Assistant de gestion H/F

BMA Planning; France; Hybride; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

BMA Planning recherche un(e) assistant·e de gestion pour assurer l’accueil, les opérations administratives et le pilotage des plannings des intervenant·e·s. Vous contribuerez à la qualité des prestations et au bon fonctionnement de l’association.

Vous assurerez le suivi des dossiers du personnel, le respect des procédures et le recouvrement des prestations, tout en maintenant une communication adaptée avec bénévoles et responsables associatifs.

Qualifications

• Aisance à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de planification.
• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Qualités relationnelles : écoute, communication adaptée, diplomatie, travail en équipe.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et assurer un accueil professionnel et bienveillant.
• Réaliser les opérations administratives du quotidien et veiller à l’organisation des espaces d’accueil.
• Constituer les dossiers d’embauche (DPAE, contrats, documents) et suivre les dossiers salariés.
• Mettre à jour le registre unique du personnel et préparer le planning des congés.
• Élaborer, ajuster et optimiser les plannings des intervenant·e·s en respectant le droit du travail.
• Suivre l’activité avec les outils de planification et la télégestion, anticiper les imprévus.
• Répondre aux demandes des clients et réaliser les visites à domicile.
• Participer au recouvrement des prestations et enregistrer les opérations comptables courantes.
• Travailler avec les bénévoles et les présidents d’associations et faciliter les échanges.

Connaissances

Organisation

Planification

Rigueur

Relation client

Communication écrite

Autonomie

Gestion du temps

Outils

Outils bureautiques

Logiciels de planification

Description du poste

En tant qu’assistant·e de gestion, vous aurez un rôle clé dans l’organisation et l’efficacité du service d’aide à domicile. Véritable pilier administratif et opérationnel, vous contribuez à la qualité de nos interventions auprès des clients.

Accueil & support administratif

Assurer un accueil professionnel, bienveillant et efficace.

Réaliser les opérations administratives du quotidien et veiller à la bonne organisation des espaces d’accueil.

Participer aux permanences de la plateforme départementale si nécessaire.

Gestion administrative du personnel

Constituer les dossiers d’embauche (DPAE, contrats, documents administratifs, visites médicales).

Suivre les dossiers salariés tout au long du contrat.

Mettre à jour le registre unique du personnel.

Préparer le planning des congés et accompagner les responsables dans le suivi RH.

Gestion et optimisation des plannings

Cœur du poste : vous êtes l’architecte de l’organisation des interventions.

Élaborer, ajuster et optimiser les plannings des intervenant·e·s, dans le respect du droit du travail.

Garantir la continuité de service et anticiper les imprévus.

Optimiser les tournées en tenant compte de la géographie, des compétences, des disponibilités et des besoins clients.

Contribuer à l’équilibrage des ratios de gestion (heures planifiées / heures réalisées, équilibre des contrats, cohérence des charges de travail).

Suivre l’activité grâce aux outils de planification et à la télégestion.

Suivi qualité & relation clients

Répondre aux demandes et observations des clients.

Assurer le suivi des prestations tout au long du contrat.

Réaliser des visites à domicile et accompagnements terrain.

Participer au recouvrement des factures.

Effectuer les enregistrements comptables courants.

Une mission riche, polyvalente et essentielle au bon fonctionnement de l’association.

Travail en lien avec les bénévoles et les présidents d’association

Collaborer quotidiennement avec les bénévoles et les présidents des associations locales.

Adapter sa communication à des interlocuteurs non salariés mais employeurs des aides à domicile.

Faciliter la prise de décisions et fluidifier les échanges entre salariés, bénévoles et responsables associatifs.

Représenter la Fédération tout en respectant le fonctionnement de l’association locale.

Profil recherché

Vous êtes la personne idéale si :

Vous aimez organiser, planifier, anticiper et optimiser.

Les chiffres, indicateurs et ratios de gestion ne vous font pas peur.

Vous avez un excellent sens du service et une grande capacité d’adaptation.

Compétences attendues

Aisance à l’écrit comme à l’oral.

Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de planification.

Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et des priorités.

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Qualités relationnelles : écoute, communication adaptée, diplomatie, travail en équipe.

Savoir-être

Professionnalisme, discrétion, respect de la confidentialité.

Polyvalence et adaptabilité.

Capacité à prendre du recul, analyser les situations et proposer des solutions.

Qualités indispensables pour tenir ce poste

Proactivité

Patient(e) + ferme (face aux clients et salariés)

Réactif·ve

Capable de décisions rapides

Très autonome

Compétences relationnelles spécifiques ADMR

Savoir travailler en partenariat étroit avec les bénévoles et présidents d’associations, qui sont les employeurs des intervenants.

Être capable d’adapter sa posture entre collaborateurs salariés (Fédération) et responsables élus (associations locales).

Faire preuve de diplomatie, de pédagogie et de respect du fonctionnement associatif.

Avoir une attitude constructive, ni trop rigide, ni trop passive.

Nous apprécierons particulièrement les candidats capables de s’adapter rapidement et de prendre leurs fonctions sans délai.\