant à la conception, au suivi et à l'évaluation des politiques publiques qui concernent son champ de compétence. Il est organisé en sections.