Assistant Centre des Métiers H/F - CDI - Paris 19ème

Paris Habitat; Paris; Hybrid; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Paris Habitat recherche un(e) assistant(e) logistique et administratif pour son Centre des Métiers, situé dans le 19e arrondissement de Paris. Vous rejoindrez une équipe de 10 personnes et contribuerez à améliorer la qualité des formations en assurant l’accueil et la coordination des activités.

Vos missions couvrent l’accueil physique et téléphonique, l’organisation des pauses et repas, la gestion du matériel et le suivi des notes de frais et des inscriptions sur l’outil RH.

Qualifications

• Poste polyvalent au Centre des Métiers, 10 personnes.
• Assurer l’accueil des participants et des formateurs externes.
• Gérer la logistique du centre et le matériel pédagogique.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique et gestion des échanges par mail et téléphone.
• Accueillir les participants et les formateurs externes (aide à l’installation et au wifi).
• Mettre en place l’organisation des pauses et des repas pour les stagiaires.
• Gérer la logistique du Centre de formation: matériel, fournitures et consommables.
• Veiller à la propreté et à la tenue des salles de formation, affichage et propreté.
• Suivi des notes de restaurant et logistique événementielle (séminaires, campus).
• Planification et suivi des sessions et réservation des salles.

Skills

Accueil physique et téléphonique

Organisation logistique

Gestion des commandes et fournitures

Gestion administrative

Suivi des absences et relances

Job description

A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :

Au sein de notre Centre des Métiers situé dans le19ème arrondissement de Paris, vous travaillez au sein d’une équipe de 10 personnes. Vous contribuez àl’amélioration continue de la qualité des formations en garantissant lasatisfaction de nos collaborateurs.

Logistique et accueil

• Accueil physique et téléphonique et gestion les échanges par mail outéléphone
• Accueillirles participants et les formateurs externes (aide à l’installation desoutils et au Wifi - ouverture du Centre de Formation à 8h15)
• Mettreen place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires
• Gérerla logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques etpasser les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau etconsommables)
• Veillerà la bonne tenue des salles de formation, à l’affichage et à la propretédes lieux
• Assurerle suivi du règlement des notes de restaurant
• Gestionde la logistique évènementielle : séminaires, campus

Gestion administrative / Mise à jour des bases de donnéeset des outils de gestion dans le cadre de l'implémentation de Cegid formation

• Inscription desparticipants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation)et gestion des demandes d'habilitations informatiques si besoin
• Suivides absences en formation et relancesauprès des managers
• Enregistrementdes factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / miseà jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec leschargés de formation – tableau Excel de suivi financier)
• Créationdes dossiers individuels de formation

• Planificationet suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création desession et clôture sur notre outil RH)
• Réservationdes salles sur le planning et préparation des salles la veille