Assistant Accueil et Administratif (H/F)

Nous Recrutons; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Nous Recrutons recherche un(e) chargé(e) d’accueil et de gestion administrative au Campus de Paris (CDI, Paris 15e). Vous accueillez les visiteurs, orientez, gérez les appels et assurez le suivi administratif et logistique du campus.

Vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et doté(e) d’un bon relationnel. Un niveau d’anglais courant (B2/C1) est nécessaire pour échanger avec les interlocuteurs anglophones; vous travaillez en équipe et assurez le lien avec les services et prestataires.

Qualifications

• Expérience significative dans l’accueil et la gestion administrative.
• Organisé et polyvalent, avec un excellent relationnel.
• Anglais courant (B2/C1) pour échanges avec interlocuteurs anglophones.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs.
• Gérer les appels téléphoniques et renseigner les interlocuteurs.
• Effectuer des tâches administratives et de secrétariat.
• Suivre les absences des étudiants et apprentis, en lien avec entreprises et professeurs.
• Gérer l’occupation des logements et le suivi des arrivées/départs.
• Participer à la gestion logistique des espaces et à l’organisation des salles.
• Collaborer avec les prestataires et sociétés extérieures intervenant sur le campus.

Connaissances

Accueil et orientation

Gestion administrative

Organisation et polyvalence

Relationnel client

Outils

Globeo

N2F

Description du poste

Rattaché(e) au Responsable Expérience & Vie Etudiante du Campus de Paris, votre rôle est d’assurer l’accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques et le suivi de différentes activités administratives et logistiques du campus.

• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux, en coordination avec le personnel de sécurité,
• Accueillir, informer et orienter les visiteurs,
• Gérer les appels téléphoniques et renseigner les interlocuteurs,
• Annoncer les visiteurs à leur arrivée et prévenir les collaborateurs concernés,
• Effectuer des tâches administratives et de secrétariat, notamment la gestion des bons de commande et la réservation des déplacements via les plateformes Globeo et N2F,
• Assurer le suivi des absences des étudiants et notamment les apprentis, en lien avec les entreprises et les professeurs,
• Gérer l'occupation des logements mis à disposition, notamment le suivi des arrivées et des départs,
• Participer à la gestion logistique et à l’organisation des différents espaces (cafeteria, affectation des salles, espaces détente)
• Être en relation avec les différents prestataires et sociétés extérieures intervenant sur le campus.

Vous avez une expérience significative dans l’accueil et la gestion administrative. Organisé(e), polyvalent(e) et doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et du service et êtes à l’aise dans les échanges avec différents interlocuteurs.

Réactif(ve) et autonome, vous savez gérer plusieurs sollicitations et prioriser vos missions. Vous appréciez le travail en équipe et faites preuve de discrétion dans le traitement des informations qui vous sont confiées.

Vous êtes à l’aise avec l’utilisation de différents outils informatiques.

Un niveau d’anglais courant (B2/C1) vous permet d’échanger facilement avec des interlocuteurs anglophones.

CDI, statut Technicien. Le poste basé à Paris 15ième est à pourvoir dès que possible.

Conformément aux valeurs portées par TBS Education, nous sommes engagés notamment sur l’égalité professionnelle, l’emploi des travailleurs en situation de handicap. Dans le cadre de nos recrutements, toutes les candidatures sont examinées avec attention.