Assistant Administratif Polyvalent — Secteur Public, Paris

La Gazette des Communes; Paris; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Participation mutuelle santé et prévoy

Tickets restaurant

Charte du télétravail

Prime semestrielle

Job summary

La Gazette des Communes recrute un assistant au sein du service Gestion Patrimoniale, pour assurer le soutien administratif et opérationnel des équipes et garantir la fluidité des processus. Vous suivrez des dossiers variés et contribuerez à la qualité des productions du service.

Vous disposez d'un bac ou équivalent et d'une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans une collectivité ou établissement public.

Qualifications

• Titulaire du grade de rédacteur et/ou d’un diplôme de niveau Bac, avec une expérience significative dans la gestion administrative.
• Idéalement expérience au sein d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public.
• Maîtrise des procédures administratives et des outils bureautiques.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif et documentaire des dossiers du service dans différents domaines d'activité (urbanisme, gestion patrimoniale des ouvrages et réseaux, maîtrise des risques, SIG, systèmes d'information métiers, hydraulique), en veillant à la qualité et à la traçabilité des informations.
• Participer à la gestion administrative des marchés publics, conventions et prestations externes : Préparation des pièces administratives, suivi des consultations et des commandes, constitution des dossiers d'exécution et mise à jour des outils de suivi.
• Réaliser les demandes d'engagement budgétaire et assurer le suivi du service fait en lien avec les agents du service et les services supports.
• Vérifier, mettre en forme et assurer le suivi des documents administratifs du service (rapports, délibérations, notes, comptes rendus, présentations, courriers), dans le respect des procédures et des modèles en vigueur.
• Assurer la gestion des archives papier et numériques du service, contribuer à l'organisation documentaire et veiller à l'application du plan de classement.
• Organiser et coordonner les réunions, gérer les agendas, les plannings et les déplacements professionnels, tout en assurant l'interface avec les interlocuteurs internes et externes.
• Assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants, en veillant au respect des délais et des circuits de validation.
• Contribuer à la mise à jour des bases de données, tableaux de bord et outils de pilotage du service, et participer à la production d'indicateurs d'activité.
• Apporter un appui transversal aux agents du service dans leurs démarches administratives
• Assurer, lorsque nécessaire, l'intérim des autres assistants de la Direction Prospective Patrimoine.

Skills

Organisation

Rigueur

Méthodique

Rédaction

Travail en équipe

Education

Grade de rédacteur

Diplôme de niveau Bac

Tools

Suite bureautique

Job description

La Gazette des Communes recrute un assistant au sein du service Gestion Patrimoniale, pour assurer le soutien administratif et opérationnel des équipes et garantir la fluidité des processus. Vous suivrez des dossiers variés et contribuerez à la qualité des productions du service.

Vous disposez d'un bac ou équivalent et d'une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans une collectivité ou établissement public.