Assistant de Direction - F/H

Waga-Energy-2; Eybens; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Waga Energy recherche un Assistant de Direction pour accompagner le Directeur Général et le COMEX. Vous piloterez l’organisation quotidienne, coordonnerez les rendez‑vous et les déplacements, et assurerez un support administratif et de gestion documentaire.

Vous serez en première ligne pour veiller au bon fonctionnement des processus, préserver la confidentialité et faciliter les interactions entre la direction et les interlocuteurs internes et externes.

Qualifications

• Bac +2 à Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou domaine équivalent.
• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans une PME en croissance et dans un environnement industriel.

Responsabilités

• Organiser l'activité des dirigeants et gérer les agendas complexes.
• Planifier les rendez-vous, déplacements, réunions et événements.
• Préparer et coordonner les séminaires, salons professionnels et interventions.
• Apporter un support au PMO dans le cadre du FPP.
• Préparer et gérer les notes de frais et les comptes rendus.
• Gérer et archiver les documents administratifs et assurer la confidentialité.
• Interfacer avec la Direction et coordonner les circuits de validation.
• Contribuer à l'organisation de séminaires et à la mise en forme de présentations et documents.

Connaissances

Gestion des agendas

Rédaction comptes rendus

Organisation

Communication écrite

Communication orale

Gestion documentaire

Gestion de projets

Autonomie

Discrétion

Formation

Bac+2 à Bac+3

Outils

Pack Office

Description du poste

Qui sommes nous ?

La création de Waga Energy repose sur deux convictions: préserver le bien commun et agir collectivement pour un avenir durable.

Engagée en faveur de la lutte contre le réchauffement climatique et pour une transition énergétique durable, notre entreprise offre une solution technologique unique et innovante, la WAGABOX®, permettant de transformer les émissions de méthane issues des déchets en gaz naturel renouvelable.

Déjà opérationnelle sur des dizaines de sites de stockage des déchets dans le monde, cette solution d’épuration révolutionnaire apporte depuis 2015 une énergie propre, locale et renouvelable, aujourd’hui accessible au plus grand nombre.

Guidés par des valeurs d’Audace, de Maîtrise, et de Coopération, nos 300 collaborateurs - présents en Europe et en Amérique - se retrouvent autour d’un sens commun: celui de maintenir une planète vivable pour les générations futures.

Contexte du recrutement

Dans un contexte de développement soutenu et dans le cadre d'une mobilité interne, nous recherchons notre futur Assistant de Direction, véritable partenaire de confiance du Directeur Général et des membres du COMEX.

Au sein de la Direction Générale, vous accompagnez les membres du Comité Exécutif dans l'organisation et le pilotage de leurs activités quotidiennes.

Véritable partenaire de l’équipe de direction, vous apportez un soutien dans les différentes activités dans un souci de faciliter et d’optimiser la gestion administrative au quotidien. Personne de confiance, vous menez à bien vos activités dans le respect des process et des orientations définies par la Direction. Vous assurez également un rôle important d’intermédiaire entre les différents interlocuteurs internes/externes et la Direction.

Missions

Organiser l'activité des dirigeants

• Gérer les agendas complexes et les priorités des membres du COMEX.

• Organiser les rendez-vous, déplacements professionnels, réunions et événements.

• Planifier les réunions du COMEX

• Préparer et coordonner les séminaires, salons professionnels, conférences et interventions.

• Apporter un support au PMO dans le cadre du FPP.

Assurer le suivi administratif et documentaire

• Préparer et gérer les notes de frais.

• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus .

• Assurer la gestion, le suivi et l'archivage des documents administratifs de l'entreprise.

• Coordonner les circuits de validation et de signature des documents de Direction.

• Garantir la confidentialité et la bonne tenue des dossiers sensibles.

Piloter la gestion des assurances

• Mettre en place et suivre les contrats d'assurance du Groupe en lien avec l'expert assurance.

• Coordonner le traitement des sinistres de la flotte automobile avec les Services Généraux.

• Centraliser et transmettre les demandes d'assurances spécifiques.

Être l'interface privilégiée de la Direction

• Planifier et assurer le suivi administratif des réunions du Conseil d'Administration et des différents Comités, en collaboration avec la Direction Juridique & Compliance.

• Animer la communauté des assistant(e)s du Groupe et favoriser le partage des bonnes pratiques.

• Accompagner les directeurs et les assistant(e)s des filiales dans leurs besoins administratifs.

• Participer à l'organisation de séminaires, réunions d'équipe et événements internes.

• Contribuer à la création et à la mise en forme de présentations et documents.

Profil recherché

Formation & expérience

• Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou domaine équivalent.

• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans une PME en croissance et dans un environnement industriel.

Compétences clés

Vous maîtrisez :

• La gestion administrative et organisationnelle.

• Les techniques de communication écrites et orales.

• Les outils bureautiques (Pack Office...).

• La rédaction de comptes rendus et de synthèses structurées.

• L'organisation de réunions et d'événements professionnels.

• Le suivi de projets et la gestion documentaire.

• Un ang lex professionnel fluent

Les qualités qui feront la différence

Véritable partenaire de confiance de la Direction Générale, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation et savez gérer simultanément plusieurs sujets sans perdre de vue les priorités. Reconnu pour votre rigueur et votre fiabilité, vous aimez anticiper les besoins, coordonner les actions et apporter des solutions concrètes dans un environnement exigeant et en constante évolution.

Doté d'excellentes qualités relationnelles, vous savez interagir avec des interlocuteurs variés, aussi bien en interne qu'à l'externe, tout en faisant preuve de diplomatie, de discrétion et d'un sens irréprochable de la confidentialité. Autonome, proactif et doté d'un fort esprit de service, vous appréciez de travailler dans un rôle central où votre capacité à faciliter le quotidien des dirigeants et à fluidifier les échanges contribue directement à la performance collective.

Enfin, votre adaptabilité, votre sang-froid face aux imprévus et votre sens de l'éthique vous permettent d'évoluer avec efficacité dans un contexte international et de forte croissance.

Processus de recrutement

Chères candidates, chers candidats,

Les étapes de notre processus sont les suivantes :

1. Préqualification téléphonique avec la référente recrutement;

2. Tests cognitif et comportemental ;

3. Entretien avec la Référente recrutement puis le Directeur Général

4. Prises de références;

5. Formulation de l’offre d’embauche.

Au plaisir de faire votre connaissance !

Nos offres d’emploi sont ouvertes aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés.