Assistant administratif H/F

Volkswagen Group; Limonest; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle

Participation déjeuner

Accès à une plateforme de réductions

Job summary

SUMA, groupe régional à taille humaine, recherche un·e assistant·e administratif·ve pour soutenir l’assistante de direction et le responsable travaux et maintenance. Vous prenez en charge les tâches administratives courantes et assurez l’organisation du siège à Limonest.

Vous travaillez au quotidien avec les équipes et contribuez à la tenue des tableaux de suivi, à la rédaction de documents et à l’archivage numérique. Une première expérience en secrétariat est requise.

Qualifications

• Première expérience en secrétariat ou en gestion administrative impérative.
• Maîtrise de Word et Outlook, et aisance avec Excel pour le suivi de données et la mise en forme de tableaux.
• Orthographe soignée et expression claire à l’écrit comme à l’oral.
• Discrétion et respect de la confidentialité indispensable du fait de la proximité avec la direction.

Responsibilities

• Alimenter et tenir à jour les tableaux de suivi (énergies, immobilier, etc.).
• Exploiter les données pour réaliser des reporting réguliers et mettre en évidence les informations utiles aux équipes.
• Structurer les dossiers numériques partagés (numérisation, classement, archivage).
• Préparer des courriers et dossiers à partir des modèles existants.
• Assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes et suivre les relances.
• Constituer des dossiers complets et veiller à l’absence de pièces manquantes.
• Participer à l’organisation des réunions et de la gestion des fournitures.
• Prendre progressivement en charge certains dossiers et devenir interlocuteur·rice référent·e.

Skills

Word

Outlook

Excel

Numérisation

Gestion documentaire

Communication écrite et orale

Esprit d’équipe

Tools

Word

Outlook

Excel

Job description

SUMA c’est 27 points de vente et de services de proximité, 16 marques et 380 collaborateurs passionnés répartis sur 5 départements (Rhône, Saône-et-Loire, Nièvre, Allier et Ain).

Rejoignez un groupe régional à taille humaine qui saura compléter votre formation actuelle et vous accompagner en vous donnant les moyens de réaliser vos ambitions.

Rejoindre SUMA, c’est choisir une entreprise innovante, chaleureuse et ambitieuse.

Pour renforcer son siège situé à Limonest (69), SUMA recrute un·e assistant.e. administratif·ve. Vous épaulez notre assistante de direction ainsi que notre responsable travaux et maintenance du groupe en prenant en charge les tâches administratives courantes, afin de leur permettre de se consacrer pleinement à leurs dossiers prioritaires.

Type de contrat : CDI – 35 h
Prise de poste : janvier 2027
Rémunération : à partir de 1 888 € brut mensuel, selon profil et expérience
Avantages : mutuelle, participation déjeuner (carte Swile), accès à une plateforme de réductions.

Ce que nous vous proposons :

Vous travaillez au quotidien aux côtés de l’assistante de direction et du responsable travaux et maintenance, qui organisent les tâches qui vous sont confiées et en fixent les priorités.
Un poste idéal pour découvrir le fonctionnement d’un groupe automobile et gagner progressivement en autonomie.

Vos principales missions seront :

• Alimenter et tenir à jour les multiples tableaux de suivi de l’activité (énergies, immobilier, etc.).

• Exploiter ces données pour réaliser des reporting réguliers et mettre en évidence les informations utiles aux équipes.

• Structurer les dossiers numériques partagés (numérisation, classement, archivage) pour que chacun accède facilement à l’information.

• Préparer des courriers, documents et dossiers soignés à partir des modèles existants.

• Assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes : envoi des documents et suivi des relances.

• Constituer des dossiers complets en veillant à ce qu’aucune pièce ne manque.

• Participer à l’organisation des réunions et des rendez-vous, et veiller à la gestion des fournitures.

• Prendre progressivement en charge certains dossiers en autonomie et en devenir l’interlocuteur·rice de référence.

• Proposer des améliorations dans l’organisation et les outils de suivi pour gagner en efficacité.

Profil recherché :

• Vous appréciez le travail administratif et le réalisez avec soin.

• Sérieux·se, fiable, ponctuel·le et organisé·e, vous savez suivre les consignes, rendre compte de l’avancement de votre travail et signaler rapidement une difficulté.

• Curieux·se, vous avez envie de comprendre le fonctionnement de l’entreprise et de vous impliquer dans les dossiers confiés.

• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité sont indispensables, compte tenu de la proximité avec la direction.

• Vous maîtrisez Word et Outlook, et êtes à l’aise avec Excel pour le suivi de données et la mise en forme de tableaux.

• Vous êtes à l’aise avec la numérisation, les fichiers PDF et le classement informatique.

• Votre orthographe est soignée et votre expression, écrite comme orale, est claire.

• Votre esprit d’équipe et votre disponibilité dans les échanges seront particulièrement appréciés.

• Une première expérience en secrétariat ou en gestion administrative est impérative.

Ce que nous offrons :

• Un environnement de travail convivial au sein d’un groupe régional à taille humaine.

• Un poste au cœur du siège, en lien direct avec la direction et le service travaux et maintenance.

• Un accompagnement au quotidien pour monter progressivement en autonomie.

• Une rémunération selon profil et expérience, ainsi que des avantages : mutuelle, participation déjeuner et accès à une plateforme de réductions.

• Des possibilités d’évolution au sein du réseau SUMA en pleine croissance.

Toutes les candidatures sont examinées avec attention, quel que soit le parcours. Si vous aimez le travail bien fait et souhaitez rejoindre l’équipe du siège,