Assistant de direction - H/F

Ville d'Argenteuil; Argenteuil; Hybrid; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Ville d’Argenteuil recherche un assistant de direction (H/F) pour la direction générale des services. Le poste implique le secrétariat, la gestion du courrier, l’archivage et l’accueil des interlocuteurs.

Le candidat devra maîtriser Word, Excel, PowerPoint et Outlook, et posséder une expérience confirmée en secrétariat de direction. Contrat à durée déterminée, 12 mois, poste à temps plein.

Qualifications

• Être titulaire du Baccalauréat et/ou d'un BTS Secrétariat.
• Formation et expérience confirmée dans le secrétariat de direction.
• Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Outlook) et la communication.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat des membres de la Direction Générale.
• Gestion du courrier entrant et sortant et des parapheurs.
• Organisation du classement des dossiers et de l’archivage.
• Rappel des informations importantes et gestion des messages.
• Gestion des commandes de fournitures et des astreintes.
• Gestion des congés de la DG et des Directeurs.
• Rédaction et préparation des notes et comptes rendus.

Skills

Capacité d’écoute

Aide et disponibilité

Esprit d’initiative

Qualités rédactionnelles

Education

Baccalauréat / BTS Secrétariat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Contexte du recrutement et définition de poste

Membre de l’Établissement public territorial Boucle Nord de Seine, au sein de la Métropole du Grand Paris, la Ville d’Argenteuilcompte plus de 110 000 habitants.

Elle est aujourd’hui la cinquième plus grande ville d’Île-de-France et la première ville du Val-d’Oise.

Située aux portes de Paris, à proximité immédiate de La Défense et des grands pôles économiques franciliens, Argenteuil bénéficie d’une position stratégique au cœur du nord-ouest métropolitain. Ville dynamique, populaire et en pleine transformation, elle conjugue attractivité urbaine, diversité de ses quartiers, richesse de son tissu associatif, équipements publics structurants, ainsi qu’un patrimoine naturel et paysager remarquable, notamment autour des berges de Seine et de la Plaine d’Argenteuil.

Les élus et la Direction générale des services portent une politique ambitieuse de modernisation de l’action publique, d’amélioration du service rendu aux habitants et de développement d’une gestion des ressources humaines adaptée aux enjeux stratégiques de la collectivité.

En rejoignant la Ville d’Argenteuil, vous intégrez une collectivité de premier plan, engagée dans une dynamique de transformation et de proximité. Vous rejoignez des équipes investies, au service des habitants.

La ville d'Argenteuil recrute un assistant de direction (H/F) à la direction générale des services.

Poste ouvert au recrutement des agents de la fonction publique (catégorie C ou B) et aux candidats issus des autres secteurs d'activité, sous contrat à durée déterminée de 12 mois, renouvelable.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général des services et des Directeurs généraux adjoints, l’assistant de direction prend en charge le secrétariat des membres de la Direction Générale.

Il est un interlocuteur de premier niveau pour les partenaires institutionnels et l’encadrement de la collectivité. Il apportera une aide permanente aux cadres en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Organisation permanente du travail des membres de la Direction Générale

• Gestion du courrier entrant et sortant de la direction
• Gestion et suivi des parapheurs entrants et sortants
• Organisation du classement des dossiers et de l’archivage
• Rappel des informations importantes
• Gestion des commandes de fournitures de bureau
• Gestion des astreintes pour la ville
• Gestion des congés de la DG et des Directeurs

Travaux bureautiques

• Saisie, prise de note et mise en forme de documents divers
• Réception et gestion des appels téléphoniques
• Renseigner et orienter les interlocuteurs divers
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages importants

Organisation et planification des réunions

• Gestion des agendas du DGS et des DGA
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec les cadres
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
• Respecter les délais de transmissions des documents
• Elaboration de fonds de dossiers

Profil recherché

Formation et expériences exigées

• Etre titulaire du Baccalauréat et/ou d'un BTS Secrétariat
• Disposer d'une formation et d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat de direction
• Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Outlook) et de communication (téléphonie, messagerie, agenda…)

Compétences requises

• Capacité d’écoute, d’aide et de disponibilité
• Savoir examiner et analyser les documents
• Avoir un esprit d’initiative et des qualités rédactionnelles

Qualités requises

• Respect des obligations de discrétion, de neutralité et de responsabilité
• Qualités relationnelles et sens de la diplomatie
• Etre autonome
• Etre disponible, rigoureux et organisé

Conditions d'emploi et horaires

• Planning mensuel prévisionnel incluant 2 permanences par semaine jusqu’à 18h30
• Horaires réguliers avec amplitudes horaires en fonction des obligations de service
• Disponibilité vis-à-vis du Directeur Général des Services et des Directeurs Généraux Adjoints
• En cas d’absences imprévues (maladies…), une des assistantes présentes devra remplacer sa collègue initialement inscrite. Ces permanences donnent lieu à récupération et/ou paiement d’heures supplémentaires.