Alternance Assistant (e) de direction H/F

OpenClassrooms; Toulouse; Sur place; EUR 12 276 - 15 624; Plein temps

Résumé du poste

OpenClassrooms propose une alternance pour un poste d’assistant(e) de direction à Toulouse. Sous la responsabilité du directeur régional adjoint, vous assurez l’assistance administrative et le secrétariat du pôle, en lien étroit avec les responsables RH.

Vous participez à l’organisation quotidienne, à la gestion des agendas, au suivi documentaire et à la préparation des réunions, dans le respect des règles de confidentialité et des procédures internes.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de premier niveau.
• Gérer, filtrer et orienter les demandes entrantes.
• Organiser et suivre les agendas, réunions, déplacements et rendez‑vous.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions : ordre du jour, documents de travail, supports.
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents du pôle.
• Participer au suivi des échéances administratives et signaler les points de vigilance.
• Contribuer à la circulation de l’information entre les différents services.

Description du poste

Alternance Assistant(e) de direction H/F

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Le poste

Bienvenue ! Cette opportunité fait partie d’un programme d’alternance proposé par OpenClassrooms. Elle s’adresse exclusivement aux candidats souhaitant suivre une formation en alternance avec OpenClassrooms. Seules les candidatures correspondant à ce critère pourront être étudiées.

Qu’est‑ce qu’un programme d’alternance ? C’est un parcours qui vous permet d’apprendre via une formation dédiée tout en travaillant au sein d’un employeur et en percevant une rémunération. Une façon intelligente et rapide de lancer votre carrière. Des milliers de personnes l’ont déjà fait avec nous … à vous de jouer !

Comment postuler à ce poste ?

• Étape 1 : Inscrivez‑vous gratuitement à la formation adaptée à ce poste.
• Étape 2 : Une fois votre éligibilité confirmée, postulez directement depuis votre espace étudiant.

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Le profil :

Sous la responsabilité du directeur régional adjoint, responsable du pôle C, l’apprenti(e) est placé auprès de la direction du pôle C et travaille en lien étroit avec les responsables de gestion RH. Il contribue au bon fonctionnement administratif du pôle, à la fluidité des échanges internes et à l’appui aux actes de gestion courante des ressources humaines. Il intervient dans un environnement administratif exigeant, au contact d’interlocuteurs variés : encadrement, agents du pôle, services supports de la DREETS, partenaires institutionnels et, ponctuellement, usagers ou services extérieurs. L’apprenti participe à l’organisation quotidienne de l’activité du pôle CCRF en assurant des missions d’assistance administrative, de secrétariat, de suivi documentaire et d’appui à la gestion RH. Il contribue notamment à la préparation, au suivi et à la fiabilisation d’informations utiles au pilotage du service, dans le respect des règles de confidentialité propres à l’administration et aux ressources humaines.

Activités principales

• Assistance de direction :
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique de premier niveau.
  • Gérer, filtrer et orienter les demandes entrantes.
  • Organiser et suivre les agendas, réunions, déplacements ou rendez‑vous.
  • Préparer les dossiers nécessaires aux réunions : ordre du jour, documents de travail, supports, comptes rendus simples.
  • Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents du pôle.
  • Participer au suivi des échéances administratives et signaler les points de vigilance.
  • Contribuer à la circulation de l’information entre les différents services.
• Assistance et appui à la gestion des ressources humaines :
  • Mettre à jour les tableaux de suivi RH : effectifs, absences, formations, mobilités, arrivées et départs.
  • Préparer administrativement les dossiers liés aux agents.
  • Suivre les demandes de formation, convocations, attestations ou documents associés.
  • Assurer l’appui au suivi des campagnes RH : télétravail, temps de travail, congés, etc.
  • Constituer et vérifier les dossiers administratifs.
  • Préparer les documents liés à l’accueil de nouveaux agents.
  • Diffuser les informations RH internes, sous validation de la responsable.
  • Classer et archiver les documents RH, dans le respect de la confidentialité.
• Contribution au fonctionnement collectif du pôle :
  • Participer à l’amélioration des outils de suivi administratif.
  • Proposer des modèles de documents ou des procédures simples.
  • Contribuer à la mise à jour d’espaces partagés ou bases documentaires.
  • Aider l’organisation logistique d’événements internes, réunions de service ou temps collectifs.
  • Participer à des actions ponctuelles de modernisation ou de simplification administrative.