Assistant de gestion administrative et financière à 50% (F/H)

Service Formation Continue Université de Montpellier; Montpellier; Hybrid; EUR 10,000 - 12,000; Part time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Restauration collective

Transports publics pris en charge

Formation continue

Job summary

Université de Montpellier recherche un(e) assistant(e) administratif/ve et financier/ière pour le projet ESNbyUM, à 50% du temps. Vous assurerez le suivi budgétaire, la gestion des heures d’enseignement et l’organisation d’évènements.

Vous travaillerez au sein de l’équipe projet, en lien avec les services de l’Université et les partenaires du projet, avec une mission en CDD de 12 mois.

Qualifications

• Connaissance des modes de fonctionnement de l'administration universitaire
• Capacité à élaborer des documents
• Gestion du calendrier et cadre de gestion complexe
• Capacité à rendre compte et à communiquer clairement
• Sens relationnel et diplomatie

Responsibilities

• Suivre les dépenses et mettre à jour le budget
• Gérer les heures d’enseignement et complémentaires des intervenants
• Préparer des évènements internes et externes (réunions, séminaires, conférences)
• Organiser des missions pour l'équipe projet et partenaires
• Assurer la circulation de l'information avec les services et partenaires
• Accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches et demandes
• Relancer les interlocuteurs internes ou externes
• Réceptionner, diffuser et tracer les documents
• Classer et archiver les documents

Skills

Gestion administrative

Rigueur

Communication

Organisation

Pédagogie

Travail en équipe

Job description

Mission principale

Au sein de l’équipe projet et sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice de l’ESNbyUM, assurer des fonctions polyvalentes d’assistance administrative et financière pour le projet ESNbyUM à hauteur de 50 % du temps de travail.

Activités

• Effectuer le suivi des dépenses, mettre à jour le budget
• Assurer la gestion des heures d’enseignement et des heures complémentaires pour les intervenants et intervenantes, en lien avec les composantes
• Participer à la préparation d'évènements internes et externes (réunions, séminaires, conférences, etc.), en particulier réservation de salles, gestion du matériel, restauration, hébergement, transports
• Organiser des missions pour l'équipe projet et d'autres personnes selon les besoins
• Assurer la circulation de l'information et communiquer avec les différents services de l'Université et les partenaires du projet
• Informer et accompagner les interlocuteurs du projet dans leurs démarches et demandes
• Suivre des dossiers en cours et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des documents
• Classer et archiver des documents

Spécificités / Contraintes du poste

Travailler avec des acteurs multiples dans un calendrier contraint. Intégrer un projet déjà en cours.

Compétences / Qualifications

• Modes de fonctionnement de l'administration d'un établissement d'enseignement supérieur
• Techniques d'élaboration de documents
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Sens relationnel, diplomatie

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

• Dispositifs de développement des compétences: accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
• Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
• Temps de travail aménageable
• Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
• Restauration collective
• Aide et prestations sociales
• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université
• Soutien à la parentalité: club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité

Informations complémentaires

Rémunération

1015€ brut mensuel, dont 70€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste

Novembre

Type de contrat

CDD de catégorie C à 50%

Durée du contrat

12 mois

Clôture des candidatures

15/11/2026