Assistant Administratif (F/H)

IÉSEG School of Management

Lille

In loco

EUR 28.000 - 36.000

Tempo pieno

4 ore fa

Candidati tra i primi

Una candidatura completa in un minuto

Curriculum e lettera di presentazione personalizzati, pronti da inviare.

Supera i filtri ATS

Vantaggi offerti da questo lavoro

33 jours de congés + RTT

Titres-restaurants

Accord d’intéressement

Accord de télétravail

Remboursement des frais de transport ‑

Descrizione del lavoro

L’IÉSEG School of Management recrute pour son Faculty Affairs Office sur le campus de Lille un(e) Assistant Administratif (F/H). Vous assurez l’accompagnement administratif du corps professoral et des prestataires d’enseignement, avec un fort accent sur la gestion des dépenses et la facturation.

Vous serez intégré(e) à une équipe de 11 collaboratrices, travaillant dans un contexte international et bilingue.

Competenze

Formation Bac+2 avec au moins 1 an d’expérience en gestion administrative.
Bon niveau d’anglais pour échanges écrits et oraux avec un public international.
Maîtrise du Pack Office et outils informatiques / bases de données.

Mansioni

Réaliser le recrutement des professeurs (permanents et non-permanents).
Accueillir les nouveaux professeurs et suivre les dépenses des départements.
Organiser des évènements et des réunions de travail.
Gérer l’évaluation annuelle et les programmes de formation continue.
Assurer la facturation des prestataires d’enseignement.

Conoscenze

Anglais courant

Organisation

Rigueur

Autonomie

Esprit d’équipe

Confidentialité

Réactivité

Gestion multitâche

Formazione

Bac+2

Strumenti

Pack Office

Gestion/ Bases de données

Descrizione del lavoro

L’IÉSEG est une Grande École de Management, reconnue pour son excellence académique et sa dimension internationale. Avec un effectif de plus de 600 salariés permanents et 9000 étudiants répartis sur ses campus de Lille, Paris-La Défense et Montréal (Canada), l’IÉSEG est classée à la 26ème place des meilleurs Masters in Management au niveau international.

Rejoindre l'IÉSEG c’est :

Intégrer une organisation engagée en matière de RSE, avec des valeurs fortes et un projet d’entreprise porteur de sens,
Évoluer dans un environnement multi-culturel et en mouvement permanent,
Accompagner le développement de l’école,
Développer ses compétences.

L’IÉSEG recrute pour son Service de Gestion des Enseignants, sur le campus de Lille un(e) :

Assistant Administratif (F/H)

Le poste est proposé au sein du Faculty Affairs Office / Service de Gestion des Enseignants, dont l’objectif est l’accompagnement administratif auprès du corps professoral et les prestataires d’enseignement.

Les missions de l’équipe sont variées et incluent : le recrutement des professeurs (permanents et non-permanents), l’accueil des nouveaux professeurs, le suivi des dépenses des départements, l’organisation d’évènements/réunions de travail, le processus d’évaluation annuelle et la gestion de programmes de formation continue des professeurs et staff, la gestion de la facturation des prestataires d’enseignement.

80% des professeurs permanents étant internationaux, la communication interculturelle (et en langue anglaise) est au cœur des activités du service.

Vos missions :

Rattaché à la Responsable Adjointe du service, et au sein d’une équipe composée de 11 collaboratrices, vous aurez pour missions :

Contractualisation et facturation des prestaires d’enseignement :

Envoi et suivi des contrats d’applications pour les prestataires d’enseignement
Gestion des factures des prestataires d'enseignement

Gestion de remboursements des frais des intervenants :

Gestion des remboursements des frais de déplacement, dans le cadre de la politique de l'école
Approbation des demandes de réservation de déplacement inter-campus sur la plateforme dédiée

Assistanat auprès de Chefs de Département et Responsables de majeures :

Organisation de réunions et teambuilding
Collecte d’information, gestion de communications, prise de compte rendus en anglais et français
Suivi de la charge d’enseignement d’enseignants
Saisie de données et mise à jour de bases de données

Votre Profil :

De formation Bac +2, vous justifiez d’une expérience d'un an minimum sur des missions liées à la gestion administrative, idéalement acquise dans un établissement d’enseignement supérieur ou dans un contexte international.
Vous avez un très bon niveau d’anglais qui vous permet d’échanger oralement et à l’écrit avec un public international (ex : savoir rédiger des emails, des notes d’information, des compte-rendu de réunion en anglais).
Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint). Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (ex : logiciels de gestion ou base de données) et de communication.
Qualités recherchées : organisation, rigueur, autonomie, esprit d’équipe polyvalence, confidentialité, qualités relationnelles,. Vous faites preuve de réactivité, disponibilité et flexibilité. Vous savez gérer des interlocuteurs multiples, prioriser et gérer en parallèle plusieurs dossiers.

Ce que l’on vous propose :