Assistant administratif (H/F)

ENERIA (FRA); Montlhéry; Sur place; EUR 21 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Monnoyeur Group recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le traitement administratif du périmètre et servir d’interlocuteur privilégié auprès des parties prenantes internes.

Vous gérerez l’accueil, la gestion du courrier, les commandes de fournitures et le suivi des audits internes et externes, tout en assurant l’administration du personnel et l’archivage.

Qualifications

• Niveau Bac dans le domaine administratif souhaité et/ou expérience significative souhaitée.
• Connaissances générales des outils informatiques et des systèmes d’information.
• Compétences relationnelles et sens de l’organisation.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique des clients, prestataires et fournisseurs.
• Réception et expédition du courrier.
• Préparer l’intégration des collaborateurs (badges, équipements).
• Contribuer à l’organisation des évènements internes et externes.
• Suivre les demandes d’assurances spécifiques (TRC, RC décennales).
• Contribuer aux audits internes et externes et à l’archivage des documents.
• Gérer l’administration du personnel (heures, congés).
• Réaliser et imputer les factures et gérer le stock de fournitures.

Connaissances

Administration

Planning

Communication

Rigueur

Formation

Bac dans le domaine administratif

Outils

MS Office

ERP/SIS

Description du poste

Sur la base des activités confiées par sa hiérarchie, l’assistant(e) administratif(ve) est en charge du traitement administratif de son périmètre. Il(Elle) est un support et un(e) interlocuteur(rice) privilégié(e) auprès des parties prenantes internes.

Job Description Summary JOB PURPOSE

Based on the activities assigned by his/her hierarchy, the administrative assistant is in charge of the administrative processing of his/her scope. He/she is a support and a privileged interlocutor with internal stakeholders.

Job Description ACTIVITES SIGNIFICATIVES

Gestion administrative

• Assurer l’accueil (téléphonique, physique) sur son périmètre (clients, prestataires, fournisseurs, etc.)
• Assurer la réception et l’expédition du courrier
• Participer à la préparation de l’intégration des collaborateurs (badges, équipements, etc.)
• Contribuer à l’organisation des évènements internes et externes
• Suivre les demandes d’assurances spécifiques (TRC, RC décennales)
• Contribuer aux bons résultats des audits internes et externes (préparation des documents administratifs, respect des normes, etc.), en collaboration avec sa hiérarchie
• Assurer l’administration du personnel de son périmètre (heures travaillées, congés, etc.)
• Assurer l’archivage des documents administratifs de son périmètre

Gestion de commandes

• Réaliser les commandes et gérer le stock de fournitures et équipements de protection individuelle de son périmètre
• Assurer les relations avec les prestataires et s’assurer du respect des engagements contractuels (prestations, facturation, etc.)
• Contrôler et imputer les factures de fournisseurs, prestataires et les coûts de cessions internes

RESPONSABILITES ET LATITUDES D’ACTION

• Être garant(e) de la gestion administrative de son périmètre
• Être garant(e) de la gestion du stock de fournitures et équipements de son périmètre
• Être garant(e) de la fiabilité des informations saisies dans les outils métier
• Connaitre et appliquer les procédures et règles de conformité internes et externes

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES

DIPLOME(S) ET/OU EXPERIENCE(S)

Niveau Bac dans le domaine administratif souhaité et/ou expérience significative souhaitée

CONNAISSANCE(S) SPECIFIQUE(S)

• Compétence(s) technique(s)
• Connaissance générale dans le domaine administratif (planification, gestion de commande, etc.)
• Connaissance générale des outils informatiques et systèmes d’information Niveau élémentaire en anglais (A2)
• Compétence(s) comportementale(s) Sens relationnel Rigueur Sens de l’organisation Réactivité Ecoute active Adaptabilité

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