Assistant Commercial

Immobilière 3F; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Immobilière 3F recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les opérations de commercialisation des locaux commerciaux et professionnels, neufs et vacants.

Vous préparerez les dossiers, assurerez la collecte et centralisation des documents, et assurerez l’appui administratif auprès de l’équipe et des services internes.

Qualifications

• Maîtrise du pack Office et Excel (tableaux de suivi, bases de données, tableaux croisés dynamiques).
• Formation Bac+2/3 type BTS Professions Immobilières ou équivalent; expérience souhaitable sur des fonctions similaires.
• Rigueur, organisation et respect des délais dans la gestion documentaire.

Responsibilities

• Préparer les dossiers de commercialisation et constituer les documents nécessaires.
• Apporter un appui administratif à l'équipe et aux services internes.
• Répondre aux demandes et assurer le suivi des documents et courriers.
• Vérifier la cohérence des pièces et le suivi des baux.
• Mettre à jour les bases de données et améliorer les outils et procédures.

Skills

Excel

SharePoint

Gestion documentaire

Analyse des demandes

Organisation

Education

BTS Professions Immobilières / Assistanat ou Gestion

Licence professionnelle immobilier

Tools

Excel (TCD, bases de données)

GED

Job description

Au sein de votre pôle, vous assurez les opérations administratives liées à la commercialisation des locaux commerciaux et professionnels, neufs et vacants.

Contribuer à la préparation des commercialisations, à la fiabilité des bases de données, à la gestion documentaire et au suivi des outils. Réaliser les démarches administratives nécessaires au bon déroulement des commercialisations, notamment la collecte d'informations, la transmission de documents, les commandes et les relances auprès des interlocuteurs concernés.

Préparer les commercialisations

• Constituer les dossiers de commercialisation
• Collecter et centraliser les documents nécessaires (plan, diagnostics, récapitulatif des travaux, fiche technique du local, règlement de copropriété…)
• Intégrer les nouveaux locaux à commercialiser dans les outils de suivi

Assurer l'appui administratif

• Apporter un appui administratif à l'équipe de commercialisation I3F ainsi qu'aux différents services internes dans le cadre des opérations de commercialisation (technique, comptabilité, gestion locative, juridique)
• Répondre aux demandes des commercialisateurs

Participer au suivi administratif des commercialisations

• Contrôler la complétude et la conformité des pièces
• Vérifier la cohérence des baux
• Préparer et assurer le suivi des courriers d'engagement post-comité

Garantir la qualité des données et des outils

• Mettre à jour les bases de données
• Assurer la gestion documentaire
• Participer à l'amélioration des outils et des procédures

Profil recherché

• De formation Bac+2/3, type BTS Professions Immobilières, assistanat ou gestion, Licence professionnelle en immobilier, assistanat ou gestion ou expérience significative acquise sur des fonctions similaires, idéalement dans le secteur du logement social.
• Disposant d’une bonne maitrise du pack office et notamment Excel (tableaux de suivi, bases de données, tableaux croisés). A l'aise avec les outils collaboratifs et de gestion documentaire (SharePoint, GED...). Savoir analyser les demandes et renseigner et/ou orienter l'interlocuteur. Gérer les priorités et respecter les délais.
• Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et de méthode dans la gestion documentaire.
• Vous êtes dynamique et force de proposition dans l'amélioration des outils et des processus.
• Vous savez suivre plusieurs dossiers simultanément et assurer leur traçabilité et développer un esprit d'analyse et de synthèse.