Assistant de direction et de gestion administrative (F/H)

Service Formation Continue Université de Montpellier; Montpellier; Hybride; EUR 23 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration collective

Télétravail partiel

Congés et avantages

Résumé du poste

Le Service Formation Continue de l’Université de Montpellier recherche un(e) assistant(e) de direction et gestion administrative et financière. Vous assurez l’accueil, la gestion de l’agenda et le traitement des documents pour les réunions et instances (COMIS et Conseil d’administration).

Vous participerez au suivi des ressources humaines, des procédures hygiène et sécurité, et au pilotage logistique et budgétaire.

Qualifications

• Savoir-faire et savoir-être essentiels pour l’assistanat de direction et la gestion administrative.
• Capacité à rédiger des documents et procédures avec clarté et précision.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à gérer un calendrier complexe.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat de la direction (agenda, courrier, déplacements, parapheurs).
• Préparer documents et convocations pour les réunions et instances (COMIS, CA).
• Suivre les procédures RH, sécurité et hygiène de la direction.
• Assurer le soutien logistique et la gestion administrative et financière des actions.
• Mettre à jour les tableaux de bord et réaliser des extractions dans les SI.

Connaissances

Communication orale

Rigueur

Organisation

Travail en équipe

Discrétion

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Mission principale :

Rattaché(e) à la Direction, vous aurez la charge d’assurer les fonctions d’assistant.e de direction et de gestion administrative et financière. A ce titre, vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance, technique et logistique et réaliser des actes administratifs liés à la gestion administrative, à la gestion des ressources humaines et aux procédures Hygiène et Sécurité de la direction dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l’Université.

Activités :

Descriptifs des missions et activités :

Assistanat de Direction, gestion des ressources humaines et hygiène et sécurité

• Gérer le secrétariat de la direction (gestion de l’agenda, du courrier, des déplacements, des parapheurs…)
• Préparer les documents relatifs aux différentes réunions et instances (Comité des Investissements Stratégiques et Structurants de l’Université (COMIS)) organisées par la direction ; diffuser les convocations, les documents de travail, les rapports
• Préparer les documents à destination des instances de l’Université (Comité technique, Conseil d’administration…)
• Participer à la gestion des ressources humaines et des procédures hygiène et sécurité de la direction en appliquant les procédures dédiées: Correspondant RH et Assistant de prévention de la direction; Gérer les procédures et les aspects logistiques et organisationnels lors de l’arrivée d’une nouvelle personne au sein de l’équipe
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériel, fournitures) de l’activité de la direction, notamment de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques …)
• Organiser et diffuser des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Rédiger des procédures et relevés de décision le cas échéant

Gestion administrative et financière

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Assurer la gestion administrative et financière des actions mises en œuvre au sein de la direction ; Engagement des dépenses, engagement et gestion des missions
• Réaliser des actes de gestion pour le fonctionnement de la Direction (devis, bons de commandes, services faits) et assurer la continuité de service en matière de bons de commandes, d’attestations de service fait
• Aider au suivi de l’instruction et circuit des signatures des conventions de reversement
• Participer à l’élaboration des processus de gestion et des documents et à leur amélioration continue
• Assurer le lien avec les directions de l’Université de Montpellier

Spécificités / Contraintes du poste

Pics d’activité

Une expérience dans le déploiement d’un projet d’envergure est souhaitée.

Une expérience dans un établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche est fortement recommandée.

Savoir:

• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement des établissements publics
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Bonne capacité rédactionnelle
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-faire :

• Excellente capacité de communication orale et écrite
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
• Capacité d’organisation, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe

Savoir-être :

• Discrétion, sens de la confidentialité
• Sens relationnel
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Rigueur, fiabilité

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

• Dispositifs de développement des compétences: accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
• Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
• Temps de travail aménageable
• Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
• Restauration collective
• Aide et prestations sociales
• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université
• Soutien à la parentalité: club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération :

2025€ brut mensuel, dont 140€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste :

Novembre

Type de contrat :

CDD de catégorie B

Durée du contrat :

12 mois

Clôture des candidatures :

25/10/2026