Assistant administratif et processus délibératif (H/F)

Métropole de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

La Métropole de Lyon recherche un assistant administratif pour soutenir le processus délibératif et les directions DCE, DD, DPEB et DR. Vous assurez la préparation des dossiers, le contrôle des rapports et la gestion des agendas, des visas et des signatures, tout en assurant un appui transversal sur le courrier, les convocations et les comptes rendus.

Vous serez également l’interlocuteur RH pour les temps de travail, les congés et les formations, et vous piloterez le recensement annuel des

Responsabilités

• Préparer les dossiers pour les réunions du Comité d'engagement, du Conseil de Métropole et de la Commission permanente.
• Contrôler la forme des rapports et assurer les circuits de visas et signatures.
• Gérer le calendrier, diffuser les convocations et la boîte mail "correspondant assemblées".
• Appui administratif transversal (parapheurs, courriers, convocations, ordres du jour, comptes rendus, agendas, classement, accueil, standard).
• Suivre les conventions des directions DCE, DD, DPEB et DR.
• Piloter le recensement annuel des adhésions associatives et les certificats de signature électronique et délégations de signature.

Description du poste

Vous contribuez à la mise en œuvre administrative du processus délibératif en binôme avec la seconde assistante pour un portefeuille de directions : sécurisation des ordres du jour, préparation des dossiers pour le Comité d'engagement, le Conseil de Métropole et la Commission permanente, contrôle de forme des rapports, suivi des circuits de visas et signatures, diffusion du calendrier et gestion de la boîte mail « correspondant assemblées ».

Vous assurez un appui administratif transversal (parapheurs, courriers, convocations, ordres du jour, comptes rendus, agendas, classement, accueil, standard, moyens généraux) en soutien des unités juridique, finances et marchés, ainsi que le suivi des conventions des directions DCE, DD, DPEB et DR.

En tant qu\'antenne de gestion RH, vous êtes le premier relais d\'information auprès des agents sur le temps de travail (congés, absences), contrôlez leurs documents avant transmission au gestionnaire RH, suivez les heures supplémentaires, astreintes, entretiens professionnels et accidents du travail, et gérez leur inscription aux formations, notamment en prévention et sécurité.

Vous pilotez également le recensement annuel des adhésions aux associations et gérez les certificats de signature électronique et les délégations de signature.