ASSISTANT·ASSISTANTE ADMINISTRATIF·VE ET FINANCIER·ERE (h/f) - EC9754

Ville de Massy; Massy; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Poste Handi-accessible

Résumé du poste

Ville de Massy recherche un assistant administratif et financier pour soutenir la Directrice du service Jeunesse, Politique de la Ville, Prévention et Insertion. Vous gérerez le budget, les factures, les marchés publics et les subventions, en veillant à la rigueur et à la transparence financière.

Horaires pleins, poste accessible aux personnes en situation de handicap, et responsabilités transverses au sein de la direction.

Qualifications

• Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, CIRIL).
• Capacité à réaliser des tableaux croisés dynamiques et à rendre compte.

Responsabilités

• Assurer le suivi et la préparation budgétaire de la direction en collaboration étroite avec les directrices.
• Vérifier et suivre les bons de commande et les devis, en relation avec les prestataires.
• Traiter et mandater les factures pour assurer la fluidité comptable.
• Établir les arrêtés de création et de nomination des régies d’avances et de recettes.
• Contrôler les régies des responsables avant transmission au service des finances.
• Participer au suivi des marchés publics et à la conformité des procédures.
• Gérer les prestations CAF et transmettre les budgets prévisionnels et rapports d’activités.
• Fournir aux espaces les éléments financiers pour leurs demandes de subventions.
• Suivre les recettes de la direction et les subventions allouées aux associations.
• Assurer l’intérim de l’assistante administrative en cas d’absence.

Connaissances

Discrétion

Rigueur admin

Synthèse

Organisation

Polyvalence

Réactivité

Priorisation

Compte-rendu

Formation

Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent

Outils

Word

Excel

Outlook

CIRIL

Description du poste

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d’années le premier pôle économique de l’Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d’un Opéra, d’une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques…), se rencontrer (380 associations), grandir (33 écoles, 4 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd’hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris‑Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

Missions

Sous la responsabilité de la Directrice du service Jeunesse, Politique de la Ville, Prévention et Insertion et, le cas échéant de la Directrice adjointe, l’assistant·assistante administratif·ve et financier·e joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du service. Il ou elle contribue activement à la gestion administrative et financière, en soutenant l’équipe au quotidien et en participant à la mise en œuvre de projets à fort impact pour le territoire. Vous avez pour missions :

Gestion administrative et financière :

• Assurer le suivi et la préparation budgétaire de la direction en collaboration étroite avec les directrices,
• Vérifier et suivre les bons de commande et les devis émis par l’ensemble de la direction, en maintenant une relation régulière et professionnelle avec les prestataires,
• Traiter et mandater les factures afin de garantir la fluidité des opérations comptables,
• Établir les arrêtés de création et de nomination des régies d’avances et de recettes (fixes et séjours),
• Contrôler les régies des responsables avant leur transmission au service des finances,
• Participer au suivi des marchés publics et contribuer à la conformité des procédures,
• Gérer les prestations CAF : transmettre les budgets prévisionnels, les comptes de résultats et les rapports d’activités,
• Fournir aux espaces les éléments financiers nécessaires à la constitution de leurs demandes de subventions,
• Suivre les recettes de la direction (subventions, financements divers),
• Assurer le suivi des subventions Ville et Politique de la Ville allouées aux associations rattachées à la direction (tableaux de suivi, notifications, participation aux arbitrages).

Référence plateforme :

• Utiliser l’outil GLPI pour le suivi des demandes internes et la gestion des incidents informatiques,
• Mobiliser le Portail Associatif pour accompagner les structures dans leurs démarches et assurer la mise à jour des informations,
• Exploiter le Portail Dauphin (Politique de la Ville) pour le suivi des dispositifs, des actions et des financements liés à Politique de la Ville.

Missions complémentaires :

• Mettre en place des réunions administratives régulières avec les assistants·es administratifs·ves des espaces de proximité afin d’harmoniser les pratiques et renforcer la circulation de l’information,
• Gérer les réservations des véhicules et du matériel de la direction pour garantir une organisation optimale des déplacements et des activités,
• Assurer l’intérim de l’assistante administrative en cas d’absence, afin de maintenir la continuité du service et la qualité du suivi administratif.

Compétences et Qualités Requises

• Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent.
• Bonne maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, CIRIL
• Maitrise des tableaux croisés dynamiques,
• Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial,
• Discrétion,
• Esprit de synthèse et capacité d’organisation confirmée,
• Capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers,
• Capacité à rendre compte,
• Polyvalence et réactivité.
• Poste Handi-accessible