Assistant / Assistante de direction

MAIRIE; Mont-Saint-Martin; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime annuelle

Cartes cadeaux

Participation formation

Job summary

La Mairie de Mont-Saint-Martin recherche un(e) assistant(e) technique et administratif(ve) pour assurer l interface entre la Direction des Services Techniques et les élus, partenaires et usagers. Vous garantissez la fluidité de l information et l organisation administrative du service.

Sous la supervision du Directeur des Services Techniques, vous gérez l agenda, préparez les réunions, rédigez les comptes rendus et assurez le classement et l archivage des dossiers.

Qualifications

• Maîtrise parfaite des techniques de secrétariat et de la rédaction administrative.
• Excellente aisance rédactionnelle et orthographe irréprochable.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook).
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Responsibilities

• Pilotage administratif et organisationnel: Gestion d'agenda, Organisation de réunions, Rédaction des comptes rendus et diffusion.
• Support technique et gestion de projets: Suivi administratif des marchés publics et gestion des données archivées.
• Accueil et communication: Accueil physique et téléphonique, circulation fluide de l'information entre services et partenaires.

Skills

Secrétariat administratif

Rédaction administrative

Pack Office

Connaissance collectivités territorr{?

Tools

Pack Office

Job description

Véritable pivot de notre Service Technique, vous occupez un rôle stratégique d'interface. En lien direct avec la Direction des Services Techniques (DST), les élus, les partenaires et les usagers, vous assurez la fluidité de la communication et l'organisation administrative du service. Votre mission est essentielle pour garantir le bon fonctionnement et le suivi rigoureux des dossiers techniques et projets de la collectivité.

Vos missions principales

Sous la responsabilité du Directeur des Services Techniques, vos responsabilités s'articulent autour de trois axes majeurs :

1. 1. Pilotage administratif et organisationnel :Gestion d'agenda : Optimiser l'emploi du temps du DST et des chefs de services.Organisation de réunions : Préparer les instances, rédiger les ordres du jour et assurer la prise de notes et la diffusion des comptes rendus.Gestion documentaire : Assurer le classement, l'archivage et la dématérialisation des dossiers (physiques et numériques).Suivi opérationnel : Piloter les tableaux de bord, les indicateurs de performance et veiller au respect des échéances du service.
2. 2. Support technique et gestion de projets :Appui aux marchés publics : Participer au suivi administratif des marchés, des travaux et des demandes d'intervention.Gestion de l'information : Structurer l'arborescence du serveur « Technique » et assurer l'intégration des données archivées.Interface de terrain : Assurer le lien avec le Centre Technique Municipal, notamment pour l'organisation d'événements et le respect des protocoles de sécurité (VIGIPIRATE).Gestion réglementaire : Préparer les dossiers de demande d'autorisation de manifestation en préfecture.
3. 3. Accueil et communication :Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service.Garantir la circulation fluide de l'information entre les différents services, les élus et les partenaires extérieurs.

Votre profil

Compétences techniques :Maîtrise parfaite des techniques de secrétariat et de la rédaction administrative.Excellente aisance rédactionnelle et orthographe irréprochable.Maîtrise avancée des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook).Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Qualités personnelles

• Rigueur et discrétion : Vous gérez des informations confidentielles avec professionnalisme.
• Sens de l'organisation : Vous savez gérer les priorités et mener de front plusieurs dossiers.
• Réactivité et autonomie : Vous faites preuve d'anticipation face aux imprévus techniques ou événementiels.
• Esprit d'équipe : Vous avez un sens aigu du service public et une grande capacité d'adaptation.

Conditions et Avantages

• Rémunération : Fixée selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Territoriale.
• Régime indemnitaire : Avantages liés au régime indemnitaire et complément indiciaire annuel.
• Protection sociale : Participation de l'employeur à la complémentaire santé (25 € bruts/mois) et à la prévoyance (prise en charge à 60 %).
• Avantages divers : Prime annuelle, cartes cadeaux, participation aux frais de formation et accès au groupement du personnel.