Assistant de Direction F/H

KEOLIS limited; Vitry-sur-Seine; Sur place; EUR 34 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Keolis Grand Paris Seine Orly recherche un(e) assistant(e) de direction F/H pour soutenir le Comité de Direction sur des missions administratives et transverses. Le poste implique une présence multi-sites et une coordination efficace avec les équipes des COB et les services supports.

Le candidat idéal dispose d’un Bac+2 minimum, d’au moins 3 ans d’expérience et d’un esprit d’organisation, de rigueur et de service.

Qualifications

• Niveau Bac+2 minimum dans le secrétariat / l’assistanat / de la gestion de PME.
• Expérience confirmée d’au moins 3 ans dans un poste similaire.
• Mobilité multi-sites et déplacements réguliers.

Responsabilités

• Gestion des services généraux (secrétariat, organisation).
• Gestion plannings, réunions et évènements pour les 9 membres du Comité de Direction.
• Organisation et gestion des informations et documents internes/externes, confidentiels.
• Réception et transmission du courrier.
• Administration des services généraux (fournitures, stocks) et suivi des prestataires.
• Suivi des budgets de fonctionnement.
• Interface avec les relations institutionnelles (IDFM).
• Appui au service marketing et au service commercial (rapports, évènements).
• Appui au service RH (tickets restaurants, temps de travail, congés).

Connaissances

Rigueur & organisation

Autonomie

Aisance relationnelle

Discrétion & polyvalence

Écoute & présentation

Formation

Bac+2 souhaité

Outils

Office 365

Description du poste

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Keolis est un des leaders mondiaux de la mobilité partagée et le partenaire privilégié des Autorités Organisatrices de Mobilité. En 2023, le Groupe a connu une croissance significative avec un chiffre d'affaires de 7 milliards d'euros. Présent dans 13 pays, nos 68 100 collaborateurs œuvrent chaque jour à la proposition d'une alternative crédible à la voiture individuelle et ainsi à l'accélération de la transition écologique.

Notre ambition est d'imaginer et de déployer des mobilités sûres et durables, au service de chaque territoire, pour une meilleure qualité de vie de tous et de chacun

Avec plus de 5000 collaborateurs et 2750 véhicules, la branche Île-de-France organise et gère près de 30 filiales du Groupe Keolis dans la région capitale, opérant des solutions de transport en commun pour le compte d'Île de France Mobilités.

Rejoindre Keolis Île-de-France, c'est exercer une activité professionnelle porteuse de sens et contribuer à la réalisation quotidienne d'une mission de service public inscrite dans l'activité et les valeurs du Groupe. Île-de-France Mobilités est la première autorité organisatrice de mobilité en Europe, dans un contexte de transformation profonde avec la mise en concurrence progressive de l'ensemble de son réseau.

A la suite de l’appel d’offres lancée par Île-de-France Mobilités (IDFM), Keolis Grand Paris Seine Orly (KGPSO) a été retenue pour l’exploitation du T9 et d’un nouveau périmètre de 28 lignes de bus dans le cadre de la Délégation de Service Public n°47 sur le territoire Seine et Orly.

Dans cette optique, Keolis Grand Paris Seine Orly recrute son Assistant de Direction F/Hpour l'ensemble du Comité de Direction. L'organisation est multi-sites; sesdifférents Centres Opérationnels Bus (COB) sont situés à : Ivry-sur-Seine, Vitry-sur-Seine, Villeneuve-le-Roi, Orly et à venir Choisy le Roi.

Une présence sur les différents sites est indispensable afin d'assurer un accompagnement efficace de la Direction et une bonne coordination avec les équipes.

Rattaché(e) au Directeur de la filiale, l’assistant(e) de direction épaule le directeur dans ses diverses missions quotidiennes, assure la gestion administrative de la société et intervient en support de l’ensemble du Comité de direction. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Gestion des services généraux, du secrétariat, relations institutionnelles :

• Rédaction et mise en forme des courriers
• Gestion des plannings, organisation de réunions et évènements pour les 9 membres du Comité de Direction
• Organisation et gestion des informations et documents
• Réception et transmission du courrier
• Administration des services généraux (commandes de fournitures, gestion des stocks...). Suivi de certains prestataires (factotum, coursiers...)
• Suivi des budgets de fonctionnements DGE
• Interface avec les relations institutionnelles IDFM (évènements...)

Appui au service marketing et commercial :

• Participation au reporting de l'entreprise (rapport annuel)
• Participation à l'organisation des évènements de l'entreprise

Appui au service des ressources humaines :

• Suivi des commandes des Tickets Restaurants des salariés mis à disposition rattachés à la holding (statut Keolis SA)
• Suivi des temps de travail et des congés des salariés Keolis SA
• Support dans la gestion administrative de certains dossiers ou instances

Niveau minimum Bac+2 souhaité dans le domaine du secrétariat / de l'assistanat / de la gestion de PME

Une expérience confirmée de minimum 3 ans dans un poste similaire

Compétences comportementales / savoir être:

• Rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des priorités
• Résistance au stress, autonomie
• Aisance relationnelle et esprit de service
• Discrétion, polyvalence et agilité
• Sens de l'écoute, présentation soignée

Compétences techniques / savoir faire:

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques Office 365
• Expression écrite et orthographe
• Appétence pour les chiffres
• Appétence pour l'informatique (IA...)

Il/elle est en contact quotidien avec différents services et intervenants et est exposé aux écrans.

Le poste est multi-sites et implique des déplacements réguliers entre les différents dépôts (siège social basé à Vitry-sur-Seine et Ivry-sur-Seine). Il/elle devra donc être mobile et à l'aise dans un environnement de travail réparti sur plusieurs sites.

Le poste ne prévoit pas de télétravail.

Segment de l’offre d’emploi: HR, Human Resources

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