Assistant de direction (F/H)

RATP Dev France-Suisse; Caen; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle d’entreprise

Tickets restaurants

Transports pris en charge

Job summary

RATP Dev Caen Normandie recherche un/une Assistant(e) de Direction pour assurer coordination administrative et soutien logistique au Comité de Direction. Vous serez l interlocuteur(trice) privilégié(e) en interne et externe, garantissant la fluidité des informations et la gestion rigoureuse des moyens généraux de l’entreprise.

CDD jusqu en septembre 2027, poste basé à Caen, avec des missions variées d’ordonnancement, organisation des réunions, gestion des déplacements et supervision des achats

Qualifications

• Première expérience réussie sur un poste similaire.
• Idéalement acquise au sein d'une entreprise industrielle, de services, d'un réseau de transport ou dans un environnement multi-sites exigeant.

Responsibilities

• Support au Comité de Direction et coordination des réunions d'arbitrage.
• Gestion des agendas: Organisation, optimisation et sécurisation des plannings et coordination des réunions d'arbitrage.
• Gestion du courrier: Réception, enregistrement, tri, diffusion, rédaction de réponses administratives et expédition du courrier physique et électronique.
• Astreinte et congés: Suivi et enregistrement des congés des membres du Comité de Direction; coordination de la gestion des roulements d'astreinte d'exploitation et de direction.
• Déplacements professionnels: Réservation des titres de transport, hébergements, gestion des plannings de déplacement et préparation des dossiers d'escales/missions.
• Moyens Généraux, Approvisionnement & Flotte
• Commandes et facturation: Recueil des besoins, passation des commandes de fournitures de bureau, bureautique et mobilier ; contrôle de concordance et suivi comptable de premier niveau.
• Gestion des notes de frais: Contrôle de conformité par rapport à la politique de dépenses du Groupe, enregistrement, suivi des imputations budgétaires et transmission pour validation/règlement.
• Réassorts et consommables: Gestion rigoureuse des stocks et espaces partagés.
• Parc automobile et stationnements: Suivi et gestion de la flotte de service et attribution des accès parkings.
• Sécurité des accès: Création et mise à jour des badges et des cartes de circulation.
• Appui opérationnel et Evénements d'entreprise: Organisation logistique des séminaires et cérémonies.
• Agenda social: Convocations pour instances représentatives du personnel avec la DRH.
• Santé au travail: Planification et suivi des visites médicales en lien avec la DRH.
• Dotations et habillements: Suivi et distribution des tenues et équipements vestimentaires.

Skills

MS 365 et outils bureautiques

Rédaction irréprochable

Gestion administrative & coordination

Gestion de flotte / outils RH

Job description

RATP Dev, filiale du Groupe RATP, assure l'exploitation et la maintenance de réseaux de transports urbains et interurbains dans 15 pays au travers de plus de 100 filiales.
Grâce au professionnalisme de nos 24 000 collaborateurs et à l'expertise d'un leader mondial du transport public, nos filiales apportent performance, dynamisme et fiabilité à nos clients et aux voyageurs de leurs réseaux.
La BU France et Suisse regroupe l'ensemble des activités urbaines, interurbaines et de transport à la demande en France et en Suisse de RATP Dev.

Qui sommes-nous ?

RATP Dev est une filiale du groupe RATP, leader des réseaux de rail urbain à grande capacité et 3ème opérateur mondial de transports publics.
Nos 25 000 collaborateurs conçoivent, exploitent, maintiennent et modernisent des réseaux de transport urbains et interurbains. Nous servons plus de 100 villes dans 16 pays, et leur apportons des solutions sur mesure, adaptées à leurs enjeux environnementaux, sociaux, de croissance ou d’attractivité.
Nous construisons, offrons et nous engageons pour le meilleur du transport public - chaque jour, partout, pour tous - pour qu’il soit le choix naturel des villes et des voyageurs.
Vous rejoindrez la filiale RATP Dev Caen Normandie, futur gestionnaire du réseau de transport ferroviaire régional de l’Etoile de Caen pour la Région Normandie, à compter de juillet 2027.

