ASSISTANT DE DIRECTION - Vallons de Haute Bretagne Communauté (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Guichen; On-site; EUR 19,000 - 25,000; Full time

Job summary

La Communauté de communes Vallons de Haute Bretagne recrute un assistant de direction (H/F) en remplacement, sur une durée d’un mois, potentiellement renouvelable, sous l’autorité du Directeur Général des Services. Vous apporterez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication et de suivi de dossiers.

Vous organiserez l’agenda du DGS, préparerez les délibérations et assurerez l’accueil et le soutien administratif auprès des élus et des services.

Qualifications

• Culture générale des collectivités territoriales souhaitée
• Techniques de secrétariat
• Maîtrise des logiciels Word et Excel
• Autonomie et travail en équipe
• Capacité de rigueur et d’organisation
• Savoir être et discrétion

Responsibilities

• Organiser l’agenda et les rendez-vous du Directeur Général des Services
• Préparer, planifier et réaliser les comptes rendus des réunions
• Gérer les convocations, courriers et communications internes du DGS
• Organiser les délibérations et veiller à l’archivage des dossiers
• Assurer l’accueil et le support administratif pour les élus et les services

Skills

Autonomie

Travail en équipe

Rigueur

Organisation

Discrétion

Capacité d’adaptation

Gestion du temps

Tools

Word

Excel

Job description

La communauté de communes de Vallons de Haute Bretagne communauté (45 000 habitants) dont le siège se situe à Guichen, à 19 km au sud-ouest de Rennes, recrute, en remplacement, un assistant de direction (H/F) , sur une durée d'un mois (possiblement renouvelable) .

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous assisterez, apporterez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information d’accueil, et de suivi de dossiers auprès de la Direction Générale.

• Assistance au Directeur Général des Services et aux élus:
  • Organisation de la vie professionnelle du Directeur Général des Services:
    • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités
    • Organiser les déplacements du directeur
    • Gestion des courriers électroniques, téléphoniques et physiques du directeur
    • Préparer, planifier et réaliser les comptes rendus avec le DGS toute réunion le concernant: les comités de directions, conférence des maires, Bureaux communautaires, réunions des DGS etc…
  • Organisation et gestion des assemblées délibérantes:
    • Préparer l’organisation des assemblées (Conseils et Bureaux) , le calendrier de préparation, la mise en forme de la note de synthèse et l’envoi de la convocation, en lien avec les services
    • Préparer les délibérations directement liées avec la Direction Générale des services, en lien avec la responsable du pôle administratif et les services
    • Vérifier les comptes rendus des assemblées et modifier les délibérations pour envoi au contrôle de légalité
    • Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Appui au Président:
    • Organiser le agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités
• Encadrement du service accueil:
• Coordonner l’organisation de l’accueil et assurer les remplacements de l’agent d’accueil en cas d’absence
• Assistance ponctuelle pour le service RH possible (missions de secrétariat dans le cadre des élections professionnelles)

Profil recherché

• Savoirs généraux:
• Culture générale des collectivités territoriales souhaitée
• Techniques de secrétariat
• Maitrise des logiciels word et excel
• Savoir être:
• Autonomie et travail en équipe
• Capacité de rigueur et d’organisation
• Capacité d’adaptation
• Sens des priorisations
• Devoir de réserve et discrétion
• Garant de l’image des personnes qu’il assiste
• Savoir-faire:
• Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Principes rédactionnels de note de synthèse et compte rendu

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Etablissements publics de coopération intercommunale