MÉDIATHÈQUE – Responsable administratif et communication

Ville de Gap; Gap; Sur place; EUR 27 000 - 39 000; Temps partiel

Résumé du poste

Ville de Gap recherche un responsable administratif pour la Médiathèque, en lien avec le directeur et la direction. Vous assurez la gestion administrative, financière et budgétaire, garantissant la fiabilité des procédures et le bon fonctionnement de l’établissement.

Vous participez à la préparation et au suivi des marchés publics, à la rédaction des contrats et conventions, et à la coordination des outils de communication papier et numérique.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des collectivités et des finances publiques.
• Maîtrise des règles budgétaires et comptables.
• Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale.
• Utilisation du logiciel Astre GF et des suites bureautiques.

Responsabilités

• Participer à l’élaboration et au contrôle du budget et des marchés publics.
• Suivre l’action culturelle: contrats, conventions, réservations et suivi comptable.
• Gérer les ressources humaines: congés, absences et formation.
• Assurer la communication papier et numérique de la Médiathèque.
• Être interface avec les services municipaux et les médias locaux.

Connaissances

Connaissance des collectivités

Règles budgétaires et comptables

Réseaux sociaux

Expression écrite et orale

Formation

Bac pro / BTS en comptabilité/gestion ou secrétariat

Outils

Astre GF

Suite Adobe

Description du poste

ET COMMUNICATION A LA

Recrutement par voie statutaire ou contractuelle

Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilitédu (de la) directeur(trice) de la médiathèque

En lien étroit avec la direction, le/la responsable administratif(ve) contribue à la gestion administrative, financière, budgétaire et communicationnelle de la Médiathèque. Il/elle est le/la référent(e) administratif(ve) du service et garantit la fiabilité des procédures, la continuité du service et le bon fonctionnement de l’établissement.

Responsabilités

• Participer à l’élaboration, à la gestion et au contrôle du budget en lien avec la direction : gestion budgétaire publique (engagements, liquidations, mandatements) et relations avec les services financiers.
• Participer à la préparation, à l’exécution et au suivi des marchés publics (livres, presse, mobilier, impressions, prestations diverses), de l’analyse des besoins au suivi des prestataires.
• Assurer le suivi administratif de l’action culturelle : rédaction et gestion des contrats et conventions, organisation des réservations (hébergement, transport), coordination du matériel, suivi comptable et archivage des pièces.
• Contribuer au suivi des ressources humaines : gestion des congés et absences (arrêts maladie), suivi des visites médicales, recensement et transmission des demandes de formation, en lien avec la direction et les services RH.
• Participer, en lien avec la direction, à l’élaboration et au suivi des dossiers de demandes de subventions (constitution des dossiers, collecte des pièces, suivi des échéances et bilans).
• Être référent(e) pour la planification des agents d’entretien, en coordination avec la Direction de l’Éducation.
• Création de l’ensemble de la communication papier de la Médiathèque, dont la plaquette bimestrielle de l’action.
• culturelle : conception graphique, coordination avec le service Culture, suivi des impressions et diffusion.
• Conception des supports de communication papier pour les évènements comme Histoire de Lire (coordination avec le service Communication et le service Culture).
• Création de la communication numérique régulière : rédaction et envoi de newsletters, animation des réseaux sociaux, rédaction de contenus.
• Être force de proposition pour des évolutions, optimisations et innovations en matière de communication, afin de renforcer la visibilité de la Médiathèque et de ses actions.
• Assurer la saisie, la mise à jour et le suivi de l’action culturelle sur Apidae.
• Transmettre l’agenda culturel aux médias locaux, en complément et en coordination avec la Direction de la.
• Assurer le suivi et la gestion du courrier pour l’ensemble de la Médiathèque (réception, diffusion).
• Être interface avec l’ensemble des services municipaux, facilitant la circulation de l’information et la.
• Assurer une veille quotidienne de la boîte mail générale, en binôme avec la direction.
• Gérer les commandes de fournitures administratives et matérielles.
• Vie du service.
• Participer à la cohésion de l’équipe en veillant au respect d’une bonne communication et en favorisant le travail.

Savoir

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique ( M14…)
• Connaissance des réseaux sociaux et de leur fonctionnement
• Maîtrise de l'expression écrite et orale

Savoir faire

• Utilisation du logiciel Astre GF ou de tout autre logiciel de gestion budgétaire publique
• Maîtrise de la procédure des marchés publics
• Maîtrise des outils informatiques

Savoir être

• Autonomie, rigueur, organisation, discrétion
• Intérêt pour la culture

DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS

• Diplôme en comptabilité / gestion ou secrétariat ( Bac pro / BTS)
• Expérience sur un poste similaire fortement appréciée

Travail en équipe : oui Seul : oui Isolé : non

Matériel, moyens nécessaires : Ordinateur / suite adobe

Tenue de service et/ou équipements de protection individuelle (EPI) : non

Horaires réguliers : poste à temps non complet (90%)31h30 hebdomadaires du mardi au vendredi

Horaires spécifiques (décalés, discontinus, en alternance…)

Travail de jour : oui Travail de nuit : non

Travail de week end : non Astreintes : non

Permis obligatoires : OuiPréciser : permis B

NBI : non Préciser : Nombre de points :

Voiture de fonction : non

Logement de fonction : non

Autre :Date de clôture des candidatures : 20/09/2026

Poste à pourvoir au plus tôt

Services municipaux

Relations externes

• Partenaires d’actions culturelles (structures éducatives, associations, intervenants extérieurs…)
• Entreprises, commerçants