Assistant ADV F/H

GL events; Marseille; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

GL events recherche un(e) gestionnaire ADV pour assurer la gestion administrative et le suivi de la relation avec les exposants, desde leur inscription jusqu’à leur accueil sur le salon.

Vous serez en charge de saisir et suivre les dossiers, accompagner les exposants par téléphone et e-mail, réaliser les relances et la facturation, et participer à l’accueil sur site lors des salons. Formation Bac+2/3 et expérience dans l’administration ou l’événementiel souhaitées.

Qualifications

• Bac+2/3 en gestion, assistanat, commerce ou événementiel.
• Première expérience dans une fonction administrative, de service clients ou dans le secteur événementiel est souhaitée.
• Organisé(e), rigoureux(se) et réactif/ve, vous savez gérer plusieurs dossiers et respectez les échéances.

Responsibilities

• Saisir, contrôler et suivre les dossiers d’inscription et commandes.
• Accompagner les exposants et répondre à leurs demandes par téléphone et par e-mail.
• Assurer les relances administratives et commerciales nécessaires au bon suivi des dossiers.
• Établir et suivre la facturation, les règlements et les encaissements clients/partenaires.
• Participer aux campagnes de communication auprès des exposants et mettre à jour les bases de données.
• Préparer les extractions et informations pour les équipes projets et opérationnelles.
• Assurer un reporting régulier auprès des Directeurs de Projet et participer à l’accueil sur site.

Skills

Relation client

Excel

Organisation

Réactivité

Travail en équipe

Education

Bac+2/3 en gestion/assist./commerce/événementiel

Tools

Base de données

Job description

Acteur de référence d’envergure internationale, GL events est présent sur les trois grands marchés de l’événementiel. Congrès, conventions, événements culturels, sportifs ou politiques, salons professionnels et grand public, le Groupe accompagne entreprises, institutions et collectivités pour imaginer, produire et accueillir des événements partout dans le monde. Créé à Lyon il y a plus de 45 ans et présent dans plus de 20 pays, il est animé par près de 6 000 collaborateurs !

MCO Congrès est un acteur majeur de l’organisation de congrès, conférences et événements scientifiques, médicaux et professionnels en France et en Europe. Depuis plus de 30 ans, l’entreprise accompagne ses clients dans la gestion d’événements en présentiel, hybride ou digital, avec plus de 1 500 réalisations à son actif. Reconnue pour son expertise et son innovation, MCO propose également des services dédiés aux associations et aux communautés scientifiques.

Poste:

Sous la responsabilité du Responsable ADV, vous assurez la gestion administrative et le suivi de la relation avec les exposants, depuis leur inscription jusqu’à leur accueil sur le salon.

À ce titre, vous êtes notamment chargé.e de :

• Saisir, contrôler et assurer le suivi des dossiers d’inscription et commandes complémentaires ;
• Accompagner les exposants et répondre à leurs demandes par téléphone et par e-mail ;
• Assurer les relances administratives, commerciales et thématiques nécessaires au bon suivi des dossiers ;
• Établir et suivre la facturation, les règlements et les encaissements clients/partenaires ;
• Participer aux campagnes de communication auprès des exposants : mailings, e-mailings, routages et invitations ;
• Mettre à jour et fiabiliser la base de données clients et partenaires ;
• Préparer les extractions et informations nécessaires aux équipes projets et opérationnelles ;
• Assurer un reporting régulier auprès des Directeurs de Projet, notamment sur le suivi des encaissements ;
• Participer à l’accueil et à l’accompagnement des exposants sur site, lors du montage et pendant les salons.

Profil:

De formation Bac+2/3 en gestion, assistanat, commerce ou événementiel, vous justifiez idéalement d’une première expérience dans une fonction administrative, de service clients ou dans le secteur événementiel.

Organisé.e, rigoureux.se et réactif.ve, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances. Vous appréciez le contact client et faites preuve d’un excellent relationnel, d’un réel sens du service et d’une bonne capacité d’adaptation.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel, et avec la gestion de bases de données. Votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler avec différents interlocuteurs seront des atouts pour réussir dans vos missions.

Enfin, votre disponibilité lors des périodes de montage et de tenue des salons vous permettra de participer pleinement à la réussite des événements.

Autres informations:

Entreprise HandiEngagée, nous sommes engagés pour la diversité et l’égalité des chances. Ce poste est ouvert à toutes et tous : nous étudions chaque candidature sans distinction et vous invitons à nous faire part de vos éventuels besoins d’aménagement. Des adaptations du poste ou des modalités de recrutement peut être mises en place. Vos échanges resteront confidentiels.