Vos Missions

Rattaché(e) à la Directrice générale de l’entreprise, l’Assistant(e) de Direction assure un rôle central et polyvalent de coordination, de facilitation administrative et d’appui logistique auprès des membres du Comité de Direction et, au-delà, de l’ensemble de l’entreprise.
Interlocuteur(trice) privilégié(e) en interne comme en externe, il/elle garantit la fluidité des flux d'information, la gestion rigoureuse des moyens généraux de l’entreprise et le soutien à des activités clés transverses.

Dans Le Cadre De Ce CDD Jusqu’au Mois De Septembre 2027, Vos Activités S'articulent Autour De Plusieurs Axes

• Support au Comité de Direction
• Gestion des agendas : Organisation, optimisation et sécurisation des plannings et coordination des réunions d'arbitrage.
• Gestion du courrier : Réception, enregistrement, tri, diffusion, rédaction de réponses administratives et expédition du courrier physique et électronique.
• Astreinte et congés : Suivi et enregistrement des congés des membres du Comité de Direction ; coordination de la gestion des roulements d'astreinte d'exploitation et de direction.
• Déplacements professionnels : Réservation des titres de transport, hébergements, gestion des plannings de déplacement et préparation des dossiers d'escales/missions.
• Moyens Généraux, Approvisionnements & Flotte
• Commandes et facturation : Recueil des besoins, passation des commandes de fournitures de bureau, bureautique et mobilier ; contrôle de concordance (bons de livraison / factures) et suivi comptable de premier niveau.
• Gestion des notes de frais : Contrôle de conformité par rapport à la politique de dépenses du Groupe, enregistrement, suivi des imputations budgétaires et transmission pour validation/règlement.
• Réassorts et consommables : Gestion rigoureuse des stocks, approvisionnement et tenue des espaces partagés (fournitures, papier, consommables généraux, espaces détente).
• Parc automobile et stationnements : Suivi et gestion de la flotte de véhicules de service (attributions, plannings de réservation, carnet d'entretien, contrôles techniques, cartes carburant) et attribution des accès parkings.
• Sécurité des accès : Création, programmation, délivrance et mise à jour des badges d'accès aux locaux et des cartes de circulation sur le réseau.
• Appui opérationnel
• Événements d'entreprise : Organisation logistique des séminaires, réunions plénières, vœux, réceptions de délégations, comités internes et temps forts de convivialité.
• Agenda social : Planification, logistique et envoi des convocations pour les instances représentatives du personnel (CSE, CSSCT, négociations annuelles) en lien avec la Direction des Ressources Humaines.
• Santé au travail : Planification, organisation, convocations et suivi des visites médicales périodiques et d'embauche en relation avec le service de santé au travail, en lien avec la Direction des Ressources Humaines.
• Dotations et habillements : Suivi, commandes et logistique de distribution des tenues et équipements vestimentaires pour le personnel de la Relation Client.

Profil De Candidat Recherché

Vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement acquise au sein d'une entreprise industrielle, de services, d'un réseau de transport ou dans un environnement multi‑sites exigeant.

Compétences Techniques

• Maîtrise avancée des outils bureautiques et collaboratifs (suite Microsoft 365 : Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, …).
• Excellente qualité rédactionnelle, maîtrise irréprochable de l'orthographe et de la syntaxe.
• Connaissance des processus de gestion administrative, d'approvisionnement et de suivi de facturation.
• Aisance avec les outils de gestion de flotte, de contrôle d'accès ou les logiciels RH (SIRH).

Qualités Personnelles

• Confidentialité et discrétion absolues face aux dossiers stratégiques et RH traités.
• Sens aigu de l'organisation, rigueur méthodique et grande réactivité dans la priorisation des urgences.
• Excellente aisance relationnelle, posture professionnelle soignée et sens du service.
• Autonomie, proactivité et polyvalence, avec une réelle capacité d'anticipation et d'adaptation aux imprévus.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un cadre de travail stimulant dans un secteur d'activité d'avenir.
• Des missions variées avec une réelle autonomie qui évolueront au fil du temps.
• L’opportunité d’intégrer un grand groupe international.

Avantages : mutuelle d’entreprise, tickets restaurants, prise en charge partielle des transports.