Assistant de direction h/f - METROPOLE EUROPEENNE DE LILLE

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; La Madeleine; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

La Métropole recherche un assistant de direction pour la Direction Climat, Agriculture et Biodiversité, afin d’assurer l’appui administratif et l’organisation des activités en soutien à la direction et aux projets transversaux liés à la transition écologique.

Le poste implique la gestion des agendas, l’accueil, la rédaction de courriers et notes, la préparation des dossiers de réunions et l’interface avec les secrétariats des Directeurs Généraux Adjoints et élus, dans un cadre public territorial.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative.
• Excellentes capacités de communication écrite et orale.
• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens de l'organisation et gestion des priorités.

Responsabilités

• Organiser et gérer l'agenda du directeur et de la directrice adjointe.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et la diffusion de l'information.
• Gérer le traitement et l'archivage des courriers et documents administratifs.
• Garantir la logistique administrative de la direction.
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Préparer les dossiers de réunions et assurer le suivi des décisions prises.
• Participer au suivi des projets et activités de la direction.
• Apporter un appui dans la gestion administrative des dossiers et l'organisation logistique des réunions et missions, plus particulièrement pour les entités énergie et climat.
• Assurer un rôle d'interface avec les secrétariats des Directeurs Généraux Adjoints et des élus.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Communication

Gestion du temps

Autonomie

Outils

Bureautique

Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement à la suite d’un départ en retraite, nous recrutons un assistant de direction La Direction Climat, Agriculture et Biodiversité porte les politiques publiques de transition écologique de la Métropole. Elle accompagne et met en œuvre des actions visant à répondre aux enjeux climatiques, à adapter le territoire aux événements climatiques, à développer les énergies renouvelables et les réseaux de chaleur, à préserver et restaurer la biodiversité, à développer les continuités écologiques et à soutenir une agriculture locale, durable et résiliente. Dans un environnement en constante évolution, la direction pilote de nombreux projets transversaux en lien avec les communes, les partenaires institutionnels, les acteurs du monde agricole, les associations et les habitants. Au cœur de cette dynamique, l'assistant de direction contribue au bon fonctionnement de l'entité en assurant un appui administratif et organisationnel indispensable l'équipe de direction.

• Organiser et gérer l'agenda du directeur et de la directrice adjointe: planification des rendez-vous, réunions et déplacements ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que la diffusion de l'information auprès des interlocuteurs concernés ;
• Gérer le traitement, le suivi et l'archivage des courriers et documents administratifs ;
• Garantir la logistique administrative de la direction ;
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
• Préparer les dossiers de réunions et assurer le suivi des décisions prises ;
• Participer au suivi des projets et activités de la direction ;
• Apporter un appui dans la gestion administrative des dossiers et l'organisation logistique des réunions et missions, plus particulièrement pour les entités énergie et climat (UF Réseaux d’énergie, UF MEERT, équipe PCAET, équipe Ingénierie des transitions) ;
• Assurer un rôle d'interface avec les secrétariats des Directeurs Généraux Adjoints et des élus, en veillant à la bonne circulation des informations et au suivi des dossiers.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Doté d'excellentes qualités relationnelles, vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d'un sens aigu de l'organisation. Compétences attendues:

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
• Excellentes capacités de communication écrite et orale ;
• Sens de l'organisation, gestion des priorités et respect des délais ;
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ;
• Capacité à travailler en autonomie tout en contribuant à la dynamique collective.

Qualités appréciées

• Réactivité et adaptabilité ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
• Esprit d'initiative et capacité d'anticipation.

Cette fonction constitue un poste clé au sein de la direction, nécessitant une forte capacité de coordination, une excellente gestion du temps et un sens développé de la relation aux différents interlocuteurs.

Les atouts du poste

• Positionnement au cœur des activités de la direction ;
• Diversité des missions et des interlocuteurs ;
• Participation au suivi de dossiers stratégiques et transversaux.

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Etablissements publics de coopération intercommunale