Assistant administratif F/H

Département du Val d'Oise; Cergy; Sur place; EUR 32 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département du Val d’Oise recrute pour la Direction de la Culture un agent de soutien administratif et budgétaire. Vous coordonnez les actes administratifs et budgétaires, suivez les dossiers de subventions et préparez des rapports et conventions avec les services partenaires.

Vous assurez l’accueil, la gestion d’agenda et le suivi des informations, tout en garantissant confidentialité, rigueur et adaptabilité selon les interlocuteurs et les contextes culturels du Val-d’Oise.

Qualifications

• Organisation et méthode.
• Savoir prendre des notes.
• Maîtriser les outils informatiques: Elise, Grand Angle, Gédélib et Suite Office.
• Savoir monter et suivre un budget simple.
• Rédiger et renseigner les outils de gestion et tableaux de bord.
• Connaître les règles de la comptabilité publique et du règlement financier.
• Connaître les règles de la commande publique et les procédures.

Responsabilités

• Instruction des demandes de subventions et analyse budgétaire en collaboration avec les chargés de mission et le Service Coordination administrative et budgétaire.
• Rédaction de rapports, délibérations et conventions; co-préparation des comités techniques et notes pour la direction et les élus.
• Suivi comptable et budgétaire; mise à jour des matrices et outils de pilotage.
• Gestion de l’agenda de la directrice et accueil, orientation des demandes et gestion des urgences.
• Appui à l’activité générale du service et appui à l’Assistante de direction; interventions sur Outils internes et commandes pour la Culture.
• Participation aux réflexions sur les missions et l’organisation du service et information/conseil auprès des interlocuteurs internes et externes.

Connaissances

Organisation

Prise de notes

Informatique

Gestion budgétaire

Communication

Diplomatie

Outils

Elise

Grand Angle

Gédélib

Suite Office

Description du poste

Collectivité de 4 000 agents exerçant plus de 160 métiers, le Département du Val d’Oise s’investit au quotidien au service de plus de 1,2 million de Valdoisiens.

La direction de la Culture est chargée de proposer et de mettre en œuvre la politique culturelle du Conseil départemental du Val d'Oise.

Elle élabore et développe des projets à destination de tous les publics, avec une attention particulière aux publics en lien avec les compétences sociales du Département, joue un rôle d’accompagnement, d'expertise et de conseil auprès des acteurs culturels et des collectivités, pour favoriser le déploiement d’une offre artistique et culturelle de qualité, diversifiée, innovante et accessible sur tous les territoires et à destination de tous les publics.

Son service de coordination administrative et budgétaire coconstruit les projets en collaboration étroite avec les différentes équipes de la direction. Il pilote l’ensemble des actes administratifs, juridiques et budgétaires. Il coordonne la démarche d’excellence opérationnelle, d’évaluation et de mesure d’impact des actions menées ou soutenues et mène la nouvelle stratégie de mécénat culturel de la collectivité.

Interlocuteur privilégié des directions « ressources » du Département (Finances, Affaires Juridiques, Achat Public…), il compte 8 collaborateurs impliqués au quotidien dans les actions de la direction.

1/ Travail en lien avec les différents services de la direction de la Culture

2/ Soutien administratif et comptable au Service de Coordination administrative et budgétaire, en fonction des besoins du Service :

• Instruction de demandes de subventions, en collaboration avec les chargés de mission référents et le Service Coordination administrative et budgétaire :
• Instruction des dossiers, analyse des projets et analyse budgétaire
• Identification d’indicateurs d’évaluation et de mesure d’impact, analyse critique
• Co-rédaction des rapports, délibérations et conventions
• Co-préparation des comités techniques
• Co-préparation des notes, bilans et aides à la décision pour la direction, la DG et les élus
• Lien avec les partenaires, participation aux réunions et comités de suivi
• Participation au montage de projets pilotés par l’équipe de la direction de la Culture :
• suivi des appels à projets et des marchés : co-rédaction du cahier des charges, lancement et suivi des procédures
• Co-rédaction de conventions et contrats
• Suivi comptable et budgétaire
• Mise à jour régulière de matrices, tableaux de suivi, outils de pilotage
• Réalisation d'opérations comptables, en collaboration avec les collègues du service, la plateforme comptable et la DF
• Appui à l'activité générale du service :
• Participation aux réflexions du Service Coordination administrative et budgétaire sur ses missions et son organisation, et sur l'optimisation des procédures
• Information et conseil auprès des autres services et des interlocuteurs extérieurs
• Rédaction de compte-rendu de réunions, courriers et notes

3/ Soutien à l’Assistante de direction dans les missions suivantes :

• Gestion de l’agenda de la directrice, voire de la directrice adjointe
• Accueil, téléphone, courrier, orientation des demandes et gestion des urgences
• Gestion d’ELISE
• Référent DAPR et coordination des demandes de la Direction
• Mise en forme de courriers, compte-rendus, notes. Rédaction de courriers simples.
• Interventions possibles sur Kdélib
• Commandes diverses pour la direction de la Culture
• Actualisation des fichiers
• Et toute mission qui pourrait s’avérer nécessaire en lien avec les projets déployés par la direction de la Culture

Et intérims des missions de l’Assistante de direction.

1/ Savoir-faire Technique

• Organisation et méthode
• Savoir prendre des notes
• Maîtriser les outils informatiques (suite office, Elise, Grand Angle, Gédélib)
• Savoir monter et suivre un budget simple
• Savoir remplir des outils de gestion, tableaux de bords, indicateurs d’évaluation et de mesure d’impact
• Connaître et appliquer les règles de la comptabilité publique et le règlement financier
• Connaître et appliquer les règles de la commande publique
• Connaître et respecter les procédures

2/ Savoir-faire relationnel

• Confidentialité et fiabilité
• Sens du service
• Savoir travailler en transversalité
• Avoir le sens de l'écoute et de la diplomatie
• Avoir le sens du travail en équipe
• Savoir communiquer, expliquer, renseigner
• Savoir s'adapter à des interlocuteurs/ contextes/ situations variés, être réactif, faire preuve de souplesse

3/ Connaissances

• Connaissances administratives
• Connaissances budgétaires et de comptabilité publique
• Connaissance des institutions et des acteurs culturels du Val d'Oise serait un plus