Assistant de gestion des contrats

Le Groupe La Poste; Paris; Presencial; EUR 28.000 - 36.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Groupe La Poste recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la Direction des Projets de Transformation et du Pilotage Contractuel à Paris. Vous assurez la fiabilisation et la qualité de la gestion documentaire contractuelle, et veillerez à la bonne organisation des contrats dans la GED en lien avec les équipes commerciales, juridiques et opérationnelles.

Vous contribuerez à la disponibilité et à l’accessibilité des informations, contrôlerez l’exhaustivité des dossiers et

Formación

• Formation Bac +2 à Bac +3 avec expérience en gestion administrative, assistanat commercial ou gestion documentaire.
• Organisé et rigoureux avec respect des délais et des procédures.

Responsabilidades

• Gestion de la base contrats et du référentiel GED: Centraliser, organiser et structurer l'ensemble des contrats dans la GED.
• Mettre à jour les contrats et leurs évolutions, assurer qualité et accessibilité de la documentation.
• Contrôle de l'exhaustivité des dossiers: Vérifier la complétude et récupérer les documents manquants; contrôler la conformité avant archivage.
• Appui au processus de contractualisation: Accompagner les équipes dans la constitution des dossiers et leur signature.
• Suivi et reporting: Suivre les échéances, produire des tableaux de bord et alertes; soutien à l’assistanat de direction.
• Amélioration continue: Participer à l’évolution des procédures et à l’optimisation des processus.

Educación

Bac+2 à Bac+3 (BTS, BUT, Licence professionnelle ou équivalent)

Descripción del empleo

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

Secteur d'activité : Administration / Services Généraux

Niveau d’étude : BAC+2

Expérience : 1 à 3 ans

Ville : PARIS

Département : 75 - Paris

Rejoignez BPO IS, un acteur engagé dans la transformation documentaire depuis plus de 30 ans.
Chez BPO IS, nous sommes spécialisés dans la gestion du courrier et des documents, qu'ils soient physiques ou numériques. Filiale autonome du Groupe La Poste, nous avons su évoluer avec notre secteur tout en restant fidèles à notre mission : accompagner nos clients avec proximité et expertise.
Pourquoi nous rejoindre ?
Une entreprise solide et agile : Forte de trois décennies d'expérience, BPO IS a su s'adapter aux évolutions technologiques et aux besoins de ses clients.
Des valeurs humaines fortes : Notre culture repose sur trois piliers :
Cohésion : Nous croyons en la force du collectif.
Considération : Chaque collaborateur compte, et nous veillons à ce que chacun soit respecté et écouté.
Cohérence : Nous cherchons en permanence à améliorer nos pratiques pour gagner en efficacité.
Ces valeurs ne sont pas de simples mots : elles guident nos décisions, nourrissent la confiance au sein de nos équipes, et renforcent nos relations avec nos clients et partenaires.

Au sein de la Direction des Projets de Transformation et du Pilotage Contractuel, vous contribuez à la fiabilité et à la qualité de notre gestion documentaire contractuelle. Véritable garant(e) de la qualité des dossiers, vous veillez à la bonne organisation des contrats dans notre GED et participez à la sécurisation de nos processus contractuels.

Vous intervenez en lien avec les équipes commerciales, juridiques et opérationnelles afin de garantir la disponibilité, la complétude et l'accessibilité des informations.

Rattaché(e) au Directeur des Projets de Transformation et du Pilotage Contractuel, vos principales missions seront les suivantes :

Gestion de la base contrats et du référentiel GED

• Centraliser, organiser et structurer l'ensemble des contrats dans la GED.
• Assurer la mise à jour des contrats et de leurs évolutions.
• Garantir la qualité, la cohérence et l'accessibilité de la documentation contractuelle.

Contrôle de l'exhaustivité des dossiers contractuels

• Vérifier la complétude des dossiers (contrats, annexes et pièces associées).
• Identifier les documents manquants et coordonner leur récupération auprès des interlocuteurs concernés.
• Contrôler la conformité documentaire avant archivage.

Appui au processus de contractualisation

• Accompagner les équipes commerciales, juridiques et opérationnelles dans la constitution des dossiers contractuels.
• Veiller à la bonne préparation des dossiers avant leur signature.
• Comprendre les enjeux liés aux contrats, sans intervenir sur leur analyse juridique.
• Renseigner les fiches de validation des contrats (One Page).

Suivi et reporting

• Assurer le suivi des échéances contractuelles.
• Produire des tableaux de bord et reportings.
• Mettre en place des alertes afin de sécuriser le suivi des contrats.
• Apporter un soutien ponctuel sur des missions d'assistanat de direction.
• Participer, selon les besoins, aux projets portés par la Direction de la Performance et de la Transformation.

Amélioration continue

• Participer à l'évolution des procédures internes.
• Contribuer aux projets d'amélioration des outils, de structuration des données et d'optimisation des processus.

Issu(e) d'une formation Bac +2 à Bac +3 (BTS, BUT, Licence professionnelle ou équivalent), vous justifiez d'une expérience réussie dans une fonction de gestion administrative, d'assistanat commercial, de gestion documentaire ou de gestion des contrats, idéalement acquise dans un environnement structuré.

Organisé(e) et rigoureux(se), vous appréciez le travail nécessitant méthode, précision et fiabilité. Vous êtes à l'aise avec la gestion d'un volume important de documents et savez appliquer des procédures avec constance tout en respectant les délais.

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