Assistant Administratif

Arseaa - action solidaire; Valence; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Arseaa - action solidaire recherche un(e) secrétaire/administration pour le Foyer de vie et le Pôle adultes à Valence d'Agen. Vous assurez l’accueil et la gestion administrative, saisie sur NETVIE et suivi des plannings RH.

Vous travaillerez en collaboration avec l’équipe et participerez aux réunions administratives, en assurant discrétion, organisation et rigueur dans le traitement des données et le classement archivage.

Qualifications

• Diplôme en Secrétariat/administration de niveau V minimum et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word – Excel – PowerPoint).
• Maîtrise des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé).
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Une première pratique des logiciels OCTIME et NETVIE serait appréciée.
• Capacités d'adaptation et de travail en collaboration avec l’équipe administrative du Pôle et l’équipe pluridisciplinaire de l'établissement.
• Autonomie, capacité d’initiative, discrétion, rigueur et méthodologie.
• Capacité à prioriser les urgences et les échéances, organisation, capacité d’analyse.
• Discrétion et respect de la confidentialité des données.
• Au delà des compétences, vous vous démarquez par votre relationnel et votre goût pour le travail en équipe.
• De plus, vous êtes animé.e par le sens du service et faites preuve d’adaptabilité auprès d’interlocuteurs variés.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.
• Secrétariat et gestion administrative de l'établissement "Foyer de vie les Cèdres".
• Suivi de l'activité et fiabilité des données saisies sur NETVIE, élaboration des tableaux de gestion.
• Suivi des ressources humaines de l'établissement, saisie et suivi sur le logiciel de gestion du temps des plannings des salariés et stagiaires, gestion des remplacements : contacts, précontrats, planning, accueil des nouveaux embauchés.
• Participation aux réunions de coordination administrative du Pôle, propositions dans le cadre de l'amélioration continue.

Connaissances

Word

Excel

PowerPoint

Outils collaboratifs

Archivage

Numérisation

Autonomie

Initiative

Discrétion

Rigueur

Méthodologie

Esprit d'équipe

Formation

Diplôme en Secrétariat/administration de niveau V

Outils

OCTIME

NETVIE

Description du poste

Sous L’autorité Du Directeur De Pôle Et Par Délégation Sous La Responsabilité Hiérarchique Du Chef De Service Foyer "les Cèdres" Et En Lien Avec Les Services Administratif, Financier, Logistique Et Qualité Du Pôle, Vous Assurez

L’accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.

Le secrétariat et la gestion administrative de l'établissement "Foyer de vie les Cèdres".

Le suivi de l'activité et la fiabilité des données saisie sur le logiciel métier NETVIE, contribue à l’élaboration des tableaux de gestion de l'établissement

Le suivi des ressources humaines de l'établissement, la saisie et le suivi sur le logiciel de gestion du temps des plannings des salariés et stagiaires, la gestion des remplacements : contacts, précontrats, planning, accueil des nouveaux embauchés.

La participation aux réunions de coordination administrative du Pôle, vous êtes force de propositions dans le cadre de la politique d'amélioration continue du Pôle et des établissements.

Lieu D'activité

Pôle adultes Henri Cros – 89 Chemin du Sirat - 82400 Valence d'Agen

Foyer Occupationnel « Résidence des Cèdres » ESAT, Entreprise Adaptée, Foyer d’Hébergement, Foyer Occupationnel, S.A.V.S., MAPHV « Las Canneles », FAM.

Profil Recherché

• Diplôme en Secrétariat/administration de niveau V minimum (BTS, DUT…) et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word – Excel – PowerPoint)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Une première pratique des logiciels OCTIME et NETVIE serait appréciée.
• Capacités d'adaptation et de travail en collaboration avec l’équipe administrative du Pôle et l’équipe pluridisciplinaire de l'établissement.
• Autonomie, capacité d’initiative, discrétion, rigueur et méthodologie.
• Capacité à prioriser les urgences et les échéances, organisation, capacité d’analyse.
• Discrétion et respect de la confidentialité des données.
• Au delà des compétences, vous vous démarquez par votre relationnel et votre goût pour le travail en équipe.
• De plus, vous êtes animé.e par le sens du service et faites preuve d’adaptabilité auprès d’interlocuteurs variés.