Assistant de direction (h/f)

Pontoise Ville d'art et d'histoire; Avignon; On-site; EUR 24,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Jusqu'à 18 jours RTT

Titres restaurants

Mutuelle santé et prévoyance

Flexibilité horaire

Places en crèche

Abonnements transports rémunérés

Job summary

La Communauté d’Agglomération du Grand Avignon recherche un(e) assistant(e) dédié(e) à la Direction Générale des Services et au Cabinet, avec une forte capacité d’organisation et d’anticipation. Vous assurez l’accueil, le filtrage téléphonique, la gestion du courrier et la coordination des agendas.

Vous contribuerez au bon fonctionnement des activités, à la préparation des réunions et au suivi administratif des dossiers, tout en garantissant discrétion et fiabilité des informations.

Qualifications

• Maîtrise de l’écrit et de l’oralité.
• Rigueur et fiabilité.
• Discrétion et confidentialité.
• Bonnes capacités d’organisation et d’anticipation.
• Capacité à travailler under pression et à prioriser les tâches.

Responsibilities

• Assurer l’assistance de la Direction Générale des Services et du Cabinet: accueil, filtrage des appels, gestion des courriers et organisation des rendez-vous.
• Assurer le suivi administratif: rédaction, diffusion et archivage des documents; suivi des échéances.
• Organiser les réunions et événements: logistique, invitations, supports, comptes rendus éventuels.
• Coordonner les activités et faciliter l’échange d’informations entre élus, directions et partenaires extérieurs.

Skills

Gestion d'agendas

Rédaction administrative

Organisation

Relations élus

Tools

Logiciels métier

Outils bureautiques

Job description

Modalité de vacance de poste: Mobilité interne

Groupe IFSE: C1b ou B3r

Lieu de travail: Siège du Grand Avignon

Temps de travail: Temps complet

Date de publication: 16/10/2026

Réponse avant le: 17/11/2026

Au sein de la Direction Générale et en interaction avec un/une autre assistante, vous assurez un rôle d'interface et de coordination auprès de la Direction Générale des Services et du cabinet du Président du Grand Avignon.

Véritable appui organisationnel et administratif, vous contribuez au bon fonctionnement des activités en garantissant la gestion et le suivi des agendas, des dossiers, des instances et des sollicitations internes et externes.

VOTRE RÔLE

1/ Assurer l’assistance de la Direction Générale des Services et du Cabinet

• Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes
• Assurer l'accueil téléphonique, le filtrage des appels et le traitement des demandes
• Gérer les messageries, assurer le suivi des courriers et des sollicitations
• Organiser et coordonner les agendas de la Direction Générale des Services et du Directeur de Cabinet
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
  

2/ Assurer le suivi administratif et organisation des activités

• Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant dans le logiciel
• Gérer les parapheurs et assurer le suivi des circuits de validation
• Rédiger, mettre en forme, diffuser et classer différents documents administratifs
• Constituer et préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers et veiller au respect des échéances
• Organiser l'archivage physique et numérique des documents
  

3/ Organiser les réunions

• Participer à la préparation logistique et administrative des réunions, instances et événements
• Assurer le suivi des invitations, confirmations de présence et relances
• Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions
• Accueillir les participants et assurer la gestion matérielle des séances
• Assurer, le cas échéant, la rédaction ou la mise en forme de comptes rendus

4/ Assurer la coordination et le suivi des activités

• Suivre l'avancement de certains projets ou dossiers
• Assurer un rôle d'interface avec les élus, les directions, les services et les partenaires extérieurs
• Alerter sur les échéances et contribuer au respect des délais
• Faciliter la circulation et la fiabilité de l'information au sein de la collectivité

Savoirs

• Environnement territorial et fonctionnement des collectivités locales
• Techniques de secrétariat et d'assistance de direction
• Règles de rédaction administrative
• Très bonne maîtrise de l’écrit et de l’oralité
• Maîtrise des outils bureautiques
• Techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

• Discrétion et sens de la confidentialité
• Rigueur et fiabilité
• Sens de l'organisation
• Réactivité et capacité d'anticipation
• Autonomie et prise d'initiative
• Qualités relationnelles et sens du service
• Diplomatie et adaptabilité
• Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
• Polyvalence et disponibilité

Savoir-faire

• Organiser des réunions, événements et déplacements professionnels
• Gérer des agendas
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
• Utiliser les logiciels métier et outils bureautiques
• Poste mutualisé entre la Direction Générale des Services et le Cabinet
• Relations fréquentes avec les élus, les directions et les partenaires institutionnels
• Grande disponibilité
• Amplitudes horaires
• Rémunération statutaire et régime indemnitaire (IFSE/CIA) : à partir de 26 420 euros brut annuel, selon statut et expérience
• Jusqu'à 18 jours de RTT
• Titres restaurants
• Mutuelle santé et prévoyance
• Flexibilité horaire
• Places réservées en crèche
• Participation majorée aux abonnements de transports en commun domicile-travail et forfait mobilité durable
• Psychologue du travail
• Accueil nouveaux arrivants et activités de cohésion
• Politique de formation active (nombreuses formations internes et ateliers)

La Communauté d’Agglomération du Grand Avignon est un Établissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité propre créée en 2001 qui compte aujourd’hui plus de 700 agents et rassemble 16 communes sur 2 régions (Sud PACA et Occitanie) et 2 départements (Gard et Vaucluse).

Situé au cœur de la Provence, au carrefour des échanges nord/sud et est/ouest, à proximité du Luberon, des Alpilles et du Ventoux, avec 201 600 habitants, 41 000 établissements économiquement actifs, 23 zones d’activités économiques et près de 1,6 million de touristes chaque année, le Grand Avignon est un territoire à taille humaine, qui bénéficie d’une notoriété internationale fondée sur son patrimoine classé et son festival.

Le dynamisme de ses filières économiques d’excellence (naturalité, industries culturelles et créatives…) positionne le Grand Avignon parmi les territoires les plus entreprenants, pour une croissance maîtrisée et durable.

Le Grand Avignon porte aujourd’hui les grands chantiers qui engagent l’avenir de l’agglomération, autour d’un projet de territoire destiné à favoriser le développement harmonieux de ses communes membres.

Son siège se situe à Agroparc au cœur d'un pôle de compétitivité, sur la commune d’Avignon.

Le Président du Grand Avignon est Monsieur Olivier GALZI.