Assistant de la Direction de la Jeunesse (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Ivry-sur-Seine; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Ivry-sur-Seine, proche de Paris, recrute un assistant de direction pour soutenir le directeur de la jeunesse. Vous gérez l’agenda, préparez les dossiers et organisez les réunions, assurant le suivi administratif et la coordination avec les services concernés.

Profil bac+2 minimum, maîtrise Word/Excel et Coriolis, sens de l’organisation et travail en équipe; expérience souhaitée et connaissance de l’environnement territorial appréciées.

Qualifications

• Diplôme bac/bac+2 minimum.
• Maîtrise de Word, Excel et Coriolis.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des procédures décisionnelles.
• Connaissances de l’environnement territorial et des démarches administratives.

Responsabilités

• Assurer l’assistance organisationnelle dans l’instruction et le suivi des dossiers.
• Gérer l’agenda et la messagerie du directeur et préparer les documents associés.
• Gérer le secrétariat de la direction (courrier, notes, rapports).
• Organiser et préparer les réunions internes et externes.
• Réaliser et diffuser les comptes rendus des réunions de direction.
• Organiser les déplacements du directeur et suivre les dossiers administratifs.
• Collaborer avec le responsable administratif et financier sur les dossiers.

Connaissances

Bureautique

Secrétariat

Gestion de planning

Organisation

Travail en équipe

Rédaction

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Word

Excel

Coriolis

Description du poste

Située aux portes de Paris, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, la ville d'Ivry-sur-Seine offre à l'ensemble de ses 64 000 habitants des services et équipements publics variés et de qualité, qui s'inscrivent dans un projet municipal innovant, citoyen, solidaire et porteur de transition écologique. Fortement attachée aux valeurs de vivre ensemble et à un service public de proximité porteur de sens, d'émancipation et d'accès aux droits, Ivry-sur-Seine met au coeur de son ambition sociale et écologique la participation de l'ensemble des Ivryen.ne.s et des agent.e.s.

Rattaché.e au directeur de la jeunesse, l’assistant(e) de direction l’assiste afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, communication, préparation de réunions, suivi de dossiers, accueil, …). Il (elle) organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et travaille en collaboration avec la responsable administrative et financière sur les dossiers de la direction Jeunesse. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

Vos missions:

• Rechercher, préparer, et assurer une assistance organisationnelle, dans l’instruction des dossiers de la direction et leur suivi
• Assurer la gestion journalière de l’agenda électronique du directeur et de la messagerie électronique, préparer les dossiers y afférents
• Gérer la tenue du secrétariat de la direction (courrier, note, rapport…)
• Organiser et préparer les diverses réunions avec des intervenants internes et externes
• Participer, saisir et diffuser les comptes rendu de réunions de direction
• Organiser les déplacements du directeur
• Travailler en collaboration avec le (la) responsable administratif.ve et financièr.e sur les dossiers de la direction
• Gérer le planning des congés du personnel de la direction
• Assurer la relation avec l’équipe de la direction, les autres directions et services municipaux, la Direction Générale, le secrétariat des Elu(e) s, les Elu(e) s, les associations locales, les organismes et administrations extérieurs.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Votre profil:

• Titulaire d’un diplôme bac/bac+2minimum
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Coriolis…)
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des procédures décisionnelles
• Connaissances de l’environnement territorial
• Connaissances des méthodes de gestion administrative
• Expérience similaire confirmée
• Sens de l’organisation, capacité d’adaptation et d’écoute
• Bonne aisance rédactionnelle
• Avoir le sens du travail en équipe

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Ville plurielle, solidaire et dynamique, située aux portes de la capitale sur un territoire en pleine mutation urbaine, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, Ivry-sur-Seine offre une diversité de services à ses 64 000 habitant·e·s. Incarnée par 1850 agent·e·s, son administration propose plus de 180 métiers, plaçant ainsi la compétence au coeur de ses actions. Un attachement particulier est accordé aux valeurs de vivre ensemble et à un service public de proximité porteur de sens, traduit par le projet 100 % service public ivryen et son indispensable triptyque administration, élu·e·s et habitant·es. N'attendez plus, rejoignez-nous!