Assistant Administratif - Tive et Financier et Référent Caf - Mairie de Bethune H/F

Communes; Béthune; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Communes recherche un(e) référent CAF et gestionnaire financier pour assurer le suivi budgétaire des volets Enfance-Jeunesse et Petite Enfance, en liaison avec les services et la CAF. Vous réaliserez les bilans et les documents comptables, organisez les procédures et les suivis administratifs, et assurerez le secrétariat du service.

Poste en bureau, horaires réguliers, travail en équipe et contact avec le public; maîtrise des règles budgétaires et légales appréciée.

Qualifications

• Connaître le cadre législatif et réglementaire
• Maîtriser les règles de fonctionnement d'une collectivité (administratives et financières)
• Maîtriser les règles budgétaires et comptables d'une collectivité
• Organiser le travail avec les équipes
• Bonne capacité rédactionnelle
• Établir des contacts relationnels
• Mettre en place et faire appliquer les procédures administratives et budgétaires
• Se tenir informé des nouvelles réglementations / législations
• Avoir le sens de l'organisation, de l'initiative et de l'anticipation
• Savoir mettre en œuvre des solutions adaptées dans des situations imprévues
• Travailler en transversalité
• Posséder une autorité naturelle
• Apprécier le travail en équipe
• Avoir le sens des responsabilités et de l'initiative
• Être rigoureux
• Être réactif et à l'aise dans les relations

Responsabilités

• Assurer la gestion financière du volet Enfance - Jeunesse et la gestion des bilans en lien avec la CAF en qualité de Référente CAF.
• Assurer la gestion financière du volet " Enfance - Jeunesse ".
• Garantir la mise en application du budget de la commune au sein du service
• Superviser la gestion et le suivi financier et administratif de la comptabilité du volet " Jeunesse " du service Enfance-Jeunesse
• Elaborer et suivre le budget global du volet " Jeunesse " et les budgets spécifiques liés à chaque accueil de loisirs
• Assurer le suivi des documents comptables (bons de commandes, appels d'offres en lien étroit avec les services Commande Publique et Comptabilité)
• Assurer la transmission des bons et validation des commandes avec les prestataires
• Assurer la commande des gouters/pains etc...
• Effectuer les études de marché si nécessaire et leurs suivis
• Assurer la gestion financière du volet " Petite Enfance " en l'absence du référent
• Assurer le suivi et les bilans des prestations de service de la CAF en qualité de Référente CAF
• Réaliser les bilans mensuels, trimestriels et annuels dans le cadre des différentes prestations de service
• Assurer l'enregistrement des données dans " caf partenaires "
• Assurer le suivi des différentes prestations
• Assurer la gestion des décisions
• Rédiger les décisions et les conventions s'y rattachant
• Organiser le suivi administratif des conventions administratives
• Assurer le suivi de la procédure de publication de ces actes
• Assurer la gestion administrative du service Petite Enfance, Enfance-jeunesse, en l'absence de la référente administrative
• Assurer le secrétariat : rédiger des courriers adaptés, les notes de service
• Organiser des réunions de travail et d'équipes (établir les convocations et les comptes rendus)
• Assurer un suivi administratif du service Enfance-Jeunesse
• Garantir et assurer le suivi des demandes ponctuelles
• Gérer simultanément les activités en cours et les nombreuses demandes ponctuelles
• Aide à la gestion de la boîte mail du service Petite Enfance, Enfance-Jeunesse
• Réception et contrôle des dossiers d'inscription enfants.
• Utiliser le Logiciel Concerto
• Réceptionner les appels téléphoniques et savoir les rediriger

Connaissances

Cadre législatif

Règles collectivité

Budgets et comptabilité

Organisation équipe

Rédaction

Relations

Procédures admin/budg

Veille réglementaire

Organisation/initiative

Résolution de problèmes

Transversalité

Autorité

Esprit d'équipe

Responsabilité

Rigueur

Réactivité

Outils

Concerto

Description du poste

Assurer la gestion financière du volet Enfance - Jeunesse et la gestion des bilans en lien avec la CAF en qualité de Référente CAF.

Assurer la gestion financière du volet " Enfance - Jeunesse ".

Garantir la mise en application du budget de la commune au sein du service

Superviser la gestion et le suivi financier et administratif de la comptabilité du volet " Jeunesse " du service Enfance-Jeunesse

Elaborer et suivre le budget global du volet " Jeunesse " et les budgets spécifiques liés à chaque accueil de loisirs

Assurer le suivi des documents comptables (bons de commandes, appels d'offres en lien étroit avec les services Commande Publique et Comptabilité)

Assurer la transmission des bons et validation des commandes avec les prestataires

Assurer la commande des gouters/pains etc...

Effectuer les études de marché si nécessaire et leurs suivis

Assurer la gestion financière du volet " Petite Enfance " en l'absence du référent

Assurer le suivi et les bilans des prestations de service de la CAF en qualité de Référente CAF

Réaliser les bilans mensuels, trimestriels et annuels dans le cadre des différentes prestations de service

Assurer l'enregistrement des données dans " caf partenaires "

Assurer le suivi des différentes prestations

Assurer la gestion des décisions

Rédiger les décisions et les conventions s'y rattachant

Organiser le suivi administratif des conventions administratives

Assurer le suivi de la procédure de publication de ces actes

Assurer la gestion administrative du service Petite Enfance, Enfance-jeunesse, en l'absence de la référente administrative

Assurer le secrétariat : rédiger des courriers adaptés, les notes de service

Organiser des réunions de travail et d'équipes (établir les convocations et les comptes rendus)

Assurer un suivi administratif du service Enfance-Jeunesse

Garantir et assurer le suivi des demandes ponctuelles

Gérer simultanément les activités en cours et les nombreuses demandes ponctuelles

Aide à la gestion de la boîte mail du service Petite Enfance, Enfance-Jeunesse

Réception et contrôle des dossiers d'inscription enfants.

Missions complémentaires

Utiliser le Logiciel Concerto

Réceptionner les appels téléphoniques et savoir les rediriger

SAVOIRS

• Connaître le cadre législatif et réglementaire
• Maitriser les règles de fonctionnement d'une collectivité (règles administratives et financières)
• Maitrise des règles budgétaires et comptables d'une collectivité

SAVOIRS FAIRE

• Organiser le travail avec les équipes
• Posséder une bonne capacité rédactionnelle
• Etablir des contacts relationnels
• Mettre en place et faire appliquer les procédures administratives et budgétaires
• Se tenir informer des nouvelles réglementations / législations
• Avoir le sens de l'organisation, de l'initiative et de l'anticipation
• Savoir mettre en oeuvre des solutions adaptées dans des situations imprévues
• Être capable de travailler en transversalité

SAVOIR ETRE

• Posséder une autorité naturelle
• Apprécier le travail en équipe
• Avoir le sens des responsabilités et de l'initiative
• Être rigoureux
• Être réactifÊtre à l'aise dans les relations

Environnement de travail

• Travail de bureau

Horaires réguliers

Contacts avec le public