Assistant de la Direction Général des Services (F/H)

Capi Agglo; Lyon; Sur place; EUR 27 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques-déjeuner

Épargne chèques vacances

Comité des œuvres sociales

Mutuelle et prévoyance

Résumé du poste

La Communauté d'Agglomération Porte de l'Isère recherche un Assistant de la Direction Générale des Services (F/H) pour assurer l’accueil et le support administratif du DGS. Vous gérerez les dossiers, coordonnerez les réunions, et suivrez les circuits documentaires et budgétaires.

Rigueur, discrétion et sens du service public sont requis. Poste à temps complet, basé près de Lyon, avec des responsabilités en communication et en organisation générale.

Qualifications

• Expérience ou formation en assistanat de niveau bac+2.
• Bonne connaissance du fonctionnement administratif des collectivités.
• Maîtrise de la rédaction de comptes rendus et de notes.
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, publipostage).
• Maîtrise du temps et de l’organisation du travail.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la délégation.
• Gérer les contacts et mettre à jour les fichiers.
• Organiser réunions et déplacements du DGS et suivre l'agenda.
• Élaborer et suivre les dossiers préparatoires aux réunions et déplacements.
• Gérer le courrier entrant et sortant et la rédaction.
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
• Suivre l’exécution budgétaire des lignes allouées au DGS en lien avec les finances.
• Apporter un appui à la coordination des directions et des instances.
• Alerter sur les délais de traitement et la diffusion des informations.

Connaissances

Gestion administrative

Rédaction professionnelle

Organisation du temps

Travail en équipe

Soutien administratif

Savoir-être professionnel

Formation

Bac à Bac+2 en assistanat

Outils

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Publipostage

Description du poste

Assistant de la Direction Général des Services (F/H)

Informations clés

Référence : CAPI-16666

Cadre d'emploi :

Temps de travail : Temps complet

La Communauté d'Agglomération Porte de l'Isère est une intercommunalité constituée de 22 communes, comptant 114 874 habitants. Elle occupe une situation géographique privilégiée (idéalement située à 20 minutes à l'est de Lyon) et dotée d'un excellent niveau d'accessibilité : aéroport, TGV et autoroutes.

C'est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l'environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant.

Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d'équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement...

La Direction Générale est chargée du pilotage stratégique de l'intercommunalité, de la définition d'un projet global de territoire à sa traduction en politiques publiques, programmes et projets. Elle est chargée de diriger l'ensemble des services et de gérer l'ensemble des moyens associés.

Ainsi, rattaché(e) au Directeur Général des Services, vous serez chargé(e) d'apporter une aide permanente en termes d'organisation de la vie professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, et de suivi de dossiers.

Activité

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la délégation
• Assurer la gestion des contacts (enregistrement et mise à jour des fichiers de contacts)
• Organiser et planifier des réunions et déplacements du DGS et suivre l'agenda
• Elaborer et suivre les dossiers préparatoires aux réunions, interventions ou déplacements
• Gérer les courriers entrants et sortants y compris frappe et/ou rédaction
• Rédiger des courriers et aider à la préparation d'éléments de langages ou de notes.
• Assurer la prise de note, rédiger des comptes rendus de réunions
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et informatiques
• Assurer le tri et suivi des circuits parapheurs
• Suivre l'exécution budgétaire des lignes budgétaires allouées au DGS (engagements comptables, liquidation des factures) en lien avec la direction des finances
• Assister le DGS dans ses missions avec notamment un appui à la coordination des directions et au suivi des instances communautaires ou instances de pilotage (ex. tableaux de bord de sujets et délibérations à présenter en bureau et instances, collecte des sujets à inscrire en Codir, organisation de Commissions, collecte de données et mises à jour de tableaux de bord pour le suivi d'activités...)
• Assurer un rôle d'alerte sur le respect des délais de traitement et diffusion d'informations, situations ou dossiers

Compétences : Savoir et Savoir-Faire

• Expériences ou formation dans l'assistanat nécessaire de niveau bac à bac + 2
• Bonne connaissance du fonctionnement administratif des collectivités territoriales
• Connaissance des enjeux, des évolutions et du cadre règlementaire de la Fonction Publique Territoriale
• Connaissances de base sur la comptabilité publique
• Maitriser la rédaction d'un compte rendu, une note ou procédure
• Maitriser les techniques des écrits professionnels
• Maîtriser les fondamentaux rédactionnels (syntaxe, orthographe, grammaire)
• Maitriser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, publipostage)
• Maitriser la gestion du temps

Savoir être

• Sens du service public
• Sens de l'accueil, du relationnel et de l'écoute
• Rigueur et sens de l'organisation
• Curiosité professionnelle, consciencieux, dynamisme
• Confidentialité, discrétion, fiabilité
• Responsabilité et autonomie
• Force de propositions, diplomatie
• Esprit de synthèse
• Grande disponibilité, réactivité
• Polyvalence et adaptabilité
• Capacité à prioriser les tâches, à savoir gérer les imprévus et les urgences
• Savoir travailler en équipe et coopérer
• Savoir respecter des consignes données et des délais
• Savoir gérer le stress et la pression

Rémunération et avantages CAPI : Votre rémunération

• Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d'année.
• Autres avantages : Chèques-Déjeuner + Épargne chèques vacances + Comité des oeuvres sociales + participation employeur mutuelle et prévoyance sous conditions.