Assistant Administratif Matériel et Direction Groupe (H/F)

Tc Transports; France; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

TC-transports recherche un/une Assistant Adminsitratif Matériel et Direction Groupe à Digoin (71). Vous assurerez le soutien administratif du parc matériel et contribuerez au pilotage des coûts.

Vous travaillerez sous la responsabilité du Responsable Parc matériel Groupe et collaborerez avec les filiales pour assurer la conformité, la maintenance et l'optimisation du parc, tout en participant à l'organisation de la direction et des projets internes.

Qualifications

• Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative.
• Expérience de 2 à 5 ans minimum sur un poste administratif, idéalement dans les secteurs du transport, de la logistique, de la gestion de flotte ou de la maintenance de matériels roulants.
• Maîtrise Excel (niveau avancé) et logiciels métiers (TMS/ERP).

Responsabilités

• Assister le Responsable Parc matériel Groupe dans la gestion opérationnelle et administrative du parc d'équipements afin d'assurer leur disponibilité, leur maintenance, leur conformité et l'optimisation de leur utilisation.
• Contribuer au suivi des coûts et à l'amélioration des processus de gestion.
• Apporter un support administratif et organisationnel à la Direction Groupe.

Connaissances

Excel avancé

TMS/ERP

IA

Gestion flotte

Connaissance démarches véhicules

Rigueur et organisation

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative

Outils

TMS

ERP

Description du poste

Groupe familial de transport et de logistique, TC-transports est un acteur incontournable des solutions transport sur l’hexagone depuis 40 ans.En agissant de manière économiquement, écologiquement et socialement responsable, TC-transports a l'ambition de contribuer à améliorer la qualité de vie de ses parties prenantes et préserver les moyens de subsistance des générations actuelles et futures.TC-transports, emploie plus de 700 personnes sur 10 sociétés en France.Nous recherchons pour rejoindre notre Holding, un/une Assistant Adminsitratif Matériel et Direction Groupe (H/F).Le poste est basé à Digoin (71).

Missions principales

• Assister le Responsable Parc matériel Groupe dans la gestion opérationnelle et administrative du parc d'équipements afin d'assurer leur disponibilité, leur maintenance, leur conformité et l'optimisation de leur utilisation.
• Contribuer au suivi des coûts et à l'amélioration des processus de gestion.
• Apporter un support administratif et organisationnel à la Direction Groupe.

Gestion administrative du parc matériel

• - S’assurer de la bonne tenue dans TMS des fiches matériels (tracteurs routiers, porteurs, remorques, semi-remorques, hayons, équipements, etc.)
• - Enregistrer les acquisitions, cessions et mises au rebut, selon process spécifique pour le groupe TC
• - S’assurer du bon suivi des affectations des matériels aux filiales du groupe
• - Mettre à jour les dossiers administratifs de chaque matériel , selon process défini.
• - Émettre les demandes de modifications de carte grise à notre atelier intégré suite cession ou autre
• - Réaliser les certificats de cessions des matériels pour le groupe TC
• - S’assurer de l’enregistrement des modifications dans les sites de l’administration

Suivi réglementaire

• - Assister le RPM dans la gestion et le suivi documentaire des contrôles techniques & autres contrôles réglementaires
• - Réaliser pour le groupe TC les contrats de location sans conducteur & gérer les échéances, anticiper les renouvellements
• - Assurer le suivi des assurances sur les entrées et sorties des matériels, pour le groupe TC, ainsi que sur les demandes spécifiques en relation avec la flotte.
• - Veiller au respect des obligations & échéances réglementaires liées au transport routier.

Gestion de la facturation

• - Vérifier la conformité des prestations avant la facturation , vérifier l'application des tarifs, contrats et conventions
• - Établir les factures liées à la location ou à la mise à disposition du matériel. Roulng et autres
• - Facturer les prestations autres lorsque celles-ci sont refacturables (achat/ revente en lien avec le parc matériel)
• - Émettre les factures Proforma de cession ou de vente de matériel.
• - Émettre les factures Proforma de consignation de TVA
• - Établir les avoirs en cas d'annulation ou de régularisation.

Assistance à la gestion des énergies et autres coûts directs en lien avec la flotte

• - Participer au suivi des consommations de carburant (alerte anomalies)
• - Assurer le suivi et des péages autoroutes
• - Établir des tableaux de suivi des coûts pour le compte des Directeurs de sociétés

Gestion documentaire

• - Classer & scanner les documents administratifs.
• - Archiver les rapports d'intervention.
• - Gérer les contrats et les garanties.
• - Préparer les dossiers en cas de contrôle ou d'audit.
• - Participer à la consolidation des indicateurs de performance liés au parc matériel

Coordination

• Faire le lien entre le RPM, la Direction Générale TC et les Directeurs des filialsur:
  • - La planification des indisponibilités des matériels
  • - L’organisation des livraisons des matériels neufs vers les agences
  • - Le bon suivi des suivis des demandes d'intervention. (pool M)

Assistanat de Direction

• - Assurer un soutien administratif à la Direction.
• - Organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers et comptes rendus).
• - Préparer et mettre en forme les courriers, notes, tableaux de bord et présentations.
• - Assurer le suivi administratif de certains dossiers transverses et des demandes de la Direction.
• - Participer à l'organisation logistique des réunions, déplacements et événements internes, selon les besoins.

Profil recherché

Formation

Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat de gestion, assistanat de direction

Expérience

Une expérience de 2 à 5 ans minimum sur un poste administratif, idéalement dans les secteurs du transport, de la logistique, de la gestion de flotte ou de la maintenance de matériels roulants

Compétences techniques

• - Excellente maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Excel : niveau avancé)
• - Aisance avec les logiciels métiers (TMS, ERP ou outils de gestion de flotte).
• - Aisance avec les nouvelles technologies (IA, ...)
• - Connaissance des démarches administratives liées aux véhicules professionnels.
• - Bonne compréhension des obligations réglementaires du transport routier.
• - Maîtrise des processus de facturation et de suivi administratif.

Qualités personnelles

• - Rigueur et sens de l'organisation.
• - Excellentes capacités administratives et documentaires.
• - Discrétion, confidentialité et professionnalisme
• - Autonomie et sens des priorités.
• - Esprit d'analyse et aptitude à détecter les anomalies.
• - Qualités relationnelles et sens du service.
• - Discrétion et respect de la confidentialité.
• - Capacité à travailler en coordination avec différents interlocuteurs internes et externes